Il modulo “Restituzione chiavi” è un documento scritto che attesta la riconsegna delle chiavi dell’immobile dal conduttore o comodatario al locatore o proprietario. Serve a fissare in modo chiaro data, ora, quantità e tipo delle chiavi riconsegnate, lo stato delle serrature e dell’immobile, le letture degli eventuali contatori e la situazione del deposito cauzionale. Questo atto ha valore probatorio e riduce il rischio di contestazioni successive sui fatti attestati, come la sottrazione di chiavi, la necessità di sostituzione delle serrature, o contestazioni economiche relative a trattenute sul deposito cauzionale.
Come compilare il modulo Restituzione chiavi
La compilazione del modulo di restituzione delle chiavi deve seguire criteri di precisione, chiarezza e completezza per assicurare che il documento sia pienamente efficace come prova in caso di controversia. È fondamentale iniziare indicandone la data e il luogo con precisione, utilizzando il formato giorno/mese/anno e riportando il comune o la località in cui avviene la riconsegna. Nella parte anagrafica occorre trascrivere esattamente il nome e il cognome o la ragione sociale del locatore o proprietario, nonché del conduttore o inquilino, inserendo i relativi codici fiscali o partita IVA per evitare ambiguità di identità. L’indirizzo del locatore e l’ultima residenza del conduttore nell’immobile oggetto del contratto devono coincidere con quanto riportato nel contratto di locazione o comodato; se vi sono discrepanze è opportuno annotarle e allegare copia del documento d’identità delle parti. Quando si richiama il contratto di locazione o comodato è bene indicare la data di sottoscrizione, la data e il luogo di registrazione, l’ufficio presso cui è stato registrato e il numero di registrazione, così da creare un riferimento contrattuale univoco collegato alla riconsegna delle chiavi.
La parte relativa alla restituzione delle chiavi va compilata descrivendo, per ciascun tipo di chiave, la sua destinazione funzionale e la quantità. È opportuno specificare se si tratta di chiavi della porta d’ingresso, di cancelli esterni, di ingressi condominiali, di cantine, di box o di cassaforti, e indicare eventuali dispositivi elettronici o telecomandi con numero identificativo. Se esistono duplicati è importante dichiararne l’esistenza e la relativa consegna o meno. La descrizione deve essere esaustiva perché il riferimento generico a “chiavi” potrebbe risultare insufficiente in caso di contesa. Nel campo relativo allo stato delle chiavi e delle serrature si dovranno annotare condizioni tali da rendere evidente se le chiavi risultano integre, usurate o danneggiate, e se le serrature funzionano regolarmente o presentano difetti. Qualora sia necessario sostituire o duplicare cilindri o serrature, è fondamentale indicare la natura del danno e, se possibile, una stima dei costi ovvero la modalità con cui il costo sarà quantificato e addebitato. Le necessità tecniche di sostituzione devono essere documentate con fotografie o preventivi allegati al modulo.
La voce dedicata alla consegna dell’immobile richiede una descrizione delle condizioni generali dell’immobile al momento della riconsegna. È utile dettagliare lo stato di manutenzione, la pulizia, la presenza o meno di mobili o effetti personali lasciati nell’immobile e indicare chiaramente quali beni eventualmente rimangono, specificandone la natura e lo stato. Ogni oggetto di valore o installazione non rimossa dovrebbe essere elencato, con l’indicazione della volontà delle parti in merito alla sua rimozione o mantenimento. Nel caso in cui le parti abbiano effettuato una verifica congiunta delle stanze o un verbale fotografico, è consigliabile allegare tali documenti e richiamarli esplicitamente nel modulo per rafforzarne la valenza probatoria.
La parte economica del documento, relativa al deposito cauzionale e ad eventuali richieste di somme, va compilata con attenzione. Deve essere riportato l’importo originariamente versato a titolo di deposito cauzionale, le somme eventualmente trattenute dal locatore con l’indicazione del motivo e il saldo a favore del conduttore o del locatore. Qualora siano state operate trattenute per danni, spese di ripristino o mancati pagamenti, è necessario indicare la quantificazione e, se possibile, allegare le ricevute o i preventivi che giustificano la detrazione. Se le parti concordano un rimborso a favore del conduttore, è consigliabile riportare le coordinate bancarie per l’accredito e i tempi entro i quali il rimborso sarà effettuato. È opportuno evitare formule vaghe come “importi da concordare” e preferire invece indicazioni precise o, se impossibile, la clausola che prevede l’impegno a quantificare le somme entro un termine definito con modalità conciliativa o, in mancanza, tramite perizia.
Per le utenze e i contatori è necessario annotare le letture o le chiusure dei contatori effettuate alla data della riconsegna. Le letture dell’elettricità, dell’acqua, del gas e di eventuali altri impianti devono essere riportate con il numero di riferimento del contatore e la data di rilevazione. Se possibile, il conduttore e il locatore dovrebbero firmare insieme il bollettino di chiusura o concordare la comunicazione ai fornitori per la voltura o la cessazione delle utenze. La corretta registrazione delle letture evita future contestazioni sulle bollette e chiarisce quale periodo di consumo debba essere attribuito a ciascuna parte.
La liberatoria, che nel modulo tipicamente dichiara che il locatore non avanza ulteriori pretese sulla consegna delle chiavi, ha rilevanza subordinata alla veridicità delle dichiarazioni rese nel documento. La firmando il locatore attesta di aver ricevuto le chiavi indicate e di non avanzare altre pretese, salvo quanto espressamente indicato nei paragrafi che trattano danni o trattenute. Tuttavia, è importante sottolineare che la firma di una liberatoria non esclude automaticamente future rivendicazioni su fatti non conosciuti o dolosamente occultati al momento della riconsegna. Per maggiore tutela è consigliabile corredare il modulo con prove oggettive quali fotografie datate, video e ricevute di spese sostenute per eventuali riparazioni.
Infine, la sottoscrizione del documento da parte di entrambe le parti è essenziale e dovrebbe avvenire con apposizione di nome, cognome e data accanto alla firma. La presenza di testimoni può rafforzare la forza probatoria dell’atto; se presenti, i testimoni devono indicare nome, cognome, firma e data. È buona prassi redigere due copie del documento, una per il locatore e una per il conduttore, e conservare gli allegati che documentano lo stato dell’immobile e le eventuali comunicazioni contrattuali. In caso di disaccordo sulla restituzione delle chiavi, il conduttore può anche inviare il modulo compilato tramite raccomandata A/R o PEC al locatore per documentare la volontà di restituzione e fissare una data certa della comunicazione.
Esempio Restituzione chiavi
ATTO DI RESTITUZIONE CHIAVI
Data: _____________
Luogo: _____________
Tra
1) Nome e cognome/denominazione del Locatore/Proprietario: _____________
Codice fiscale/Partita IVA: _____________
Indirizzo: _____________
Telefono/e-mail: _____________
E
2) Nome e cognome del Conduttore/Inquilino: _____________
Codice fiscale: _____________
Indirizzo (ultima residenza nell’immobile oggetto del contratto): _____________
Telefono/e-mail: _____________
Premesso che
– Con contratto di locazione/contratto di comodato in data _____________ registrato il _____________ presso _____________ al n. _____________, il Locatore ha consegnato al Conduttore l’immobile sito in: Indirizzo: _____________, Piano: _____________, Interno: _____________;
– Con la presente scrittura le parti intendono attestare la riconsegna delle chiavi relative al suddetto immobile.
Si conviene e si dichiara quanto segue:
1) Restituzione chiavi
Il Conduttore dichiara di aver restituito al Locatore in data _____________ i seguenti mezzi di accesso/chiavi:
– Tipo/descrizione: _____________; Quantità: _____________; Note: _____________
– Tipo/descrizione: _____________; Quantità: _____________; Note: _____________
– Tipo/descrizione: _____________; Quantità: _____________; Note: _____________
2) Stato delle chiavi e delle serrature
Le parti dichiarano che, al momento della riconsegna:
– Lo stato delle chiavi è: _____________
– Lo stato delle serrature/impianti di chiusura è: _____________
– Eventuali danni rilevati e/o necessità di sostituzione/duplicazione: _____________
3) Consegna dell’immobile
Il Conduttore dichiara altresì che, contestualmente alla restituzione delle chiavi, l’immobile è stato riconsegnato nelle condizioni concordate/previe verifiche come segue:
– Condizioni generali dell’immobile: _____________
– Eventuali beni/effetti lasciati nell’immobile: _____________
4) Deposito cauzionale e richieste economiche
Le parti dichiarano quanto segue in merito al deposito cauzionale e a eventuali somme dovute:
– Importo deposito cauzionale versato: € _____________
– Somme trattenute/rimborsate al Conduttore: € _____________; Motivo: _____________
– Saldo a favore del Conduttore/Locatore: € _____________
5) Meter/utenze (se applicabile)
Letture/chiusure contatori effettuate in data _____________:
– Elettricità: _____________
– Acqua: _____________
– Gas: _____________
– Altro: _____________
6) Liberatoria
Con la firma del presente atto il Locatore dichiara di aver ricevuto le chiavi sopra indicate e di non avanzare ulteriori pretese in ordine alla consegna delle chiavi medesime, salvo quanto espressamente indicato al paragrafo 2 e 4.
7) Accordo finale
Le parti dichiarano di aver letto, approvato e sottoscritto il presente documento, che costituisce prova della riconsegna delle chiavi e, se del caso, della riconsegna dell’immobile.
Firme
Il Locatore/Proprietario
Nome e cognome: _____________
Firma: _____________
Data: _____________
Il Conduttore/Inquilino
Nome e cognome: _____________
Firma: _____________
Data: _____________
Eventuali testimoni
Testimone 1 – Nome e cognome: _____________ Firma: _____________ Data: _____________
Testimone 2 – Nome e cognome: _____________ Firma: _____________ Data: _____________
Allegati (se presenti)
– Copia del contratto di locazione/comodato: _____________
– Verbale di riconsegna fotografico: _____________
– Ricevute/quietanze: _____________
Fac simile Restituzione chiavi Word
Qui puoi trovare un fac simile in formato Word pronto per essere scaricato e personalizzato con i dati specifici del tuo rapporto contrattuale. Il documento Word include tutti i campi del modello, predisposti per la stampa e la sottoscrizione, e può essere modificato per inserire allegati fotografici, dettagli tecnici delle serrature e ulteriori clausole concordate tra le parti.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.