Il modulo “Restituzione documenti al cliente” è un documento utilizzato dallo studio legale per formalizzare la consegna di documenti al cliente. Serve a certificare quali documenti sono stati restituiti, in quale data e con quali modalità, raccogliendo allo stesso tempo la firma del cliente e la presa visione dell’informativa sulla privacy. Il modulo tutela sia lo studio che il cliente, documentando lo stato e la conformità dei materiali consegnati e limitando responsabilità future relative alla custodia dei documenti dopo la consegna.
Come compilare il modulo Restituzione documenti al cliente
La corretta compilazione del modulo di restituzione documenti al cliente richiede attenzione ai dettagli e una comprensione delle implicazioni legali connesse alla consegna materiale e alla documentazione formale dell’avvenuto rilascio. In primo luogo, è fondamentale identificare con precisione lo studio legale e l’avvocato o il responsabile incaricato che effettua la consegna, compilando gli spazi predisposti per il nome dello studio, l’indirizzo, il nominativo del responsabile e il riferimento della pratica. Questi elementi consentono di ricondurre la consegna a una pratica determinata e garantiscono tracciabilità per eventuali verifiche successive.
La data di compilazione deve corrispondere al giorno effettivo della consegna; è opportuno indicarla in modo chiaro e senza abbreviazioni ambigue. I dati del cliente devono essere riportati in modo completo: il nome e cognome o la ragione sociale, il codice fiscale o la partita IVA e l’indirizzo della residenza o della sede legale. Il recapito telefonico e l’email, se inseriti, agevolano eventuali comunicazioni post-consegna e costituiscono un riferimento utile nel caso di perdita o necessità di chiarimenti sui documenti restituiti.
Quando il modulo richiede di indicare il documento di identità esibito, occorre trascrivere correttamente la tipologia del documento, il numero, l’ente che lo ha rilasciato e la data di rilascio. Questa registrazione è particolarmente rilevante nel caso in cui il rappresentante del cliente non sia l’intestatario della pratica o quando sia necessario verificare l’identità di chi riceve i documenti per conto di terzi. Il responsabile dello studio dovrebbe verificare la corrispondenza tra il soggetto che riceve i documenti e i dati riportati sul documento d’identità, annotando eventuali discrepanze osservate al momento della consegna.
Per l’elenco dei documenti consegnati è necessario specificare in modo dettagliato la natura di ciascun documento, la descrizione che ne permette l’identificazione, il numero di copie consegnate e se si tratta di originali o di copie. È consigliabile evitare descrizioni vaghe e utilizzare riferimenti temporali o numerazioni interne alla pratica per rendere univoca l’identificazione. Nel caso in cui siano consegnate più copie di uno stesso atto, indicare il numero esatto di copie per evitare contestazioni successive.
Se alcuni documenti non vengono restituiti, il modulo prevede uno spazio per indicare quali sono gli elementi mancanti e la motivazione della mancata consegna. In tale sezione è importante motivare con precisione le ragioni della mancata restituzione, ad esempio perché alcuni originali sono trattenuti dall’autorità giudiziaria, perché sono custoditi per esigenze di copia conforme o perché il cliente ha richiesto espressamente la trattenuta di alcuni atti. Una motivazione chiara riduce il rischio di contenziosi e costituisce un documento probatorio in caso di dissidi.
La sezione dedicata alla modalità di consegna deve riportare se la consegna è avvenuta a mano, tramite corriere, tramite posta raccomandata o con altro mezzo, nonché il luogo e l’orario di consegna. Nel caso di invio a mezzo corriere o posta è opportuno indicare il numero di spedizione o il riferimento al servizio utilizzato per agevolare la tracciabilità. L’ora della consegna può risultare rilevante in relazione a termini procedurali o per la dimostrazione della tempestività dell’avvenuto rilascio rispetto a scadenze processuali.
La dichiarazione di consegna e presa visione contiene la formula con cui il cliente attesta di aver ricevuto i documenti e di averne preso visione; questa dichiarazione deve essere firmata dal cliente con firma leggibile e accompagnata dalla trascrizione in stampatello del nome e cognome. La firma del responsabile dello studio nella sezione di rilascio documenti è altrettanto importante e deve essere corredata dall’indicazione del ruolo ricoperto. Per evitare contestazioni, il responsabile che firma dovrebbe verificare l’effettiva corrispondenza tra i documenti consegnati e quanto riportato nell’elenco, apponendo la propria firma solo dopo aver effettuato tale verifica.
Nel caso in cui sia previsto l’incasso di un importo relativo alla consegna o a servizi connessi, il modulo dedica uno spazio per la ricevuta dell’importo, la modalità di pagamento, il numero della ricevuta e la data. È opportuno annotare in modo chiaro l’importo esatto e la causale del pagamento per evitare fraintendimenti contabili.
La parte finale del modulo prevede il rilascio dell’informativa sulla privacy e la presa visione da parte del cliente. Il responsabile deve assicurarsi che il cliente abbia effettivamente ricevuto e compreso le informazioni sul trattamento dei dati personali e raccogliere la firma per presa visione. Conservazione del modulo compilato richiede una politica interna di tracciabilità: una copia rimane agli atti dello studio e, se possibile, una copia è fornita al cliente o tenuta a disposizione in formato elettronico secondo le norme di conservazione e tutela dei dati.
In presenza di rappresentanti o procuratori che ritirano i documenti per conto del cliente è necessario allegare al modulo copia del documento di delega o della procura e registrare i dati di chi effettua il ritiro, in modo da mantenere piena evidenza della catena di custodia documentale. Infine, il modulo dovrebbe essere compilato in modo leggibile e senza cancellature; eventuali correzioni devono essere datate e sottoscritte dal responsabile dello studio e dal cliente per renderle opponibili a terzi. Una compilazione accurata previene contestazioni e assicura che la restituzione dei documenti sia formalmente e legalmente efficace.
Esempio Restituzione documenti al cliente
MODULO DI RESTITUZIONE DOCUMENTI AL CLIENTE
Studio legale: _______________________________________________________________
Indirizzo studio: ____________________________________________________________
Avvocato / Responsabile incaricato: ____________________________________________
Numero pratica / Riferimento interno: ___________________________________________
Data di compilazione: ________________________________________________________
Dati del cliente:
Nome e cognome / Ragione sociale: _____________________________________________
Codice fiscale / Partita IVA: __________________________________________________
Indirizzo / Sede legale: ______________________________________________________
Telefono: ________________________ Email: ___________________________________
Documento di identità esibito:
Tipo di documento: _______________________ Numero: ___________________________
Rilasciato da: ___________________________ Data rilascio: _______________________
Dichiarazione di consegna
Il/La sottoscritto/a, Cliente sopra identificato/a, dichiara di aver ricevuto dallo Studio legale i documenti di seguito elencati in data ______________________ e di aver preso visione del loro contenuto.
Elenco dei documenti consegnati (indicare descrizione e numero di copie; specificare se originali o copie):
- _________________________________________________________________________
Tipologia (originale / copia): _______________ N. copie: __________ - _________________________________________________________________________
Tipologia (originale / copia): _______________ N. copie: __________ - _________________________________________________________________________
Tipologia (originale / copia): _______________ N. copie: __________ - _________________________________________________________________________
Tipologia (originale / copia): _______________ N. copie: __________ - _________________________________________________________________________
Tipologia (originale / copia): _______________ N. copie: __________
Eventuali documenti non restituiti e motivazione:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
Modalità di consegna:
Consegna effettuata tramite: ___________________________________________________
Luogo di consegna: ___________________________________________________________
Orario consegna: _____________________________________________________________
Ricevuta e presa visione
Il/la sottoscritto/a dichiara di ricevere i documenti sopra indicati, di riconoscerne la conformità a quanto richiesto e di sollevare lo Studio legale da ogni responsabilità relativa alla custodia dei documenti consegnati dopo il rilascio.
Per il cliente
Firma: ______________________________________
Nome e cognome (in stampatello): _____________________________________________
Data: ______________________
Per lo Studio legale (rilascio documenti)
Firma del responsabile: _______________________
Nome e cognome (in stampatello): _____________________________________________
Ruolo: ____________________________
Data: ______________________
Note aggiuntive:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
Ricevuta per acquisto / pagamento relativo alla consegna (se applicabile)
Importo ricevuto: € ___________________ Modalità di pagamento: ___________________
Ricevuta n.: ___________________________ Data: _______________________________
Accettazione della restituzione (firma finale)
Il/La sottoscritto/a conferma la ricezione di quanto sopra e dichiara di aver compreso le informazioni fornite.
Firma cliente: ______________________________________ Data: __________________
Informativa sulla privacy
I dati raccolti saranno trattati ai sensi della normativa vigente sulla protezione dei dati personali per le finalità connesse alla gestione della pratica e alla restituzione documenti.
Firma per presa visione informativa: __________________________ Data: _____________
Fac simile Restituzione documenti al cliente Word
Questo fac simile di restituzione documenti al cliente è pensato per essere utilizzato come modello Word modificabile dallo studio legale: può essere adattato alle specifiche procedure interne, integrato con l’intestazione dello studio e salvato nel fascicolo digitale della pratica. Si consiglia di mantenere inalterate le sezioni essenziali che attestano l’identità del cliente, l’elenco dettagliato dei documenti, la dichiarazione di consegna, le firme e la presa visione dell’informativa privacy, in modo da preservare la validità probatoria del documento.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.