Il modulo “Restituzione somme versate per prestazione non completata” è un modello formale che consente a un cliente o committente di richiedere il rimborso di somme anticipate o versate in acconto quando la prestazione contrattuale non è stata completata o è stata interrotta. Serve a documentare in modo chiaro e completo i dati del rapporto contrattuale, la somma versata, i motivi dell’inadempimento e la richiesta di restituzione, prevedendo tempi e modalità per l’operazione di rimborso nonché la trasmissione di prove documentali a supporto della domanda.
Come compilare il modulo Restituzione somme versate per prestazione non completata
La compilazione del modulo per la restituzione delle somme versate per una prestazione non completata richiede attenzione alla precisione dei dati e alla completezza delle prove a supporto della richiesta. Occorre iniziare identificando con esattezza le parti del rapporto contrattuale: indicare il nome o la ragione sociale del destinatario della richiesta, la sua sede legale o operativa, il codice fiscale o la partita IVA se presenti e ogni riferimento utile come l’indirizzo, il comune e la provincia. Analogamente, il mittente deve essere indicato in modo completo, con nome e cognome o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo completo, numero di telefono e un indirizzo email valido per eventuali comunicazioni. È importante che questi dati coincidano con quelli riportati nel contratto originario o nelle fatture, per evitare contestazioni sulla legittimazione della richiesta.
Nel corpo della comunicazione è fondamentale specificare in quale data è stato stipulato il contratto o l’accordo che ha dato origine al versamento delle somme. Questa data funge da riferimento temporale per eventuali termini di prescrizione o per l’accertamento delle obbligazioni contrattuali. Descrivere con sufficiente dettaglio l’oggetto della prestazione che era stata pattuita aiuta a chiarire il perimetro dell’obbligazione e a individuare se la mancata esecuzione riguarda l’intero servizio o una sua parte. Quando si è versata una somma a titolo di anticipo, caparra o pagamento anticipato, bisogna indicare l’importo esatto espresso in euro e la modalità di pagamento utilizzata, allegando la prova del versamento come ricevuta, estratto conto, copia del bonifico o altro documento idoneo. La precisione della somma e della data del pagamento agevola la verifica contabile e riduce i margini di equivoco con il destinatario.
È opportuno indicare chiaramente in che modo la prestazione non è stata completata: specificare se è stata interrotta, sospesa o mai iniziata e indicare la data dell’inadempimento o della sospensione. Se esistono motivazioni scritte fornite dall’altra parte, o comunicazioni che giustificano o giustificavano il comportamento, è utile riportarle all’interno della richiesta e allegarne copia. Descrivere le ragioni dell’inadempimento, purché fatte in forma obiettiva e documentata, facilita la valutazione della fondatezza della domanda e dimostra la buona fede del richiedente. Se in precedenza sono stati inviati solleciti o richieste di chiarimento, è importante elencare le date in cui sono stati inviati e allegare copie, perché manifestano il tentativo di composizione bonaria della controversia e costituiscono prova di diligenza nella tutela dei propri diritti.
La parte centrale della lettera deve contenere la richiesta formale di restituzione della somma versata, espressa sia in cifre sia in lettere per evitare fraintendimenti sull’importo. Si deve indicare un termine preciso entro il quale si chiede che il rimborso sia effettuato, espresso in giorni dalla ricezione della comunicazione. È opportuno fissare un termine ragionevole che consenta all’altra parte di verificare la pratica, tenendo conto delle consuete tempistiche bancarie e amministrative. Vanno altresì indicate le coordinate bancarie complete per l’accredito, con intestatario, IBAN e banca, oltre a una causale chiara che consenta di collegare il rimborso alla pratica in oggetto. Fornire tutte le informazioni bancarie riduce il rischio di ritardi e di ulteriori richieste di chiarimento da parte del beneficiario.
Al modulo devono essere allegati i documenti che comprovano il rapporto contrattuale e il pagamento effettuato. La documentazione tipica comprende il contratto o l’ordine, le fatture eventualmente emesse, le ricevute o le evidenze bancarie del versamento, le comunicazioni intercorrenti e ogni altro elemento utile a dimostrare l’inadempimento. È consigliabile indicare in modo chiaro l’elenco degli allegati e corredare ogni documento con una breve descrizione del suo contenuto e della sua rilevanza rispetto alla richiesta. Quando si invia la richiesta, è preferibile optare per un canale che consenta la prova di ricezione, come la PEC o la raccomandata con ricevuta di ritorno, e trasmettere contestualmente una copia via email se necessario per accelerare la comunicazione. Nella lettera si può richiedere esplicitamente la conferma di ricezione e la comunicazione scritta dell’avvenuto rimborso entro il termine indicato.
La formulazione deve essere chiara e priva di espressioni offensive o minacciose, limitandosi a dichiarare l’intenzione di adire le vie legali in mancanza di un riscontro positivo entro il termine fissato, con l’indicazione generica della possibilità di chiedere risarcimento per danni e interessi oltre alle spese del procedimento. È utile, prima di procedere con azioni giudiziarie, valutare la possibilità di tentare una conciliazione o la richiesta di mediazione quando prevista nei contratti o nei regolamenti applicabili, poiché spesso tali procedure offrono percorsi più rapidi e meno costosi per ottenere il rimborso. Tuttavia, se si dispone di prove documentali solide e la controparte non risponde o rifiuta senza giustificato motivo, può essere opportuno rivolgersi a un legale per valutare l’avvio di un’azione di recupero credito o di accertamento dell’inadempimento.
Infine, è importante ricordare i termini di decadenza e di prescrizione applicabili, che variano a seconda della natura del rapporto e della normativa civile. Conservare copia integrale della richiesta inviata e degli allegati, così come delle ricevute di invio, è fondamentale per costituire prova in caso di successiva controversia. In presenza di dati personali sensibili nei documenti allegati, assicurarsi che il trattamento e la trasmissione siano conformi alla normativa sulla protezione dei dati personali, limitando la divulgazione di informazioni non strettamente necessarie e indicando, se opportuno, il consenso alla loro trattazione per le finalità connesse alla procedura di rimborso.
Esempio Restituzione somme versate per prestazione non completata
Premesso che
– In data _____________ tra le parti è stato stipulato il seguente accordo/contratto: _____________;
– A titolo di anticipo/caparra/pagamento anticipato in data _____________ ho versato la somma di € _____________ con modalità di pagamento: _____________ (ad es. bonifico, assegno, contanti);
– La prestazione oggetto del contratto consiste in: _____________;
– La prestazione sopra indicata non è stata completata / è stata interrotta in data _____________ per le seguenti ragioni: _____________;
– Eventuali richieste/solleciti già inviati in data/e: _____________ (allegare copie): _____________.
Tutto ciò premesso, ai sensi degli obblighi contrattuali e in ragione dell’inadempimento/non completa esecuzione della prestazione, con la presente
CHIEDO
la restituzione della somma versata pari a € _____________ (euro _____________), da effettuarsi entro e non oltre _____________ giorni dalla ricezione della presente, mediante bonifico sul seguente conto corrente:
Intestatario conto: _____________
IBAN: _____________
Banca: _____________
Causale: Restituzione somme per prestazione non completata – contratto/ordine n. _____________
Allego alla presente copia dei seguenti documenti:
– Contratto/ordine n. _____________;
– Prova del versamento (ricevuta, bonifico, assegno) in data _____________;
– Comunicazioni e solleciti intercorsi: _____________;
– Altro: _____________.
Si richiede conferma di ricezione della presente e comunicazione scritta dell’avvenuto rimborso entro il termine sopra indicato. In mancanza di un riscontro positivo entro il termine indicato, mi riservo sin d’ora di tutelare i miei diritti nelle sedi opportune, con eventuale richiesta di risarcimento per danni e interessi oltre alle spese del procedimento.
Distinti saluti.
Luogo: _____________
Data: _____________
Firma: _____________________________
Firma per accettazione e presa in carico (a cura del destinatario)
Nome e Cognome / Ragione sociale: _____________
Data ricezione: _____________
Firma: _____________________________
Fac simile Restituzione somme versate per prestazione non completata Word
Il fac simile in formato Word è predisposto per essere facilmente compilabile e modificabile dal richiedente. Il documento contiene tutti i campi necessari per inserire i dati delle parti, le informazioni contrattuali, l’importo versato, la descrizione della prestazione non completata, la richiesta formale di restituzione e lo spazio per l’elenco degli allegati. Scaricando il file in formato Word è possibile adattare la dicitura alle specifiche esigenze del caso, aggiungere riferimenti contrattuali, inserire la grafia digitale o la firma elettronica e conservare una copia per i propri archivi.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.