In questa guida viene messo a disposizione un fac simile mail per convocare una riunione da utilizzare come esempio.
Cos’è mail per convocare una riunione e a cosa serve
Una mail per convocare una riunione è un messaggio di posta elettronica inviato ai partecipanti potenziali per informarli di un incontro programmato. Questo tipo di comunicazione serve a condividere dettagli essenziali come la data, l’orario, il luogo e l’agenda della riunione, assicurando che tutti gli invitati siano consapevoli delle informazioni necessarie per partecipare in modo efficace. Aiuta a coordinare le disponibilità dei partecipanti e a garantire che l’incontro si svolga in un momento conveniente per tutti.
Come scrivere mail per convocare una riunione
Scrivere un’email per convocare una riunione richiede chiarezza e precisione, mantenendo un tono professionale e cortese. Ecco alcuni suggerimenti su come strutturare il messaggio.
Oggetto dell’email
L’oggetto dell’email deve essere conciso e informativo. Può includere il tipo di riunione e la data, come ad esempio “Convocazione Riunione Progetto XYZ – 15 Ottobre”.
Saluto
Inizia l’email con un saluto appropriato, rivolgendoti ai destinatari in modo formale. Ad esempio, “Gentili Colleghi,”.
Introduzione
Nella prima parte del messaggio, indica chiaramente lo scopo della riunione. Puoi iniziare con una frase che spiega la ragione della convocazione, come “Vi scrivo per convocare una riunione riguardante lo stato di avanzamento del Progetto XYZ.”
Dettagli della riunione
Dopo l’introduzione, fornisci tutti i dettagli necessari per la riunione. Specifica la data, l’ora e il luogo in cui si terrà. Se la riunione è virtuale, includi le informazioni per l’accesso, come il link alla piattaforma utilizzata. Ad esempio, “La riunione si terrà il 15 Ottobre alle ore 10:00 presso la sala conferenze A. Per chi partecipa da remoto, ecco il link per accedere: [inserisci link].”
Agenda
Descrivi brevemente i punti principali che verranno discussi durante la riunione. Questo aiuterà i partecipanti a prepararsi adeguatamente. Potresti dire qualcosa come “Durante la riunione, discuteremo i progressi attuali, le sfide incontrate e le prossime fasi del progetto.”
Richiesta di conferma
Invita i destinatari a confermare la loro presenza per garantire che tutti siano informati e possano partecipare. Puoi scrivere “Vi prego di confermare la vostra presenza entro il 12 Ottobre.”
Chiusura
Concludi l’email con un ringraziamento per l’attenzione e un saluto cordiale. Ad esempio, “Grazie per la vostra collaborazione. Cordiali saluti,” seguito dal tuo nome e dalla tua posizione.
Seguendo questi passaggi, sarai in grado di scrivere un’email chiara e organizzata per convocare una riunione, assicurandoti che tutte le informazioni necessarie siano comunicate in modo efficace.
Esempio mail per convocare una riunione
Modello 1 – Convocazione Formale Aziendale
Oggetto: Convocazione Riunione Aziendale del [Data]
Gentile [Titolo Cognome],
con la presente si convoca una riunione aziendale che si terrà il [data] alle [ora] presso [luogo]. L’incontro ha l’obiettivo di discutere [argomento principale o agenda] e definire le linee guida per il prossimo periodo.
Si prega di confermare la propria partecipazione entro il [data limite] e di comunicare eventuali impegni che possano impedire la presenza.
Ringraziando per la collaborazione,
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo]
[Nome Azienda]
Modello 2 – Riunione di Progetto
Oggetto: Invito alla Riunione di Progetto – [Nome Progetto]
Buongiorno a tutti,
vi invito a partecipare alla riunione relativa al progetto [Nome Progetto] che si terrà il [data] alle [ora] presso [luogo] (oppure, in modalità online, indicare il link alla piattaforma).
-Durante l’incontro discuteremo:
-Stato di avanzamento del progetto
-Eventuali criticità e soluzioni
-Prossime tappe e scadenze
La vostra presenza è fondamentale per allineare le attività e garantire il successo del progetto. In attesa di un vostro riscontro, grazie per l’attenzione.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo]
[Contatti]
Modello 3 – Convocazione per Riunione Urgente
Oggetto: Convocazione Urgente – Riunione del [Data]
Gentili Colleghi,
a seguito di recenti sviluppi riguardanti [breve indicazione della problematica o situazione], è necessario incontrarci urgentemente per definire le azioni da intraprendere.
La riunione si terrà il [data] alle [ora] presso [luogo] (o in videoconferenza, specificare il link). Data la natura urgente dell’incontro, vi prego di dare priorità alla partecipazione.
Per ulteriori informazioni o chiarimenti, non esitate a contattarmi.
Grazie per la collaborazione.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo]
[Nome Azienda]
Modello 4 – Riunione Brainstorming
Oggetto: Invito al Brainstorming – Nuove Idee per [Argomento]
Ciao a tutti,
con l’obiettivo di stimolare nuove idee e soluzioni innovative in merito a [argomento o progetto], vi invito a partecipare a una sessione di brainstorming che si terrà il [data] alle [ora] presso [luogo] (o in modalità online, indicare il link).
Durante l’incontro ci concentreremo su:
-Condivisione di idee e proposte
-Valutazione delle possibili implementazioni
-Pianificazione dei prossimi passi
Sarà un’ottima occasione per confrontarci in modo informale e creativo. Vi prego di confermare la vostra presenza e, se lo desiderate, di preparare eventuali spunti da condividere.
A presto,
Un saluto,
[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo]
[Contatti]
Fac simile mail per convocare una riunione
Di seguito mettiamo a disposizione un fac simile mail per convocare una riunione Word.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.