In questa guida viene messo a disposizione un modello lettera di spiegazioni al datore di lavoro da utilizzare come esempio.
Cos’è la lettera di spiegazioni al datore di lavoro e a cosa serve
La lettera di spiegazioni al datore di lavoro è una lettera scritta da un dipendente per spiegare o chiarire determinate situazioni o circostanze al proprio datore di lavoro. Questa lettera viene solitamente inviata quando il dipendente ha bisogno di fornire ulteriori informazioni o spiegazioni su un determinato evento o situazione che potrebbe influenzare il suo rapporto di lavoro.
La lettera di spiegazioni al datore di lavoro serve a fornire una giustificazione o una spiegazione dettagliata di una determinata situazione al fine di chiarire eventuali malintesi o preoccupazioni che il datore di lavoro potrebbe avere. Questa lettera può essere utilizzata per chiarire una mancata prestazione, un errore commesso o un’assenza improvvisa, ad esempio. La lettera di spiegazioni può essere utile anche nel caso in cui il dipendente abbia bisogno di richiedere un permesso speciale o un’eccezione alle politiche aziendali.
La lettera di spiegazioni al datore di lavoro deve essere scritta in modo chiaro e professionale, fornendo dettagli accurati sulla situazione in questione. È importante essere sinceri e trasparenti nel fornire spiegazioni, evitando di nascondere informazioni o fornire false giustificazioni. La lettera dovrebbe essere concisa e diretta al punto, senza dilungarsi in dettagli superflui.
Il suo obiettivo principale è quello di comunicare in modo efficace con il datore di lavoro, fornendo una spiegazione chiara e comprensibile della situazione. Una lettera di spiegazioni ben scritta può aiutare a stabilire un dialogo aperto e a risolvere eventuali malintesi o preoccupazioni, contribuendo a mantenere un buon rapporto di lavoro tra il dipendente e il datore di lavoro.
Come scrivere lettera di spiegazioni al datore di lavoro
Ecco una guida dettagliata su come strutturare una lettera di spiegazioni al datore di lavoro:
Intestazione
Inizia la lettera inserendo l’intestazione, che include il tuo nome e indirizzo in alto a sinistra, seguiti dalla data di scrittura della lettera. Inserisci quindi l’intestazione del destinatario, che comprende il nome del datore di lavoro, il nome dell’azienda e l’indirizzo.
Saluto
Dopo l’intestazione, scrivi un saluto formale rivolto al datore di lavoro. Usa un linguaggio cortese e professionale, ad esempio “Gentile [Nome del datore di lavoro]”.
Introduzione
Nella parte introduttiva, spiega chiaramente il motivo per cui stai scrivendo la lettera. Ad esempio, potresti scrivere: “Mi rivolgo a lei per fornire ulteriori spiegazioni riguardo alla mia assenza dal lavoro durante il periodo [specificare le date].”
Contesto
Nella sezione successiva, fornisci un contesto o una breve spiegazione della situazione che ha portato alla necessità di scrivere la lettera. Ad esempio, potresti scrivere: “Durante il periodo menzionato, ho avuto un problema di salute che mi ha impedito di presentarmi al lavoro.”
Dettagli e motivazioni
Successivamente, fornisci dettagli specifici sulla situazione che hai affrontato e spiega le motivazioni dietro la tua assenza dal lavoro. Sii onesto e chiaro nelle tue spiegazioni, cercando di fornire tutti i dettagli pertinenti. Ad esempio, potresti scrivere: “Ho contratto una grave influenza che mi ha causato febbre alta e debolezza generale. Il mio medico mi ha consigliato un periodo di riposo di [specificare il numero di giorni] per guarire completamente e prevenire il rischio di complicazioni.”
Documentazione di supporto
Se disponi di documentazione medica o di altro tipo che può supportare le tue spiegazioni, menzionalo nella lettera e offri di fornire copie al datore di lavoro se necessario. Ad esempio, potresti scrivere: “Allego una copia del certificato medico che attesta la mia condizione di salute e la necessità di assentarmi dal lavoro.”
Conclusioni
Nella parte finale della lettera, esprimi il tuo desiderio di tornare al lavoro e la tua disponibilità a fornire ulteriori informazioni o chiarimenti se richiesti. Ad esempio, potresti scrivere: “Mi dispiace molto per l’inconveniente causato dalla mia assenza e spero di tornare al lavoro il prima possibile. Sono disponibile per rispondere a qualsiasi domanda o fornire ulteriori informazioni se necessario.”
Saluto finale
Concludi la lettera con un saluto formale, come “Distinti saluti” o “Cordiali saluti”, seguito dal tuo nome completo e la tua firma.
Ricorda di rileggere attentamente la lettera prima di inviarla, assicurandoti che sia chiara, coerente e priva di errori grammaticali o di battitura.
Fac simile lettera di spiegazioni al datore di lavoro
Di seguito proponiamo un modello lettera di spiegazioni al datore di lavoro generico.
Oggetto: Spiegazioni riguardanti [Motivo specifico, es: assenza non giustificata]
Gentile [Nome del Datore di Lavoro o del Responsabile],
Con la presente, mi rivolgo a Lei per fornire una spiegazione dettagliata riguardo a [motivo specifico, es: la mia recente assenza non giustificata] avvenuta in data [data specifica]. Sono pienamente consapevole dell’impatto che tali circostanze possono avere sul nostro ambiente lavorativo e sulla produttività del team, motivo per cui sento sia necessario condividere le ragioni che hanno condotto a questa situazione.
[In questa sezione, fornisci una spiegazione dettagliata del motivo dell’assenza o del comportamento. Sii onesto e diretto, cercando di esporre i fatti in modo chiaro. Se ci sono stati fattori esterni o situazioni personali complesse, questo è il momento per illustrarli, sempre mantenendo un tono professionale e rispettoso.]
Desidero sottolineare che la mia intenzione non è mai stata quella di causare disagi o di mancare di rispetto nei confronti delle responsabilità che mi sono state affidate. [Se applicabile, puoi includere qualsiasi misura che hai preso o stai pianificando di prendere per mitigare l’impatto della tua assenza o comportamento, come lavorare ore extra, collaborare strettamente con i colleghi per recuperare il lavoro arretrato, ecc.]
Sono pienamente impegnato/a a ripristinare la fiducia perduta e a dimostrare il mio impegno nei confronti del mio ruolo e della nostra azienda. Sono disponibile a discutere di questa situazione di persona, per offrire ulteriori dettagli o per ascoltare eventuali suggerimenti su come possiamo superare insieme questo momento.
Vi ringrazio per l’attenzione e la comprensione dimostrata in questo frangente e attendo fiducioso/a un Vostro riscontro, sperando di poter continuare a contribuire positivamente al successo del nostro team.
Cordiali saluti,
[Firma manoscritta se invii la lettera in formato cartaceo]
[Il Tuo Nome]
Esempio lettera di spiegazioni al datore di lavoro
In questa sezione della pagina è presente un esempio di lettera di spiegazioni al datore di lavoro da copiare in Word per scrivere il documento.
Oggetto: Chiarimenti in merito a [Inserire il motivo, es: ritardo nella consegna del progetto]
Egregio/a [Nome del Destinatario o “A Chi di Competenza” se non si conosce il destinatario],
Mi rivolgo a Lei per fornire una spiegazione relativa a [inserire motivo specifico, es: il ritardo nella consegna del progetto XYZ], avvenuto il [data specifica]. Sono consapevole dell’importanza di mantenere standard elevati di professionalità e puntualità all’interno della nostra organizzazione e desidero esporre le circostanze che hanno portato a questo disguido.
[In questa sezione, dettaglia le ragioni che hanno causato la situazione, esponendo i fatti con onestà e trasparenza. Se ci sono stati impedimenti inaspettati, difficoltà personali o intoppi nel progetto, descrivili chiaramente. È essenziale mantenere un approccio aperto e responsabile, mostrando comprensione per le eventuali conseguenze del tuo agire.]
Mi rendo conto dell’impatto che tale situazione può aver avuto sulla pianificazione del lavoro e sulle aspettative del team. Per tale motivo, [se pertinente, menziona le azioni intraprese per mitigare l’effetto del tuo agire, come strategie di recupero, pianificazione di sessioni di lavoro supplementari, o qualsiasi altra iniziativa volta a correggere la situazione].
Assumo piena responsabilità per [il motivo specifico] e mi impegno a fare tutto il possibile per prevenire che situazioni simili si verifichino in futuro. Sono aperto/a a qualsiasi consiglio o strategia che possa migliorare la mia performance e contribuire più efficacemente ai nostri obiettivi comuni.
La prego di accettare le mie scuse più sincere per gli eventuali disagi causati e Le chiedo gentilmente la possibilità di discutere di questa questione di persona, al fine di delineare insieme un percorso costruttivo per il futuro.
La ringrazio per la Sua comprensione e pazienza, e attendo un Suo cortese riscontro.
Distinti saluti,
[Firma manoscritta se invii la lettera in formato cartaceo]
[Il Tuo Nome Completo]
Modello lettera di spiegazioni al datore di lavoro Word
Di seguito è disponibile il modello di lettera di spiegazioni al datore di lavoro in formato Word da scaricare.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.