Il modulo “Restituzione beni aziendali” è un documento formale con cui il dipendente o il collaboratore dichiara di aver riconsegnato all’azienda i beni in suo possesso al termine del rapporto di lavoro o su richiesta dell’azienda stessa. Serve a tracciare lo stato di consegna, gli eventuali accessori, le condizioni dei beni restituiti e le eventuali difformità o danni riscontrati, fornendo una base documentale per eventuali valutazioni economiche o azioni successive da parte del datore di lavoro.
Come compilare il modulo Restituzione beni aziendali
La compilazione del modulo di restituzione dei beni aziendali richiede attenzione formale e sostanziale, poiché il documento ha rilevanza nella gestione delle responsabilità patrimoniali e nella tutela dei diritti sia del lavoratore sia dell’azienda.
Innanzitutto è necessario che i dati anagrafici dell’azienda e del dipendente siano riportati in modo completo e corretto: la ragione sociale, la sede legale, il codice fiscale o partita IVA e il referente aziendale con il relativo recapito devono essere indicati chiaramente per consentire eventuali comunicazioni successive. Analogamente, i dati del dipendente devono comprendere nome e cognome, codice fiscale, matricola o ID interno, ruolo e reparto, nonché la data di cessazione o di termine del rapporto e il luogo e la data della riconsegna. Queste informazioni identificano le parti e collocano temporalmente l’operazione, elementi che possono risultare determinanti in caso di contestazione.
La parte centrale del modulo consiste nell’elenco dettagliato dei beni restituiti. Ogni bene deve essere descritto con precisione, indicando il tipo di bene, la marca e il modello, la quantità e il numero di serie, IMEI o targa quando applicabile. È opportuno indicare anche gli accessori riconsegnati, quali caricabatterie, custodie, cavi, chiavi e quant’altro sia stato affidato al dipendente. La descrizione deve essere veritiera e circostanziata: dichiarazioni generiche rischiano di essere contestate.
Per quanto riguarda lo stato di conservazione occorre fornire una valutazione obiettiva e, se possibile, comparabile con lo stato iniziale al momento della consegna al dipendente; parole come “buono”, “ottimo” o “da riparare” devono essere accompagnate da note esplicative che specifichino graffi, ammaccature, malfunzionamenti o altri difetti riscontrati. Nel caso in cui vi siano difformità o beni mancanti è fondamentale descriverli dettagliatamente nel campo apposito, indicando la natura del danno o la motivazione dell’assenza e fornendo una stima, anche provvisoria, dell’importo necessario per riparazione o sostituzione.
Se sono stati presi accordi specifici sulle modalità di addebito o sulle tempistiche di riparazione, questi devono essere annotati nella sezione delle azioni concordate e, se possibile, corredati da eventuali firme o sottoscrizioni integrative.
Il modulo prevede una parte di dichiarazioni da parte del dipendente; tali dichiarazioni hanno valenza giuridica e pertanto vanno compilate con attenzione: il lavoratore deve confermare di aver rimosso i propri dati personali dai dispositivi o di aver richiesto all’azienda l’intervento per la cancellazione sicura, dichiarare di non detenere copie cartacee o digitali di documenti riservati e di restituire eventuali credenziali o dispositivi di autenticazione in suo possesso. È utile che il dipendente specifichi quando e come ha provveduto alla rimozione dei dati o, se ha richiesto assistenza, indicare l’intervento aziendale ricevuto.
La possibilità per l’azienda di eseguire un’operazione di cancellazione remota o il ripristino ai dati di fabbrica deve essere espressamente autorizzata dal dipendente nel modulo, evitando così eventuali ritardi o contestazioni in caso di necessità tecnica.
È altresì importante richiamare la previsione relativa a eventuali addebiti per danni, deterioramenti o mancanze; la dichiarazione del dipendente deve prendere atto della facoltà dell’azienda di procedere a trattenute o richieste di risarcimento nei limiti di legge e del contratto, e il modulo dovrebbe indicare che qualsiasi trattenuta sarà effettuata previa comunicazione formale e nei termini giuridici previsti.
La sezione di presa in carico da parte dell’azienda richiede la verifica concreta dei beni da parte del referente; questi ultimi devono indicare se i beni sono stati presi in carico senza riserve o con riserve specifiche, descrivendo le riserve stesse. È buona prassi che il referente annoti eventuali elementi oggettivi di prova, come fotografie o verbali allegati, e che specifichi eventuali ulteriori controlli da effettuare.
Le firme del dipendente e del referente aziendale, con data e luogo di compilazione, danno efficacia formale al documento; in tal senso la presenza di firme leggibili e di una data certa può risultare decisiva in caso di controversia. Nel caso in cui siano presenti allegati, come inventari, ricevute o registrazioni fotografiche, questi devono essere elencati nell’apposita sezione e conservati insieme al modulo originale per eventuali controlli amministrativi o giudiziali.
Infine, alla luce della normativa sulla protezione dei dati personali, è opportuno che il modulo riporti un richiamo al trattamento dei dati raccolti e alle finalità di conservazione; il dipendente deve essere informato sulle modalità con cui saranno gestiti i dati e sui diritti esercitabili. La corretta conservazione del modulo e dei relativi allegati deve rispettare le procedure interne di retention aziendale e le disposizioni normative vigenti, garantendo riservatezza e accessi controllati.
Compilare il modulo con precisione, completezza e veridicità rappresenta un atto di tutela reciproca tra datore di lavoro e collaboratore, minimizza il rischio di contestazioni e agevola la risoluzione rapida ed equa di eventuali questioni economiche connesse alla restituzione dei beni.
Esempio Restituzione beni aziendali
Dati dell’Azienda
Ragione sociale: _____________
Sede legale: _____________
Partita IVA / Cod. Fiscale: _____________
Referente aziendale (nome e qualifica): _____________
Recapito referente (telefono/e-mail): _____________
Dati del Dipendente / Collaboratore
Nome e cognome: _____________
Codice fiscale: _____________
Matricola / ID dipendente: _____________
Ruolo / Posizione: _____________
Reparto / Ufficio: _____________
Data di cessazione / termine rapporto: _____________
Luogo e data della riconsegna: _____________
Premesso che
– Il/La sottoscritto/a è tenuto/a alla restituzione di tutti i beni aziendali in suo possesso al termine del rapporto di lavoro o su richiesta dell’azienda;
– Le parti intendono formalizzare la consegna e lo stato dei beni riconsegnati;
DICHIARAZIONE DI RESTITUZIONE
Il/La sottoscritto/a dichiara di aver riconsegnato i seguenti beni aziendali:
Elenco dei beni oggetto di restituzione (per ogni bene compilare le informazioni richieste)
Bene n. 1
Tipo bene: _____________
Marca/Modello: _____________
Quantità: _____________
Numero di serie / IMEI / targa: _____________
Accessori riconsegnati (caricabatterie, custodia, cavi, chiavi, ecc.): _____________
Stato di conservazione al momento della riconsegna: _____________
Note: _____________
Bene n. 2
Tipo bene: _____________
Marca/Modello: _____________
Quantità: _____________
Numero di serie / IMEI / targa: _____________
Accessori riconsegnati: _____________
Stato di conservazione: _____________
Note: _____________
Bene n. 3
Tipo bene: _____________
Marca/Modello: _____________
Quantità: _____________
Numero di serie / IMEI / targa: _____________
Accessori riconsegnati: _____________
Stato di conservazione: _____________
Note: _____________
Bene n. 4
Tipo bene: _____________
Marca/Modello: _____________
Quantità: _____________
Numero di serie / IMEI / targa: _____________
Accessori riconsegnati: _____________
Stato di conservazione: _____________
Note: _____________
Bene n. 5
Tipo bene: _____________
Marca/Modello: _____________
Quantità: _____________
Numero di serie / IMEI / targa: _____________
Accessori riconsegnati: _____________
Stato di conservazione: _____________
Note: _____________
(Se necessario allegare Ulteriore Elenco / Allegato A con dettagli supplementari)
Dichiarazioni del Dipendente
1. Dichiaro di aver riconsegnato tutti i beni aziendali sopra indicati e gli eventuali accessori elencati, fatti salvi eventuali beni specificati nei casi di mancata riconsegna nelle note precedenti: _____________
2. Dichiaro che, prima della consegna, sono state rimosse tutte le informazioni e i dati personali presenti sui dispositivi riconsegnati o che ho provveduto a richiedere l’assistenza dell’azienda per la cancellazione sicura dei dati: _____________
3. Dichiaro di non detenere copie, cartacee o digitali, di documenti aziendali riservati e di non avere accesso non autorizzato a sistemi o account aziendali; mi impegno a restituire eventuali credenziali/chiavi/token ancora in mio possesso: _____________
4. Autorizzo l’azienda, qualora necessario, ad effettuare la cancellazione remota o il ripristino ai dati di fabbrica dei dispositivi consegnati: _____________
5. Sono a conoscenza che, nei limiti previsti dalla legge e dal contratto, eventuali danni, deterioramenti o mancanze potranno dar luogo ad addebiti o a trattenute sul TFR o sull’ultima retribuzione, previa comunicazione e nei termini di legge: _____________
Eventuali difformità, danni o beni non riconsegnati rilevati al momento della riconsegna
Descrizione difformità / danni / beni mancanti: _____________
Valutazione/Importo stimato riparazione o sostituzione: _____________
Azioni concordate: _____________
Ricevuta e presa in carico da parte dell’Azienda
Il/La sottoscritto/a in qualità di referente aziendale dichiara di aver verificato i beni sopra elencati e di:
(Barrare la casella corrispondente)
– Aver preso in carico tutti i beni indicati senza riserve: _____________
– Aver preso in carico i beni indicati con le riserve specificate in precedenza: _____________
Firma del Dipendente / Collaboratore
Firma: _____________
Data: _____________
Firma del Referente Aziendale
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________
Data: _____________
Note finali e Allegati
Elenco allegati (eventuali inventari, ricevute, fotografie, verbali): _____________
Ulteriori accordi o osservazioni: _____________
Luogo di compilazione: _____________
Data di compilazione: _____________
Ai sensi delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali, le parti dichiarano di aver preso visione delle modalità di trattamento dei dati correlate alla presente operazione.
Fac simile Restituzione beni aziendali Word
Qui trovi il fac simile in formato Word del modulo di Restituzione beni aziendali, pronto per il download e la personalizzazione secondo le esigenze della tua azienda; il documento Word permette di adattare campi, aggiungere allegati e inserire il logo aziendale per garantire una gestione formale e tracciabile delle operazioni di riconsegna dei beni.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.