Il modulo “Restituzione deposito cauzionale” è un documento formale con cui il locatore dichiara di aver rimborsato al conduttore, in tutto o in parte, il deposito cauzionale versato all’inizio del rapporto di locazione. Serve a dare prova della riconsegna della somma, delle eventuali detrazioni operate per danni o spese e costituisce quietanza liberatoria per il locatore e ricevuta per il conduttore.
Come compilare il modulo Restituzione deposito cauzionale
La compilazione corretta del modulo di restituzione del deposito cauzionale richiede attenzione sia sotto il profilo formale sia sotto quello sostanziale, perché un atto redatto in modo chiaro e completo tutela entrambe le parti e previene contestazioni future. In primo luogo è essenziale identificare con precisione le parti coinvolte: il locatore e il conduttore devono essere indicati con nome e cognome completi, indirizzo di residenza o domicilio e codice fiscale. Questi dati sono fondamentali per stabilire la titolarità e per eventuali comunicazioni successive; qualsiasi omissione o inesattezza può rendere il documento inefficace o suscettibile di contestazione. A seguire occorre richiamare con precisione il contratto di locazione cui si riferisce la restituzione, segnando la data di stipula, l’indirizzo completo dell’immobile e, se disponibile, i riferimenti catastali. La richiamata del contratto consente di collegare il deposito cauzionale al rapporto locatizio specifico e di chiarire eventuali termini contrattuali rilevanti.
La sezione che descrive lo stato dell’immobile e la data della verifica è di particolare importanza pratica. È opportuno che le parti indichino la data in cui è stata effettuata la verifica dello stato dei luoghi e che si alleghi il verbale di riconsegna, firmato dalle parti e, se necessario, da testimoni. Nel redigere la descrizione dello stato dell’immobile è consigliabile usare un linguaggio preciso e documentare eventuali danni con dettaglio, evitando formule generiche o valutazioni soggettive non supportate da riscontri. Se sono presenti fotografie o preventivi per riparazioni, va esplicitato che tali documenti sono allegati e possono costituire prova delle deduzioni operate.
La parte dedicata alle deduzioni dal deposito cauzionale deve contenere l’elenco puntuale delle voci di spesa o dei danni che il locatore ritiene imputabili al conduttore, con l’indicazione dell’importo relativo a ciascuna voce e del totale delle deduzioni. È importante che ogni deduzione sia ragionevole, documentata e proporzionata al danno effettivamente rilevato; per danni che richiedono interventi professionali è opportuno conservare e allegare preventivi, fatture o ricevute che giustifichino la somma detratta. La mancata motivazione o la deduzione di importi non documentati può esporre il locatore a contestazioni e, in caso di contenzioso, alla restituzione integrale del deposito oltre a eventuali spese legali. Quando le parti concordano su danni e importi, la loro determinazione deve essere riportata testualmente nel modulo in modo che risulti chiaro che si tratta di un accordo definitivo e liberatorio.
Nel redigere il calcolo finale della somma da restituire occorre tenere conto non soltanto delle deduzioni, ma anche di eventuali interessi maturati sul deposito cauzionale, ove previsti dalla legge o dal contratto. Bisogna indicare chiaramente l’importo degli interessi, la metodologia di calcolo adottata e il periodo considerato. Se il rapporto contrattuale o la prassi prevedono particolari maggiorazioni o riduzioni, è necessario descriverle e quantificarle. Il risultato di questi calcoli deve essere espresso in cifre e in lettere, laddove possibile, per evitare ambiguità numeriche. La modalità di pagamento deve essere specificata con precisione, indicando se la somma sarà corrisposta mediante bonifico bancario, assegno, contanti o altro mezzo, e fornendo, nel caso di bonifico o accredito, le coordinate bancarie complete e corrette. È buona pratica indicare anche la data prevista di restituzione, così da fissare un termine certo entro il quale il conduttore riceverà la somma spettante.
La clausola di quietanza è il cuore liberatorio del modello: con essa il conduttore attesta di aver ricevuto la somma indicata a titolo di saldo e definitivo rimborso del deposito cauzionale, rinunciando a ulteriori pretese. Perché la quietanza sia efficace è necessario che la somma indicata corrisponda effettivamente alla cifra pagata e che non permangano elementi di incertezza sulle deduzioni operate. Se il conduttore firma la quietanza contestualmente alla ricezione della somma, la prova della liberazione è immediata. Se la restituzione avviene in un momento successivo alla sottoscrizione, è opportuno che la firma del conduttore sia apposta solo al momento dell’effettivo incasso, oppure che si preveda una dichiarazione che la firma apposta è subordinata al ricevimento della somma indicata.
Per questioni probatorie può essere utile la presenza di testimoni alla firma del documento; se presenti, i testimoni devono essere identificati con nome, cognome e firma. L’eventuale allegazione di documenti quali il verbale di riconsegna, fotografie dello stato dei luoghi, preventivi e fatture deve essere esplicitata nel modulo, elencando gli allegati in modo che ne risulti il collegamento formale al testo. Infine è opportuno che le parti dichiarino espressamente che il documento rispecchia la loro libera volontà e che non esistono ulteriori pendenze economiche relative al rapporto di locazione. Se le parti desiderano rafforzare la valenza probatoria del documento, possono prevedere la sottoscrizione in presenza di un notaio o la registrazione dell’atto, ove ritenuto opportuno e compatibile con la normativa fiscale. In ogni caso, una compilazione chiara, datata e firmata da tutte le parti coinvolte rappresenta il modo più efficace per evitare futuri contenziosi e per garantire che la restituzione del deposito sia correttamente documentata e opponibile.
Esempio Restituzione deposito cauzionale
Tra
Il/La Sig./Sig.ra _______________ (di seguito “Locatore”)
con domicilio/residenza in _______________
codice fiscale _______________
e
Il/La Sig./Sig.ra _______________ (di seguito “Conduttore”)
con domicilio/residenza in _______________
codice fiscale _______________
Premesso che
– con contratto di locazione in data _______________ tra le parti è stato locato l’immobile sito in _______________ (via/piazza, civico, CAP, comune) identificato catastalmente nel foglio _______________, particella _______________, sub _______________;
– in esecuzione del predetto contratto il Conduttore ha versato al Locatore, in data _______________, un deposito cauzionale pari a € _______________ (euro _______________);
Si conviene e si stipula quanto segue.
1) Verifica dello stato dell’immobile
Le parti dichiarano di aver proceduto alla verifica dello stato dell’immobile in data _______________, redigendo il verbale di riconsegna allegato al presente atto e sottoscritto dalle parti/parte e da eventuali testimoni. Lo stato dell’immobile è stato giudicato: _______________.
2) Deterioramenti, spese e deduzioni
Il Locatore dichiara di aver riscontrato le seguenti spese/deterioramenti imputabili al Conduttore, per i quali detrae dal deposito cauzionale l’importo specificato:
– Descrizione danno/spesa: _______________ – Importo € _______________
– Descrizione danno/spesa: _______________ – Importo € _______________
– Descrizione danno/spesa: _______________ – Importo € _______________
Totale deduzioni: € _______________
3) Interessi e altre variazioni
Interessi maturati sul deposito cauzionale (se dovuti e calcolati): € _______________
Altre maggiorazioni/riduzioni: € _______________
4) Somma da restituire
A fronte di quanto sopra, il Locatore restituisce al Conduttore la somma di € _______________ (euro _______________), a titolo di saldo e definitivo rimborso del deposito cauzionale.
5) Modalità di restituzione
La somma di cui al punto 4 sarà corrisposta mediante: _______________ (es. bonifico bancario, assegno, contanti)
Coordinate per il pagamento (IBAN/altro): _______________
Data prevista per la restituzione: _______________
6) Quietanza
Con la sottoscrizione del presente atto, il Conduttore dichiara di aver ricevuto dal Locatore, a titolo di restituzione del deposito cauzionale relativo al contratto sopra richiamato, la somma indicata al punto 4, con piena e completa liberazione e senza ulteriori pretese di alcun genere, rese ed escusse.
7) Spese e dichiarazioni finali
Le spese relative al presente atto sono a carico: _______________
Le parti dichiarano che quanto disposto nel presente atto corrisponde alla loro libera volontà e che non vi sono ulteriori pendenze economiche derivanti dal rapporto di locazione oggetto del contratto summenzionato.
Luogo: _______________ Data: _______________
Per accettazione e ricevuta:
Il Locatore
Firma: ________________________________
Nome e cognome: _______________
Il Conduttore
Firma: ________________________________
Nome e cognome: _______________
Testimone 1 (se necessario)
Nome e cognome: _______________
Firma: _______________________________
Testimone 2 (se necessario)
Nome e cognome: _______________
Firma: _______________________________
Allegati:
– Verbale di riconsegna e stato dei luoghi: _______________
– Eventuali preventivi/fatture per riparazioni: _______________
Fac simile Restituzione deposito cauzionale Word
Il fac simile in formato Word permette di scaricare e modificare facilmente il modello di restituzione del deposito cauzionale, personalizzandolo con i dati delle parti, le somme e gli allegati necessari. Il file Word è utile per chi desidera integrare il modulo con fotografie, preventivi o clausole aggiuntive e per conservare una copia digitale facilmente stampabile e sottoscrivibile.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
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