Il modulo “Restituzione documenti dipendenti” è uno strumento formale con cui il dipendente dichiara di aver riconsegnato alla società i documenti e i beni aziendali in suo possesso al termine del rapporto di lavoro o in occasione di una richiesta dell’azienda. Serve a tutelare entrambe le parti: il datore di lavoro ottiene una prova documentale della riconsegna e delle condizioni dei beni e dei documenti, mentre il dipendente ha riscontro scritto dell’avvenuta restituzione e delle eventuali condizioni concordate in caso di danni o mancanze.
Come compilare il modulo Restituzione documenti dipendenti
La compilazione del modulo richiede rigore e attenzione alle informazioni anagrafiche e alla descrizione dettagliata dei beni e dei documenti. In primo luogo verificare che i dati identificativi della società riportati in testa al modulo siano completi e corrispondano alla documentazione ufficiale della società: ragione sociale, sede legale e partita IVA o codice fiscale. Questi elementi devono essere compilati con esattezza perché costituiscono la base identificativa del soggetto che riceve la restituzione.
Successivamente compilare i dati del dipendente in modo completo: nome e cognome devono corrispondere al documento d’identità, il codice fiscale va riportato integralmente e, se applicabile, la matricola aziendale deve essere la stessa registrata nei sistemi interni. Indicare con precisione la posizione o la mansione e il reparto o ufficio di appartenenza per evitare ambiguità sul ruolo e sulle responsabilità relative ai beni in uso. L’indirizzo del dipendente e la data di cessazione del rapporto sono dati utili per eventuali comunicazioni successive; la data di cessazione deve essere quella effettiva del rapporto e, se la restituzione avviene in momento diverso, va specificata la data effettiva della consegna nel corpo dichiarativo.
Nel testo in cui il dipendente dichiara di aver provveduto alla restituzione è importante indicare il luogo e la data della consegna, così da creare un riferimento temporale e geografico preciso della presa in carico da parte dell’azienda. Per ogni voce dell’elenco documenti e beni restituiti è opportuno indicare esplicitamente se l’originale è stato restituito o meno, e fornire note sullo stato in cui il bene viene riconsegnato: per esempio per documenti cartacei indicare se sono integri, completi o mancanti di alcuni fogli; per dispositivi elettronici specificare se sono funzionanti, se presentano danni estetici o malfunzionamenti, e riportare eventuali identificativi come numero di serie, asset tag o codice del dispositivo.
Quando si compila il campo relativo a documenti fiscali, cedolini o carte spese, è consigliabile annotare anche l’anno o il periodo di riferimento per facilitare la identificazione. Per la consegna di documenti di identità o tessere sanitarie, verificare che la restituzione sia conforme alle norme sulla conservazione dei documenti personali: se l’azienda era tenuta a trattenere una copia ai sensi di legge, riportare tale circostanza nelle note.
Nel campo relativo a computer portatile, tablet o smartphone aziendale è buona prassi dettagliare lo stato di carica, la presenza di accessori (alimentatore, custodia), e confermare se è stata effettuata la cancellazione dei dati personali o il ripristino alle impostazioni di fabbrica, tenendo presente gli obblighi di protezione dei dati personali ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e delle politiche aziendali sul trattamento dei dati. Se la restituzione riguarda supporti dati quali chiavette USB o hard disk esterni, indicare se il materiale contiene informazioni riservate o personali e se è stata disposta la loro cancellazione sicura.
Nel caso di chiavi, badge o telecomandi, annotare il numero e la tipologia e verificare la corretta disattivazione del badge per la sicurezza degli accessi. Le note sullo stato devono essere dettagliate e obiettive: descrivere i graffi, le ammaccature, i malfunzionamenti o le parti mancanti permette di evitare contestazioni successive; se il bene presenta danni significativi, è opportuno che il responsabile aziendale presenti immediatamente una valutazione e che il dipendente ne prenda atto per iscritto.
La dichiarazione del dipendente deve contenere anche la presa d’atto sulla mancata detenzione di copie cartacee o digitali non autorizzate: se il lavoratore dichiara di non trattenere copie, è consigliabile specificare quali procedure sono state adottate per la cancellazione o la restituzione di materiale duplicato. Per la firma è fondamentale che il dipendente apponga una firma leggibile nello spazio dedicato e che, accanto, venga indicata la data di sottoscrizione.
L’azienda, per sua parte, deve compilare la sezione di presa in carico indicando nome e qualifica del responsabile che effettua la ricezione, apporre la firma e la data; questa firma rappresenta la conferma formale dell’avvenuta ricezione e lo stato in cui i beni sono stati rilevati dal rappresentante aziendale. Nel caso in cui emergano beni mancanti o danneggiati, compilare la sezione dedicata all’accordo su modalità di recupero o risarcimento indicando chiaramente la descrizione del bene, la modalità di recupero o il valore di risarcimento concordato e il termine per l’adempimento; inserire una clausola che preveda la possibilità di una verifica successiva o un sopralluogo tecnico per la determinazione precisa del danno può evitare controversie.
È buona pratica che entrambe le parti sottoscrivano la presa visione dell’accordo sui beni mancanti o danneggiati e che ciascuna parte conservi una copia del modulo firmato. Dal punto di vista probatorio, raccomandare l’acquisizione di ulteriori elementi come fotografie dei beni al momento della riconsegna o la compilazione congiunta di un verbale di consegna rafforza la validità della prova.
Infine, tenere presente che la mancata restituzione o il danneggiamento ingiustificato può comportare azioni amministrative o legali e che ogni trattenuta economica eventuale per il risarcimento deve essere gestita secondo le disposizioni contrattuali e normative vigenti, dando al dipendente adeguata informazione e possibilità di concordare modalità e tempi di adempimento.
Esempio Restituzione documenti dipendenti
SEDE LEGALE: _____________
P.IVA / C.F.: _____________
ATTESTATO DI RESTITUZIONE DOCUMENTI E BENI AZIENDALI
Luogo: _____________ Data: _____________
Dati del dipendente
Nome e cognome: _____________
Codice fiscale: _____________
Matricola (se applicabile): _____________
Posizione / Mansione: _____________
Reparto / Ufficio: _____________
Indirizzo: _____________
Data di cessazione rapporto: _____________
Il/la sottoscritto/a, in qualità di dipendente della società sopra indicata, dichiara di avere provveduto alla restituzione dei seguenti documenti e beni aziendali, consegnandoli in data _____________ presso _____________.
Elenco documenti e beni restituiti
1) Contratto di lavoro (originale): Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
2) Lettera di assunzione / incarico: Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
3) Buste paga / cedolini (originali): Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
4) Certificati di formazione / attestati: Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
5) Documenti fiscali / modulo F24 / certificazioni: Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
6) Copia documento d’identità consegnata all’azienda: Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
7) Tessera sanitaria / codice fiscale (se trattenuti): Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
8) Tessera di riconoscimento / badge di accesso: Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
9) Chiavi aziendali / telecomandi: Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
10) Documentazione tecnica / pratiche / fascicoli clienti: Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
11) Computer portatile / tablet / smartphone aziendale: Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
12) Supporti dati (chiavette USB, hard disk esterni, CD/DVD): Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
13) Carta di credito / carte spese aziendali: Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
14) Documenti riservati / cartacei: Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
15) Altri documenti / beni (specificare): _____________ Restituito: _____________ Note sullo stato: _____________
Dichiarazione del dipendente
Dichiaro di aver riconsegnato quanto sopra elencato e, salvo quanto specificato nelle note, di non trattenere copie cartacee o digitali di documenti aziendali non autorizzate. Sono a conoscenza delle conseguenze derivanti dalla mancata restituzione o dal danneggiamento dei documenti e dei beni aziendali, ivi compresa l’applicazione di eventuali azioni amministrative o legali per il loro recupero o per il risarcimento dei danni.
Firma del dipendente: ___________________________
Ricevuta e presa in carico da parte dell’azienda
La società prende atto della restituzione dei documenti e beni sopra elencati e dichiara di averli ricevuti nelle condizioni indicate nelle note.
Nome e qualifica del responsabile aziendale: _____________
Firma per ricevuta: ___________________________
Data: _____________
Eventuali osservazioni aggiuntive azienda: _______________________________________________________________________
Accordo su eventuali beni mancanti o danneggiati
Descrizione beni/documenti mancanti o danneggiati: _______________________________________________________________________
Modalità di recupero / risarcimento concordata: _______________________________________________________________________
Termine per adempimento: _____________
Firma del dipendente per presa visione dell’accordo: ___________________________
Firma del responsabile aziendale: ___________________________
Data: _____________
Fac simile Restituzione documenti dipendenti Word
Qui di seguito è disponibile il fac simile in formato Word del modello di restituzione documenti e beni aziendali, pronto per essere scaricato e adattato alle specifiche esigenze aziendali. Il documento Word consente di inserire i dati direttamente, personalizzare i campi relativi a ragione sociale e responsabili, e mantenere traccia delle firme digitali o della stampa per la sottoscrizione cartacea.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.