Il modulo “Restituzione acconto” è un documento scritto che attesta l’avvenuta restituzione di una somma versata in acconto, anticipo o garanzia in relazione a un contratto. Serve a formalizzare l’operazione, a fornire una quietanza liberatoria per il ricevente e a definire eventuali effetti residui sul contratto originario, nonché la ripartizione di spese e oneri collegati all’operazione. Questo documento è utile per tutelare entrambe le parti, evitando contestazioni future circa crediti residui o pendenze riconducibili all’acconto restituito.
Come compilare il modulo Restituzione acconto
La compilazione del modulo di restituzione dell’acconto richiede attenzione alla precisione dei dati e alla chiarezza delle dichiarazioni rese. È fondamentale indicare correttamente l’identità delle parti coinvolte: per le persone fisiche bisogna riportare il nome e cognome completi, il luogo e la data di nascita, l’indirizzo di residenza e il codice fiscale; per le persone giuridiche occorre riportare la ragione sociale, la sede legale completa, la partita IVA o codice fiscale e il nome del rappresentante legale con la relativa qualifica. La corretta identificazione evita contestazioni sulla legittimazione a ricevere o a restituire l’acconto. Nella sezione delle premesse è opportuno richiamare il contratto originario che ha dato luogo al versamento, indicando la data di stipula e l’oggetto del contratto in modo sintetico ma inequivocabile, così che il documento possa essere collegato senza ambiguità all’accordo da cui deriva l’anticipo. La data e l’importo dell’acconto versato devono essere riportate con esattezza, specificando sia la cifra in numeri sia eventualmente per esteso e la valuta. È buona prassi indicare anche la modalità di pagamento originaria (bonifico, assegno, contanti, ecc.) e ogni riferimento utile come il numero dell’assegno o il codice dell’operazione bancaria, così da rendere immediatamente verificabile la transazione.
Nel dispositivo relativo alla restituzione è necessario precisare la data in cui il beneficiario riconsegna la somma e la modalità con cui avviene la restituzione. Se la restituzione avviene mediante bonifico, va indicato l’IBAN e l’intestazione dell’account; se tramite assegno, il numero e l’emittente; se in contanti è consigliabile effettuare la consegna dietro emissione di regolare ricevuta firmata con l’indicazione del documento d’identità del ricevente. La presenza di una scelta multipla nella modulistica dovrebbe essere compilata barrare la voce pertinente e specificare i dati richiesti. La quietanza liberatoria è la clausola centrale: con essa il beneficiario dichiara di non avere più nulla a pretendere relativamente all’acconto restituito e al contratto indicato. La formulazione deve essere chiara, senza riserve, salvo che le parti vogliano espressamente mantenere delle eccezioni; in tal caso tali eccezioni devono essere descritte con precisione per evitare interpretazioni successive divergenti.
Occorre inoltre valutare e indicare l’effetto della restituzione sull’originario contratto. Il modulo può prevedere la risoluzione consensuale dell’accordo, la modifica di specifiche condizioni contrattuali o altre soluzioni pattuite. Se la restituzione comporta la risoluzione del contratto, la data di efficacia della risoluzione deve essere specificata e le eventuali conseguenze patrimoniali o obbligatorie residuali devono essere chiarite. Quando la restituzione si accompagna a una modifica contrattuale, è opportuno fare riferimento a un verbale o a un accordo separato che riporti le nuove condizioni, allegandone copia al documento di restituzione. La chiarezza in questa parte evita future controversie su obblighi ancora in capo alle parti.
Per quanto riguarda spese, oneri e interessi, il modulo dovrebbe stabilire chi sopporterà eventuali commissioni bancarie, tasse o spese correlate alla restituzione. Se sono dovuti interessi, la modalità di calcolo, il periodo di riferimento e il tasso applicato devono essere indicati con precisione. Nel caso in cui le somme siano state versate in valuta estera o siano soggette a variazioni di cambio, è opportuno specificare il criterio di conversione adottato. È consigliabile indicare anche come saranno gestite eventuali ritenute fiscali o obblighi di comunicazione alle autorità competenti, tenendo conto degli obblighi previsti dalla normativa fiscale vigente e dell’eventuale necessità di rilasciare documentazione ai fini della deducibilità o dell’assolvimento di imposte.
La tutela della privacy è un altro elemento da non trascurare. Il modulo dovrebbe contenere una brevissima dichiarazione di consenso al trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR, limitando il trattamento alle finalità correlate alla restituzione e all’archiviazione del documento. È opportuno informare le parti sulle modalità di conservazione del documento e sul tempo di conservazione previsto, nonché sui diritti di accesso, rettifica e cancellazione dei propri dati. Anche la firma delle parti e l’eventuale indicazione della qualifica di chi firma per conto di una società devono essere accompagnate dalla data e dal luogo di sottoscrizione; per aumentare la certezza probatoria, si consiglia la firma in presenza di testimoni oppure, ove richiesto o opportuno, la sottoscrizione mediante firma digitale o autenticata tramite notaio, tenendo conto dei costi e delle procedure richieste.
Infine, per un’efficace gestione del documento, è consigliabile allegare copia del contratto originario, la prova del versamento dell’acconto e ogni altra documentazione comprovante quanto dichiarato. La consegna del documento può avvenire mediante posta raccomandata con avviso di ricevimento o tramite posta elettronica certificata (PEC) in Italia, così da conservare una prova certa dell’avvenuta comunicazione. Conservare copie firmate da entrambe le parti è essenziale per eventuali futuri controlli o contenziosi. Se sorgono dubbi sulla formulazione delle clausole o sulle conseguenze fiscali o civilistiche della restituzione, è opportuno consultare un professionista legale o fiscale prima di sottoscrivere, in modo da tutelare adeguatamente i propri interessi e assicurare la piena efficacia liberatoria del documento sottoscritto.
Esempio Restituzione acconto
Tra:
Il/La Sig./Sig.ra _____________, nato/a a _____________ il _____________, residente in _____________, via _____________ n. _____________, codice fiscale _____________ (di seguito “Restituente”),
e
Il/La Sig./Sig.ra/La Società _____________, con sede legale in _____________, via _____________ n. _____________, partita IVA / codice fiscale _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Beneficiario”),
premesso che
– in data _____________ le parti hanno stipulato un accordo/contratto (di seguito “Contratto”) avente per oggetto _____________;
– a titolo di acconto/anticipo/garanzia il Restituente ha versato al Beneficiario la somma di Euro _____________ (EUR _____________) in data _____________ con modalità di pagamento _____________;
si conviene e si stipula quanto segue:
1) Restituzione
Il Beneficiario dichiara di aver ricevuto dal Restituente in data _____________ la somma complessiva di Euro _____________ (EUR _____________) quale restituzione dell’acconto/anticipo sopra indicato, mediante: (barrare la voce e compilare)
– bonifico bancario su IBAN _____________ intestato a _____________;
– assegno n. _____________ emesso da _____________;
– contanti;
– altra modalità: _____________.
2) Quietanza e rinuncia
Con la presente il Beneficiario rilascia al Restituente regolare quietanza liberatoria per la somma di cui al precedente articolo 1, dichiarando di non avere nulla a pretendere, per qualsiasi titolo e causa, a seguito della restituzione dell’acconto ricevuto, relativo al Contratto indicato nelle premesse.
3) Effetti sul Contratto
La restituzione dell’acconto comporta: (barrare e specificare)
– la risoluzione consensuale del Contratto, con effetto dal _____________;
– la modifica delle condizioni contrattuali così come concordato dalle parti e riportato nel verbale/accordo separato in data _____________;
– altro: _____________.
4) Spese e oneri
Ogni onere, tassa o spesa bancaria relativa alla restituzione dell’importo sarà a carico di: _____________. Eventuali interessi dovuti saranno calcolati come segue: _____________.
5) Declaratoria di integrità
Le parti dichiarano che la presente scrittura privata contiene l’integrale accordo tra le stesse in ordine alla restituzione dell’acconto e che non esistono ulteriori pendenze, reclamazioni o contestazioni relative alla prestazione oggetto del Contratto, salvo quanto espressamente indicato nel presente atto.
6) Privacy e trattamento dei dati
Le parti autorizzano, ai sensi del GDPR e della normativa vigente, il trattamento dei dati personali esclusivamente per le finalità connesse alla presente restituzione.
7) Foro competente
Per ogni controversia inerente l’interpretazione, esecuzione o validità del presente atto sarà competente in via esclusiva il Foro di _____________.
Luogo e data: _____________, li _____________
Letto, confermato e sottoscritto.
Per il Restituente:
Firma: _____________________________
Nome e cognome: _____________
Per il Beneficiario:
Firma: _____________________________
Nome e cognome / Ragione sociale: _____________
Qualifica / Carica: _____________
Allegati:
– Copia del Contratto del _____________
– Prova del versamento dell’acconto (ricevuta/bonifico/assegno) n. _____________
– Altro: _____________
Fac simile Restituzione acconto Word
Il fac simile in formato Word consente di scaricare una versione modificabile del modello, pronta per essere compilata digitalmente, adattata alle specifiche esigenze delle parti e conservata negli archivi aziendali o personali. Il documento Word facilita l’inserimento dei dati, la stampa su carta intestata e l’apposizione di firme sia cartacee che digitali, oltre a permettere l’aggiunta di allegati e note a margine prima della sottoscrizione.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.