In questa guida è disponibile un fac simile mail formale per spostare appuntamento da utilizzare come esempio.
Cos’è mail formale per spostare appuntamento e a cosa serve
Una mail formale per spostare un appuntamento è un messaggio di posta elettronica scritto con un tono professionale e rispettoso, utilizzato per comunicare la necessità di cambiare la data o l’ora di un incontro precedentemente programmato. Questo tipo di mail serve a mantenere la cortesia e il rispetto nei confronti del destinatario, spiegando chiaramente i motivi del cambiamento e proponendo nuove opzioni per l’appuntamento. L’obiettivo principale è garantire che tutte le parti coinvolte siano informate e d’accordo con la nuova pianificazione, mantenendo una buona relazione professionale.
Come scrivere mail formale per spostare appuntamento
Scrivere una mail formale per spostare un appuntamento richiede tatto e chiarezza. Inizia con un saluto rispettoso, utilizzando formule come “Gentile” seguito dal nome del destinatario, se conosciuto. Nella prima parte del messaggio, esprimi il motivo per cui stai scrivendo, specificando che si tratta della richiesta di spostare un appuntamento già fissato.
Prosegui spiegando brevemente la ragione per cui richiedi il cambio di data o orario, mantenendo sempre un tono professionale e cortese. È importante non dilungarsi troppo nei dettagli, ma fornire comunque una giustificazione valida. Successivamente, proponi delle alternative per la nuova data o orario dell’appuntamento. Offrire più opzioni dimostra flessibilità e disponibilità a trovare una soluzione che possa andare bene per entrambe le parti.
Assicurati di esprimere il tuo dispiacere per l’inconveniente che la richiesta di spostamento potrebbe causare, sottolineando l’importanza dell’incontro e il tuo desiderio di mantenerlo. Termina la mail con una formula di chiusura formale, come “Cordiali saluti”, seguita dal tuo nome e, se necessario, dalla tua posizione o titolo all’interno dell’azienda o dell’organizzazione.
Infine, rileggi attentamente la tua mail per correggere eventuali errori grammaticali o di battitura, e assicurati che il tono sia adeguato alla formalità del contesto.
Esempio mail formale per spostare appuntamento
Modello 1 – Tono molto formale e conciso
Oggetto: Richiesta di Posticipo Appuntamento del [data e ora originari]
Gentile [Titolo e Cognome del Destinatario],
con la presente mi vedo costretto a richiedere un posticipo dell’appuntamento programmato per il giorno [data], alle ore [ora], a causa di sopraggiunti impegni lavorativi non differibili.
Le sarei grato se potessimo concordare una nuova data, preferibilmente entro la settimana corrente, in base alle Sue disponibilità.
RingraziandoLa anticipatamente per la comprensione, resto a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
[Ruolo / Incarico] – [Nome Azienda, se pertinente]
[Recapiti di contatto]
Modello 2 – Tono formale con motivazione dettagliata
Oggetto: Posticipo dell’Appuntamento del [data] – Richiesta di Nuova Data
Gentile [Titolo e Cognome del Destinatario],
spero di trovarLa bene. Mi trovo nella necessità di rinviare l’appuntamento fissato per il giorno [data] alle ore [ora], a causa di un imprevisto personale che non mi consente di essere presente nella data stabilita.
La prego di volermi indicare una data alternativa, possibilmente tra il [specificare range di date] o, in alternativa, un momento a Sua scelta. Rimango, inoltre, a disposizione per organizzare l’incontro in via telematica qualora fosse più comodo.
Scusandomi per il disagio arrecato, La ringrazio anticipatamente per la comprensione e resto in attesa di un Suo gentile riscontro.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo / Incarico]
[Contatti: telefono, e-mail, ecc.]
Modello 3 – Tono formale e disponibile a soluzioni alternative
Oggetto: Richiesta di Riprogrammazione Incontro di [data e ora]
Gentile [Titolo e Cognome del Destinatario],
La contatto in merito all’incontro previsto per il giorno [data] alle ore [ora], per chiederLe cortesemente di posticiparlo a una data successiva, in quanto sopraggiunti impegni di lavoro mi impediscono di garantire la mia presenza.
Qualora fosse di Suo interesse, resto disponibile anche per un incontro virtuale attraverso [specificare piattaforma], in modo da ridurre al minimo eventuali disagi. In alternativa, potremmo concordare una nuova data di persona, in base alle reciproche disponibilità.
In attesa di un gentile riscontro, porgo cordiali saluti.
[Nome e Cognome]
[Ruolo / Incarico]
[Nome Azienda, se pertinente]
[Recapiti di contatto]
Modello 4 – Tono formale con riferimento a successivo incontro
Oggetto: Spostamento dell’Appuntamento del [data] e Proposte di Nuova Data
Gentile [Titolo e Cognome del Destinatario],
con riferimento all’incontro concordato per il giorno [data] alle ore [ora], desidero informarLa che, per motivi organizzativi, mi è impossibile partecipare nella data stabilita.
Proporrei, come possibili alternative, i giorni [elencare date e orari disponibili]. Qualora queste soluzioni non fossero di Suo gradimento, La prego di indicarmi altre date compatibili con i Suoi impegni, in modo da poterci incontrare al più presto.
Mi scuso per l’inconveniente e resto in attesa della Sua cortese conferma.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
[Ruolo / Incarico] – [Nome Azienda]
Fac simile mail formale per spostare appuntamento
Di seguito è possibile trovare un fac simile mail formale per spostare appuntamento Word.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.