Il modulo “Restituzione auto aziendale” è un documento formale utilizzato per registrare la riconsegna di un veicolo aziendale da parte di un dipendente o conducente. Serve a certificare lo stato del veicolo, i dati amministrativi e i dispositivi/accessori consegnati, nonché ad attribuire eventuali responsabilità per danni o mancanze, fornendo una base documentale per eventuali addebiti o accertamenti successivi.
Come compilare il modulo Restituzione auto aziendale
La compilazione del modulo di restituzione dell’auto aziendale richiede attenzione e precisione, in quanto il documento assume valore probatorio sia per il dipendente che per l’azienda. Innanzitutto è necessario verificare che i dati anagrafici e fiscali dell’azienda e del dipendente siano riportati in modo completo e corrispondente ai documenti ufficiali. La denominazione sociale, la sede legale, la partita IVA o codice fiscale dell’azienda e il nome, cognome e codice fiscale del dipendente devono essere inseriti senza abbreviazioni non concordate, indicando eventualmente il reparto o l’ufficio di appartenenza e i contatti per agevolare eventuali comunicazioni successive.
Per quanto riguarda il veicolo, devono essere annotate marca, modello, targa e numero di telaio (VIN) con la massima accuratezza; l’anno di immatricolazione e il colore aiutano a evitare errori di identificazione. È opportuno che tali dati siano confrontati con i documenti consegnati al dipendente, come libretto di circolazione e certificato di assicurazione, per verificare la corrispondenza formale.
La sezione relativa allo stato del veicolo al momento della restituzione è cruciale e richiede che il chilometraggio sia letto dal contachilometri davanti alle parti che firmano, annotando il valore in chilometri e, se possibile, fotografandolo come prova. Il livello del carburante va descritto in termini chiari, evitando espressioni vaghe; se il veicolo è in riserva, mezzo serbatoio o pieno, va indicato con precisione. Anche la data e i chilometri dell’ultimo tagliando svolgono un ruolo importante per valutare la regolarità della manutenzione e la possibile responsabilità per guasti meccanici successivi alla restituzione. Se l’azienda tiene a specificare una data limite per l’accertamento di vizi occulti, questa deve essere concordata e inserita nel modulo; nella prassi è comune indicare un termine congruo per le verifiche tecniche che l’azienda intende effettuare.
La consegna delle chiavi, dei dispositivi elettronici quali Telepass, navigatori o altri apparati, e dei documenti deve essere documentata con cura. Il numero delle chiavi consegnate va riportato e, se possibile, specificare a quale chiave corrisponde (chiave principale, chiave di scorta). Per ciascun dispositivo elettronico è utile indicare la presenza di eventuali accessori, configurazioni o codici. I documenti consegnati andrebbero elencati in modo dettagliato, includendo il libretto di circolazione, il certificato di assicurazione, il CARNET o altri documenti aziendali. Ogni omissione aumenterebbe il rischio di contestazioni successive e renderebbe meno solida la posizione di chi consegna o chi riceve il veicolo.
La descrizione delle condizioni estetiche e funzionali del veicolo deve essere esaustiva: i graffi, le ammaccature, la condizione dei vetri, lo stato della tappezzeria, il cruscotto, i sedili e le gomme richiedono una descrizione puntuale. È bene evitare termini generici ed indicare la posizione e la natura del danno (ad esempio paraurti posteriore sinistro, graffio lungo 10 cm, crepa sul parabrezza lato passeggero). Le anomalie dell’impianto meccanico o elettrico devono essere segnalate con la massima chiarezza, specificando sintomi osservati come rumori, perdite, spie accese o malfunzionamenti. Qualsiasi segnalazione aggiuntiva deve essere riportata, così da costituire un elenco completo di elementi che l’azienda potrà valutare successivamente.
Per ridurre la possibilità di contestazioni, è fortemente consigliato acquisire prove fotografiche datate e, se possibile, la presenza di un testimone o di un rappresentante aziendale al momento della riconsegna. Le fotografie dovrebbero essere scattate in modo da documentare chiaramente i danni riportati e le parti in buono stato, includendo riprese del contachilometri e del livello del carburante. Se l’azienda si riserva il diritto di effettuare ulteriori verifiche entro un termine specificato, tale riserva deve essere espressa per iscritto nel modulo, indicando il termine entro cui l’azienda potrà segnalare vizi occulti o difformità rispetto allo stato originario. Le comunicazioni di eventuali addebiti devono essere corredate da documentazione giustificativa e preventivi o fatture relativi alle riparazioni, e il dipendente ha il diritto di richiedere copia di tali documenti per esercitare il diritto di contestazione.
È fondamentale che il dipendente non firmi il modulo in bianco e che verifichi di aver ricevuto una copia del documento firmato, poiché la firma costituisce prova della avvenuta consegna e della presa visione delle condizioni riportate. La firma dell’azienda deve essere accompagnata da nome, cognome e qualifica del rappresentante, e se previsto, dal timbro aziendale. La presenza dei testimoni, se inserita nel modulo, rafforza la prova della fase di riconsegna e può essere utile in caso di contenzioso. Il rispetto della normativa vigente in materia di trattenute dalle competenze del dipendente deve essere rispettato dall’azienda, che può procedere a eventuali addebiti solo nei limiti di legge e del contratto collettivo applicabile, fornendo sempre la documentazione che giustifica l’importo trattenuto.
Infine, nella compilazione è opportuno prestare attenzione alla protezione dei dati personali: i dati sensibili inseriti nel modulo devono essere trattati secondo le disposizioni del regolamento privacy e della normativa nazionale, con informazioni chiare su chi è il titolare del trattamento e per quali finalità i dati vengono raccolti. Conservare copie per il periodo necessario per far valere eventuali diritti e per adempiere agli obblighi contrattuali è buona prassi, mentre qualsiasi segnalazione o addebito deve essere comunicata al dipendente in forma tracciabile. Un modulo compilato in modo chiaro, completo e corredato da evidenze fotografiche e documentali rappresenta la migliore tutela per entrambe le parti e limita il rischio di contestazioni successive.
Esempio Restituzione auto aziendale
ATTO DI RESTITUZIONE AUTOVETTURA AZIENDALE
Luogo: _____________
Data: _____________
1. Parti
Azienda: _____________
Sede legale: _____________
P.IVA / Cod. Fiscale: _____________
Rappresentante legale / Referente: _____________
Qualifica: _____________
Dipendente / Conducente: _____________
Codice fiscale: _____________
Reparto / Ufficio: _____________
Telefono / Email: _____________
2. Dati del veicolo
Marca: _____________
Modello: _____________
Targa: _____________
Numero telaio (VIN): _____________
Anno immatricolazione: _____________
Colore: _____________
3. Stato e rilevazioni al momento della restituzione
Chilometraggio (contachilometri): _____________ km
Livello carburante: _____________ (indicare riserva/mezzo/tanica piena)
Data ultimo tagliando effettuato: _____________
Km alla data ultimo tagliando: _____________
Numero chiavi consegnate: _____________
Telepass / dispositivi elettronici consegnati: _____________
Documenti consegnati (libretto circolazione, certificato assicurazione, CARNET, ecc.): _____________
4. Accessori ed equipaggiamenti
Lista accessori consegnati (es. kit pronto soccorso, triangolo, catene, navigatori, ecc.): _____________
5. Condizioni del veicolo e presenza di danni
Il sottoscritto dipendente dichiara di restituire il veicolo nello stato seguente:
Esterno (graffi, ammaccature, rotture vetri, ecc.): _____________
Interni (tappezzeria, cruscotto, sedili, gomme, ecc.): _____________
Impianto meccanico/elettrico (segnalare anomalie): _____________
Eventuali segnalazioni o difetti riscontrati: _____________
Danni visibili al momento della consegna (descrivere posizione e natura): _____________
6. Vizi occulti e responsabilità
Il dipendente dichiara che, alla data di restituzione, è a conoscenza di quanto indicato sopra e consegna il veicolo con i documenti e gli accessori elencati. L’Azienda si riserva il diritto di verificare lo stato del veicolo e di accertare, entro ______ giorni dalla data di restituzione, eventuali danni non immediatamente riscontrabili o difformità rispetto allo stato originario.
Eventuali addebiti per riparazioni o spese saranno comunicati al dipendente con documentazione giustificativa e potranno essere trattenuti dalle competenze spettanti al dipendente nei limiti e secondo le modalità previste dalla normativa vigente e dal contratto di lavoro.
7. Verbale contabile di eventuali addebiti
Descrizione intervento / Riparazione: _____________
Costo stimato/effettivo: _____________
Documentazione allegata: _____________
8. Dichiarazioni finali
Il/La sottoscritto/a dipendente dichiara di aver ricevuto copia del presente atto e di aver effettuato la restituzione del veicolo come sopra descritto.
Il/La sottoscritto/a rappresentante dell’Azienda dichiara di aver ricevuto il veicolo, i documenti e gli accessori come da presente dichiarazione, riservandosi le verifiche di cui al punto 6.
9. Firma delle parti
Luogo: _____________
Data: _____________
Firma del dipendente: _____________________________
Nome e cognome: _____________
Firma per l’Azienda: _____________________________
Nome e cognome: _____________
Qualifica: _____________
Timbro aziendale: _____________
10. Eventuali testimoni / annotazioni aggiuntive
Testimone 1 (nome e firma): _____________
Testimone 2 (nome e firma): _____________
Annotazioni aggiuntive: _____________
Fac simile Restituzione auto aziendale Word
Il fac simile in formato Word consente di scaricare il modello modificabile per adattarlo alle esigenze aziendali e per permettere una compilazione digitale o su carta con tutte le informazioni richieste già predisposte. È consigliabile mantenere il template in formato Word per personalizzazioni relative a termini di verifica, responsabilità e modalità di comunicazione degli addebiti, nonché per inserire le indicazioni del responsabile privacy o le clausole contrattuali aziendali. Di seguito è disponibile il pacchetto da scaricare.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.