Il modulo “Restituzione documenti avvocato” è un modello formale che certifica la riconsegna al cliente dei documenti custoditi dallo studio legale a seguito di un incarico professionale. Serve a tracciare con precisione quali atti e carte sono stati riconsegnati, le modalità di consegna, eventuali documenti trattenuti dallo studio, e le firme che attestano l’avvenuta presa in consegna, tutelando sia il professionista sia il cliente sul piano probatorio e deontologico.
Come compilare il modulo Restituzione documenti avvocato
La compilazione del modulo richiede attenzione e metodo perché il documento assume rilevanza probatoria e deve rispecchiare fedelmente lo stato dei fatti al momento della consegna. In primo luogo occorre indicare con chiarezza il luogo e la data della restituzione: la data funge da momento in cui la responsabilità della custodia passa ufficialmente dallo studio al cliente, pertanto va inserita con precisione e, se possibile, corrispondere al giorno effettivo in cui si firma il documento. Successivamente vanno riportati in modo completo i dati identificativi dell’avvocato che consegna i documenti, comprensivi dell’Ordine di appartenenza e del numero di iscrizione, del codice fiscale o partita IVA, del recapito dello studio e degli eventuali contatti telematici quali e‑mail e PEC. La precisione di questi dati è utile per collegare documentalmente l’atto al professionista e per eventuali comunicazioni successive relative alla pratica.
Dopo l’indicazione dell’avvocato occorre inserire i dati del cliente o conferente: nome e cognome, codice fiscale o partita IVA se si tratta di una persona giuridica, indirizzo di residenza o domicilio e contatti telefonici o telematici. Questi elementi rendono univoco il referente che prende in consegna i documenti e permettono di evitare contestazioni basate su identificazioni ambigue. Di seguito si riporta il riferimento alla pratica o al procedimento cui i documenti si riferiscono: indicare il numero della pratica, il tribunale o l’autorità coinvolta e l’oggetto della pratica aiuta a collegare i documenti elencati alla vicenda specifica ed è utile ai fini di archiviazione sia per lo studio sia per il cliente.
La parte più delicata è la descrizione dettagliata dei documenti restituiti. Qui è necessario elencare ogni documento con sufficiente dettaglio per identificarlo univocamente: ad esempio indicare la natura del documento, la data dell’atto, eventuali riferimenti numerici interni o note che lo caratterizzano, e se si tratta di originali o copie. Evitare descrizioni generiche come “documenti vari” e, quando possibile, numerare ogni voce in modo corrispondente a una lista interna che lo studio può conservare per riferimento. Se sono allegati ulteriori documenti occorre specificarne la natura e la quantità, e se si tratta di supporti informatici è opportuno indicarne il formato e l’eventuale password di accesso se prevista la consegna contestuale.
Qualora lo studio trattenga parte della documentazione, la motivazione della ritenzione va descritta approfonditamente. Le ragioni possono essere molteplici: necessità di conservare copia per obblighi deontologici o fiscali, presenza di originali che devono essere trattenuti per ulteriori adempimenti procedurali, o il fatto che alcuni documenti non siano riconsegnabili per disposizione di legge. In ogni caso è importante spiegare il fondamento giuridico o operativo della ritenzione, specificando quali documenti restano nello studio, per quale motivo e per quanto tempo si prevede la trattenuta, se è possibile fornire copie o estratti, e quali effetti ha la ritenuta sulla disponibilità di quei documenti da parte del cliente. Questo riduce incertezze e potenziali contestazioni future.
La sezione relativa alle modalità di consegna deve essere compilata con attenzione ai dettagli pratici. Se la consegna avviene a mano va indicato se la presa in consegna è stata effettuata dal cliente o da un suo delegato; in quest’ultimo caso occorre allegare o annotare delega e documento di identità del delegante e del delegato. Se la consegna avviene tramite spedizione raccomandata è fondamentale riportare il numero della raccomandata, la data di spedizione e l’indirizzo di destinazione. Se si usa la PEC per l’invio di documenti digitali, va indicato l’indirizzo/ID dell’invio e, se disponibile, l’eventuale ricevuta di consegna. In tutti i casi è consigliabile annotare ogni riferimento che consenta di ricostruire la catena di consegna e di dimostrare il momento in cui la custodia è cessata.
La dichiarazione del cliente relativa all’avvenuta ricezione è un elemento centrale: qui il cliente deve attestare la data effettiva di presa in consegna e confermare di avere visionato lo stato dei documenti. È opportuno che il testo riporti espressamente che il cliente solleva l’avvocato da responsabilità per la custodia dei documenti a decorrere dalla data di consegna e che il cliente prende atto della possibilità che lo studio trattenga copia dei documenti per esigenze tecniche o obblighi di legge. Questa clausola tutela lo studio da eventuali contestazioni successive sulla conservazione dei documenti e chiarisce i limiti della responsabilità post-consegna.
Eventuali riserve del cliente al momento della consegna devono essere annotate dettagliatamente. Se il cliente segnala mancanze, danni, documenti mancanti o difformità nello stato di conservazione, tali osservazioni vanno riportate testualmente nel modulo. È utile aggiungere l’indicazione che copia del documento di identità del destinatario è allegata, quando presente, perché ciò rafforza la certezza identificativa e riduce il rischio di contestazioni su chi ha effettivamente ritirato i documenti.
La firma delle parti conclude il modulo: è necessario che il cliente apponga la firma per ricevuta e presa in consegna e che l’avvocato, o chi per esso, firmi a conferma della consegna effettuata dallo studio. Nella firma dell’avvocato è buona prassi riportare il numero di iscrizione all’Ordine e, se del caso, il nome completo per esteso. Per completezza, eventuali note o annotazioni aggiuntive possono essere inserite nello spazio dedicato, ma vanno redatte in modo chiaro e non ambivalente.
Infine, per ragioni di conservazione e tutela, è consigliabile che lo studio mantenga copia del modulo firmato e di eventuali allegati in formato sia cartaceo che digitale, assicurando il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali. Conservare traccia delle modalità di consegna, delle ricevute di spedizione e delle PEC ricevute costituisce una buona prassi professionale che facilita la gestione dei rapporti con il cliente e la difesa in caso di contenzioso. Seguendo queste regole si ottiene un documento completo, chiaro e valido sia dal punto di vista pratico che giuridico.
Esempio Restituzione documenti avvocato
Luogo: _____________ Data: _____________
Avvocato: _____________
Ordine di appartenenza / N. iscrizione: _____________
Codice fiscale / P. IVA: _____________
Studio in: _____________
Telefono / PEC / E-mail: _____________
Cliente / Conferente: _____________
Codice fiscale / P. IVA: _____________
Residente / domiciliato in: _____________
Telefono / E-mail: _____________
Procedimento / Pratica n.: _____________
Tribunale / Autorità: _____________
Oggetto: _____________
Il sottoscritto Avvocato sopra indicato dichiara di aver custodito, nell’ambito dell’incarico professionale conferito dal/dei Sig./Sig.ra _____________, i documenti riferiti alla pratica sopra indicata e di procedere alla loro restituzione alle seguenti condizioni.
Documenti restituiti (descrizione dettagliata):
1) _____________
2) _____________
3) _____________
4) _____________
5) _____________
Ulteriori documenti allegati (specificare): _____________
Documenti eventualmente non restituiti e trattenuti dallo studio (motivare): _____________
Modalità di consegna:
Consegna a mano: sì ☐ no ☐
Spedizione raccomandata: sì ☐ no ☐ Numero raccomandata: _____________
Invio PEC / posta elettronica certificata: sì ☐ no ☐ Indirizzo/ID invio: _____________
Altro (specificare): _____________
Il/la Sig./Sig.ra _____________ dichiara di aver ricevuto in data _____________ i documenti sopra elencati e di avere preso visione del loro stato, sollevando l’Avvocato da ogni responsabilità relativa alla loro custodia a decorrere dalla data di consegna. Il/la Sig./Sig.ra prende inoltre atto di essere stato/a informato/a della possibilità per l’Avvocato di trattenere copia dei documenti per esigenze di studio o per obblighi di legge e/o deontologici.
Eventuali riserve poste dal cliente al momento della consegna: _____________
Si allega (se presente): copia documento di identità del destinatario: sì ☐ no ☐
Luogo: _____________ Data: _____________
Per ricevuta e presa in consegna:
Firma del/dei Cliente/i: _____________
Per presa in consegna / consegna effettuata dallo Studio Legale:
Firma Avvocato: _____________
Avv. _____________
N. iscrizione all’Ordine: _____________
Note/Annotazioni aggiuntive: _____________
Fac simile Restituzione documenti avvocato Word
Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word del modulo Restituzione documenti avvocato, utile per scaricare, personalizzare e stampare una copia editabile da utilizzare nello studio legale.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.