Il modulo “Restituzione Pc aziendale” è un documento formale utilizzato per attestare la riconsegna di dispositivi informatici di proprietà dell’azienda da parte del dipendente. Serve a documentare lo stato del dispositivo, gli accessori restituiti, le eventuali anomalie o danni riscontrati e le dichiarazioni del dipendente relative a dati e software, costituendo prova scritta della presa in carico e delle condizioni del bene al momento della riconsegna.
Come compilare il modulo Restituzione Pc aziendale
La compilazione del modulo di restituzione del PC aziendale richiede attenzione sia sotto il profilo formale sia sotto quello sostanziale, poiché il documento assume valore probatorio nelle relazioni tra datore di lavoro e dipendente e può avere riflessi economici e disciplinari. Innanzitutto il campo dedicato alla data e al luogo della consegna deve essere compilato con precisione, indicando il giorno effettivo della riconsegna e la sede in cui è avvenuta la presa in carico; queste indicazioni temporali e territoriali sono essenziali per determinare eventuali termini di verifica e per individuare la competenza del soggetto che effettua i controlli.
Per quanto riguarda i dati del dipendente è opportuno inserire chiaramente nome, cognome, codice fiscale, posizione o mansione, matricola o identificativo interno, reparto, e recapiti aziendali come email e numero di telefono: questi elementi identificano inequivocabilmente la persona che effettua la consegna e consentono all’azienda di incrociare la registrazione con i propri archivi di inventario e gestione del personale.
La sezione dedicata ai dati dell’azienda deve riportare la ragione sociale e la sede legale così come il riferimento del responsabile o del referente che prende in carico il dispositivo; è importante che la persona fisicamente presente per l’accettazione sia indicata come referente, perché la sua firma comprova la presa in carico e può essere contattata in caso di necessità. Nella parte che descrive il dispositivo è necessario indicare con cura il tipo (laptop, desktop, tablet), la marca, il modello, il numero di serie e gli eventuali tag di inventario o asset tag. L’accuratezza di queste informazioni è fondamentale per evitare confusioni tra dispositivi simili e per permettere l’eventuale riscontro tecnico o la correlazione con strumenti di inventario aziendale.
Per gli accessori restituiti è richiesta l’indicazione della quantità e dello stato di oggetti come alimentatore, batteria rimovibile, custodia, mouse, tastiera e cavi. In questa sezione è consigliabile essere espliciti nella descrizione dello stato funzionale e visivo: esporre se l’alimentatore presenta usura, se la batteria mostra segni di rigonfiamento, se la custodia è strappata o sporca. Le dichiarazioni sullo stato del dispositivo, comprendenti una valutazione generale, i difetti riscontrati e eventuali note aggiuntive, devono essere redatte con precisione e onestà; segnare difetti visibili al momento della restituzione evita contestazioni successive e costituisce una base per la valutazione di responsabilità per danni. È opportuno, laddove possibile, allegare copia di prove fotografiche che attestino le condizioni al momento della consegna, poiché ciò rafforza la documentazione probatoria in caso di controversie.
Le dichiarazioni del dipendente contenute nel modulo hanno portata sia contrattuale sia, in alcuni casi, penale e amministrativa. Dichiarare di non trattenere copie fisiche o digitali di documenti aziendali riservati significa assumersi l’obbligo di tutela della riservatezza; la compilazione deve quindi essere preceduta da un controllo accurato dei file memorizzati sul dispositivo, con le relative operazioni di backup personale ove consentito dalle policy aziendali e dalla normativa sulla protezione dei dati. Il dipendente deve altresì indicare di aver provveduto alla cancellazione o alla migrazione dei propri dati personali, rispettando le procedure aziendali previste, e di aver comunicato al referente eventuali residui sensibili che necessitino di intervento. Per quanto concerne i software, la dichiarazione relativa all’assenza di programmi non autorizzati o di violazioni di licenza implica che il dipendente ha verificato la presenza di applicazioni installate: in caso di dubbi è preferibile informare immediatamente il referente tecnico per evitare addebiti o conseguenze disciplinari.
La parte riservata alla verifica e alle riserve dell’azienda ricorda che la presa in carico formale non esclude successivi accertamenti tecnici. L’azienda può infatti eseguire controlli per verificare la conformità del dispositivo, recuperare dati, controllare lo stato delle licenze software e rilevare danni non dichiarati. Pertanto il dipendente dovrebbe predisporre il dispositivo in modo tale da facilitare l’ispezione, ad esempio fornendo le password necessarie per l’accesso temporaneo qualora le procedure interne lo richiedano, sempre nel rispetto delle policy sulla sicurezza e sulla tutela dei dati. Nella compilazione della voce relativa ad eventuali addebiti per danni o mancata riconsegna è opportuno dettagliare la stima dell’importo e la motivazione: l’indicazione di un importo stimato rappresenta una valutazione iniziale che può essere oggetto di rettifica alla luce delle verifiche tecniche.
Per la modalità di gestione dei dati e del dispositivo dopo la restituzione l’azienda deve specificare l’azione prevista, che può comprendere ripristino, cancellazione dei dati, riparazione, rottamazione o riassegnazione. È utile indicare il referente tecnico incaricato e la data prevista per la verifica tecnica in modo che il dipendente sappia quando aspettarsi esiti e comunicazioni ufficiali. Infine le firme rappresentano il momento culminante della presa in carico: la firma del dipendente attesta la consegna e le dichiarazioni rese, mentre le firme del referente aziendale e del responsabile IT formalizzano la ricezione. Conservare una copia firmata del documento, sia per il dipendente che per l’azienda, è prassi consigliabile per eventuali contestazioni successive. In casi particolari si dovrà tener conto anche degli aspetti relativi al trattamento dei dati personali: il contenuto del modulo dovrà essere gestito conformemente al GDPR e alle policy aziendali in materia di conservazione dei registri, con accessi limitati ai soli soggetti autorizzati.
In sintesi, compilare il modulo con precisione, completezza e trasparenza protegge entrambe le parti e favorisce una gestione corretta e documentata del patrimonio informatico aziendale. Una compilazione accurata riduce il rischio di contestazioni, facilita le verifiche tecniche e permette un più agevole esercizio dei diritti e degli obblighi previsti dal contratto di lavoro e dalle normative vigenti.
Esempio Restituzione Pc aziendale
RESTITUZIONE PC AZIENDALE
Data: _____________
Luogo: _____________
Dati del dipendente:
Nome e cognome: _____________
Codice fiscale: _____________
Mansione/Posizione: _____________
Matricola/ID dipendente: _____________
Reparto/Ufficio: _____________
Email aziendale: _____________
Telefono: _____________
Dati dell’azienda:
Ragione sociale: _____________
Sede legale: _____________
Ref. responsabile/Referente: _____________
Dettagli del dispositivo restituito:
Tipo di dispositivo (es. laptop/desktop/tablet): _____________
Marca: _____________
Modello: _____________
Numero di serie (S/N): _____________
Tag inventario/Asset tag: _____________
Numero di inventario: _____________
Accessori restituiti (indicare quantità e stato):
Alimentatore/caricatore: _____________
Batteria (se rimovibile): _____________
Custodia/borse: _____________
Mouse/tastiera esterni: _____________
Cavi aggiuntivi: _____________
Altro: _____________
Condizioni del dispositivo al momento della restituzione (descrivere danni, graffi, malfunzionamenti, ecc.):
Stato generale: _____________
Difetti riscontrati: _____________
Note aggiuntive sullo stato: _____________
Dichiarazioni del dipendente:
Dichiaro di aver restituito il dispositivo aziendale sopra descritto e i relativi accessori in mio possesso e di non trattenere copie fisiche o digitali di documenti aziendali riservati. _____________
Dichiaro di aver provveduto, nel rispetto delle procedure aziendali, al salvataggio dei miei dati personali su device personali e/o alla cancellazione degli stessi dal dispositivo aziendale, ove consentito, e di aver informato il referente aziendale di eventuali dati sensibili residui. _____________
Dichiaro altresì che sul dispositivo non sono installati software non autorizzati o in violazione di licenze aziendali e che consegno lo strumento nello stato di uso descritto sopra. _____________
Verifica e riserve della società:
La società dichiara di aver ricevuto il dispositivo e gli accessori elencati e si riserva di effettuare verifiche tecniche successive per accertare la conformità, la presenza/assenza di danni non dichiarati e lo stato dei software/licenze. _____________
Eventuali addebiti per danni o mancata riconsegna (descrivere):
Importo stimato addebito: _____________
Motivazione: _____________
Modalità di gestione dei dati e del dispositivo dopo restituzione (da compilare a cura dell’azienda):
Azione prevista (es. ripristino, cancellazione dati, riparazione, rottamazione, riassignazione): _____________
Referente tecnico incaricato: _____________
Data prevista per verifica tecnica: _____________
Ricevuta e firme:
Con la sottoscrizione del presente documento, le parti confermano la presa in carico e la consegna come sopra indicato.
Firma del dipendente: ____________________________ Data: _____________
Firma per l’azienda (referente): ____________________________ Data: _____________
Firma del responsabile IT (se diversa): ____________________________ Data: _____________
Note finali: _____________
Fac simile Restituzione Pc aziendale Word
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Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.