Restituzione Documenti Commercialista – Esempio E Fac Simile

Il modulo “Restituzione documenti commercialista” è un atto scritto che formalizza la consegna e la presa in carico di documenti, pratiche e materiali tra uno studio professionale o commercialista e il cliente. Serve a certificare la descrizione dei documenti trasferiti, lo stato in cui vengono restituiti o consegnati, la modalità di consegna, la responsabilità della custodia e le eventuali condizioni relative alla conservazione e al trattamento dei dati personali. La sua funzione principale è offrire certezza giuridica sulle operazioni di trasferimento documentale e consentire a entrambe le parti di richiamare condizioni e obblighi in caso di contestazioni o perdite.

Come compilare il modulo Restituzione documenti commercialista

La compilazione del modulo di restituzione dei documenti tra commercialista e cliente richiede attenzione formale e sostanziale, poiché il documento può assumere valore probatorio e disciplinare obblighi di custodia, responsabilità e trattamento dei dati. In primo luogo occorre verificare l’identità completa delle parti: i dati del commercialista o dello studio professionale devono essere indicati con precisione, comprensivi di denominazione, codice fiscale o partita IVA, sede legale e la persona che rappresenta lo studio nel momento della consegna. Allo stesso modo il cliente deve essere identificato in modo univoco, con riferimento alla ragione sociale o al nome e cognome, codice fiscale o partita IVA e indirizzo di sede o residenza, unitamente all’eventuale rappresentante incaricato. La corretta identificazione riduce il rischio di contestazioni successive sulla titolarità dei documenti o sull’effettiva consegna.

È importante inserire il luogo e la data della consegna in modo leggibile e completo; la data, se possibile, dovrebbe essere concordata e riportare anche l’ora quando la tempestività è rilevante per obblighi di scadenza o termini amministrativi.

Per quanto riguarda l’oggetto della restituzione, la lista dei documenti deve essere esaustiva e descrittiva: non è sufficiente una dicitura generica, occorre elencare singolarmente ogni documento o fascicolo che cambia custodia. Se il materiale comprende fascicoli numerati, contratti, originali, copie o supporti informatici, ciascuno di questi elementi deve essere specificato. Quando non è possibile elencare tutti i documenti in dettaglio, si può fare riferimento ad allegati che contengano l’inventario completo, allegando gli stessi al modulo e richiamandoli esplicitamente nel testo. La precisione dell’elenco è fondamentale anche per valutare lo stato dei documenti al momento della consegna e per determinare eventuali responsabilità in caso di smarrimento o deterioramento successivo.

La descrizione dello stato dei documenti al momento della consegna è un elemento rilevante nel valutare la responsabilità per danni preesistenti o per l’eventuale comparsa di difformità al momento della riconsegna. Sarebbe opportuno annotare viceversa la presenza di annotazioni, timbri, copie mancanti o pagine staccate. Nel caso di documenti originali e copie è essenziale indicare quali originali rimangono presso quale parte e quali copie vengono lasciate presso l’altra, definendo chiaramente il luogo di conservazione degli originali e dei duplicati. Se è stato concordato un termine per la restituzione degli originali, tale termine deve essere indicato con precisione, insieme agli oneri relativi al trasporto o ad eventuali spese di corriere o di notifica.

La specificazione della modalità di consegna è importante sia per definire il momento certo del trasferimento sia per stabilire la prova dell’avvenuta consegna. È possibile indicare consegna a mano con firma del ricevente, invio tramite raccomandata con ricevuta di ritorno, invio tramite posta elettronica certificata (PEC) o tramite corriere con riferimento al numero di spedizione e al protocollo. Quando la consegna avviene mediante strumenti tracciabili, è buona pratica aggiungere il numero di protocollo o di spedizione per consentire la verifica oggettiva dell’evento. Se la consegna avviene a mano, entrambi i firmatari dovrebbero apporre la firma e, se utile, la firma di un testimone per rafforzare la prova dell’avvenuto trasferimento.

Le dichiarazioni di presa in carico e le impegni relativi alla custodia devono essere formulate in modo chiaro. Il ricevente deve dichiarare espressamente di aver preso in carico i documenti elencati e di essere consapevole delle scadenze e degli obblighi legati alla conservazione e all’uso dei documenti. Qualora sia previsto un diverso accordo sulle responsabilità, questo deve essere richiamato per iscritto e sottoscritto da entrambe le parti. È essenziale prevedere anche la disciplina in caso di danni o smarrimenti, stabilendo che le responsabilità saranno gestite secondo le norme di legge e con addebito alla parte risultata responsabile, specificando eventuali limiti di responsabilità o criteri di indennizzo.

Il modulo deve altresì contenere una sezione dedicata al trattamento dei dati personali, con la conferma che il trattamento avverrà nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. È opportuno richiamare l’esistenza di informative e consensi già forniti, indicare eventuali misure di sicurezza adottate per la conservazione e trasmissione dei dati sensibili e rinviare, se necessario, alla informativa privacy dello studio o del cliente. In presenza di dati particolari o di categorie protette, va verificato che siano stati raccolti i consensi specifici e che sia stata effettuata la valutazione dei rischi con le misure di mitigazione previste dal GDPR.

Infine, la parte relativa alle firme deve essere compilata con cura: il rappresentante dello studio e il cliente devono indicare nome, cognome, qualifica e codice fiscale o partita IVA laddove richiesto e apporre la firma in calce al documento. L’inserimento di un testimone è facoltativo ma può essere utile in caso di contestazioni. Per uso interno, la registrazione protocollare con numero di protocollo, data e responsabile della protocollazione offre ulteriore evidenza dell’avvenuta operazione. Conservare una copia del modulo debitamente firmata da entrambe le parti è indispensabile per il futuro esercizio dei diritti e per la difesa in caso di controversie.

Esempio Restituzione documenti commercialista

MODULO DI RESTITUZIONE DOCUMENTI

Luogo: _____________
Data: _____________

Tra:

1) Commercialista / Studio professionale: _____________
Codice fiscale / Partita IVA: _____________
Sede legale: _____________
Rappresentante incaricato: _____________
(di seguito “Il Commercialista”)

e

2) Cliente / Ditta: _____________
Codice fiscale / Partita IVA: _____________
Sede / Residenza: _____________
Rappresentante incaricato: _____________
(di seguito “Il Cliente”)

Premesso che:

• Il/La Cliente e il/La Commercialista hanno in essere rapporti professionali intercorrenti tra le parti e, in relazione agli stessi, sono stati scambiati documenti, pratiche e materiali di vario genere;

Le parti convengono e dichiarano quanto segue:

1) Oggetto della restituzione
Il/La _____________ (indicare chi consegna) dichiara di consegnare al/alla _____________ (indicare chi riceve) i seguenti documenti e materiali, che il/la ricevente dichiara di aver ricevuto in data odierna:

Elenco documenti restituiti:

1. _____________
2. _____________
3. _____________
4. _____________
5. _____________
6. _____________
7. _____________
8. _____________
9. _____________
10. _____________
11. _____________
12. _____________
13. _____________
14. _____________
15. _____________

Eventuali ulteriori documenti/descrizioni: _____________

2) Stato dei documenti
I documenti sono consegnati nello stato seguente: _____________

3) Modalità di consegna
I documenti sono stati consegnati tramite: _____________ (es. consegna a mano, raccomandata, PEC, corriere)
Numero/protocollo spedizione (se applicabile): _____________

4) Ricevuta e presa in carico
Il/La _____________ dichiara di aver preso in carico i documenti sopra elencati e si impegna a conservarli con la diligenza richiesta dalla natura degli stessi. Il/La ricevente dichiara di essere a conoscenza delle eventuali scadenze e/o obblighi connessi alla conservazione e all’utilizzo dei documenti ricevuti: _____________

5) Restituzione originale / copie
È stato concordato che:
– Gli originali resteranno presso: _____________
– Le copie resteranno presso: _____________
– Gli originali saranno restituiti entro: _____________
– Eventuali oneri relativi alla restituzione: _____________

6) Responsabilità
A far data dalla consegna, la responsabilità per la custodia dei documenti è a carico di: _____________ salvo diverso accordo scritto tra le parti. Eventuali danni, smarrimenti o usi impropri saranno gestiti secondo le norme di legge e con addebito delle relative responsabilità alla parte risultante responsabile: _____________

7) Trattamento dei dati personali
Le parti confermano che il trattamento dei dati personali contenuti nei documenti avverrà nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (GDPR). Eventuali informative e consensi sono: _____________

8) Spese e oneri
Eventuali spese sostenute per la restituzione/documentazione sono a carico di: _____________ e quantificate come segue: _____________

9) Allegati
Sono allegati al presente atto i seguenti documenti:

1. _____________
2. _____________
3. _____________
4. _____________

10) Note e osservazioni

____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________

Dichiarazioni finali
Le parti dichiarano di aver letto e compreso il contenuto del presente modulo e di approvarne espressamente tutte le clausole relative alla consegna e alla ricezione dei documenti.

Firme

Per il Commercialista
Nome e cognome: _____________
Qualifica: _____________
CF / P.IVA: _____________
Firma: ____________________________

Per il Cliente
Nome e cognome: _____________
Qualifica / Ruolo: _____________
CF / P.IVA: _____________
Firma: ____________________________

Testimone (facoltativo)
Nome e cognome: _____________
Documento d’identità: _____________
Firma: ____________________________

Ricevuta protocollare (per uso interno)
Numero protocollo: _____________
Data protocollo: _____________
Responsabile protocollazione: _____________
Firma: ____________________________

Fac simile Restituzione documenti commercialista Word

Di seguito è disponibile il fac simile del modulo Restituzione documenti commercialista in formato Word, pronto per essere scaricato e adattato alle specifiche esigenze. Il modello può essere utilizzato come traccia per la redazione del documento definitivo, ricordando di personalizzare tutti i campi relativi alle parti, alle modalità di consegna, agli allegati e alle firme.