Lettera Di Risposta A Una Richiesta – Esempio E Fac Simile

In questa guida viene messo a disposizione un fac simile lettera di risposta a una richiesta da utilizzare come esempio.

Cos’è la lettera di risposta a una richiesta e a cosa serve

Una lettera di risposta a una richiesta è una comunicazione formale scritta che viene inviata ad una persona o ad un’organizzazione in risposta ad una richiesta precedentemente ricevuta. Questa lettera è utilizzata per fornire una risposta dettagliata e completa alla richiesta e può essere utilizzata per confermare l’accettazione della richiesta, fornire ulteriori informazioni o spiegazioni, o rifiutare la richiesta.

La lettera di risposta a una richiesta serve a stabilire una comunicazione formale e professionale tra le parti coinvolte e a mantenere un registro scritto delle comunicazioni. Inoltre, la lettera di risposta può essere utilizzata come prova documentale in situazioni legali o di controversia. È importante che la lettera di risposta sia chiara, concisa e rispettosa per evitare malintesi o fraintendimenti tra le parti coinvolte.

Come scrivere una lettera di risposta a una richiesta

Per strutturare correttamente una lettera di risposta a una richiesta è necessario seguire alcune semplici indicazioni

-Intestazione: in alto a sinistra della pagina deve essere inserita l’intestazione, che indica il mittente della lettera (nome e cognome o ragione sociale) seguito dall’indirizzo completo.

-Data: subito sotto l’intestazione, va indicata la data di stesura della lettera.

-Destinatario: a destra della data va inserito il nome e l’indirizzo del destinatario, ovvero la persona o l’azienda che ha inviato la richiesta.

-Oggetto: sotto il destinatario, bisogna specificare l’oggetto della lettera, ovvero la risposta alla richiesta.

-Saluto: dopo l’oggetto, si passa al saluto, che deve essere formale e rispettoso del destinatario.

-Testo: la parte centrale della lettera è il testo, in cui si risponde alla richiesta. Questo deve essere chiaro, completo e preciso, evitando ambiguità o fraintendimenti.

-Conclusione: dopo il testo, si passa alla conclusione, in cui si ringrazia il destinatario per la richiesta e si offre la propria disponibilità per ulteriori informazioni o chiarimenti.

-Firma: infine, si firma la lettera con il proprio nome e cognome o con la ragione sociale dell’azienda, seguito dall’eventuale carica.

In generale, una lettera di risposta a una richiesta deve essere scritta con un linguaggio formale e professionale, evitando espressioni troppo colloquiali o informali. Inoltre, è importante rispettare i tempi di risposta, fornendo una risposta tempestiva e soddisfacente alla richiesta.

Esempio lettera di risposta negativa a una richiesta

Risposta a una richiesta di informazioni su un prodotto/servizio

Oggetto: Riscontro alla Sua richiesta di informazioni

Spett.le [Nome dell’interlocutore o Azienda],

La ringraziamo per averci contattato e per l’interesse dimostrato nei confronti del nostro prodotto/servizio [specificare di quale prodotto/servizio si tratta]. Con la presente desideriamo fornirLe i dettagli da Lei richiesti.

Caratteristiche principali: [descrivere sinteticamente le caratteristiche o le funzioni principali del prodotto/servizio].

Condizioni commerciali: [specificare prezzi, eventuali sconti, modalità di pagamento].

Tempi di consegna e disponibilità: [indicare tempi di consegna, modalità di spedizione, disponibilità in magazzino].

Qualora necessitasse di ulteriori chiarimenti o desiderasse un preventivo personalizzato, La invitiamo a contattarci ai riferimenti sotto indicati. Saremo lieti di fornirLe qualsiasi informazione aggiuntiva.

RingraziandoLa per la Sua richiesta, restiamo a disposizione e porgiamo i nostri più cordiali saluti.

Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo/Azienda]
[Recapito telefonico] – [E-mail]

Risposta a una richiesta di incontro/colloquio

Oggetto: Riscontro alla Sua richiesta di incontro

Gent.le [Nome e Cognome o Funzione della persona],

abbiamo ricevuto la Sua cortese richiesta di incontro per discutere di [argomento/pratica]. Siamo lieti della Sua disponibilità e Le confermiamo la nostra piena volontà di organizzare un confronto volto a chiarire e approfondire le questioni indicate.

Per ottimizzare i tempi, Le suggeriamo le seguenti date e orari:

[Data 1] alle ore [orario]

[Data 2] alle ore [orario]

Qualora nessuna delle proposte fosse di Suo gradimento, La invitiamo a indicare un’alternativa. L’incontro potrà tenersi presso i nostri uffici o, se preferisce, potremo concordare una sede diversa o un colloquio da remoto (telefono/videoconferenza).

Nell’attesa di un Suo gentile riscontro, Le porgiamo i nostri più cordiali saluti.

Cordialmente,
[Nome e Cognome]
[Ruolo/Azienda]
[Recapito telefonico] – [E-mail]

Risposta a una richiesta di proroga di una scadenza

Oggetto: Riscontro in merito alla Sua richiesta di proroga

Gent.le [Nome e Cognome],

abbiamo preso visione della Sua richiesta di proroga relativa a [specificare la pratica/progetto/incarico] con scadenza originaria il [data scadenza iniziale]. A seguito di opportune valutazioni, confermiamo la possibilità di estendere la scadenza fino al [data nuova scadenza].

La invitiamo tuttavia a volerci fornire un breve aggiornamento sullo stato dei lavori entro [data intermedia] così da poter monitorare eventuali necessità di ulteriore supporto e facilitare il rispetto dei nuovi termini concordati.

Rimaniamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e porgiamo i nostri più cordiali saluti.

Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo/Azienda]
[Recapito telefonico] – [E-mail]
Data e luogo

Risposta a una richiesta di collaborazione/partnership

Oggetto: Riscontro alla proposta di collaborazione

Gent.le [Nome e Cognome o Funzione della persona],

La ringraziamo per averci contattato e per averci sottoposto la Sua proposta di collaborazione inerente [specificare l’ambito della proposta]. Abbiamo analizzato con interesse i contenuti del progetto e riteniamo che possa esserci un potenziale sinergico tra le nostre realtà.

Al fine di valutare con maggiore dettaglio la fattibilità e le modalità di sviluppo, Le proponiamo di programmare un incontro (in presenza o tramite videoconferenza) nella settimana del [date/periodo]. Durante tale confronto potremo:

Delineare gli obiettivi comuni.

Verificare la disponibilità di risorse necessarie.

Definire eventuali responsabilità reciproche.

Restiamo in attesa di un Suo cortese riscontro riguardo alle date indicate o ad altre Sue preferenze, e Le porgiamo i nostri più sinceri saluti.

Cordialmente,
[Nome e Cognome]
[Ruolo/Azienda]
[Recapito telefonico] – [E-mail]
Data e luogo

Risposta a una richiesta di chiarimenti e informazioni aggiuntive (in ambito amministrativo/legale)

Oggetto: Riscontro a richiesta di chiarimenti in materia [amministrativa/legale]

Spett.le [Nome della persona o Ente],

in merito alla Sua comunicazione del [data della richiesta], con la quale ci ha richiesto chiarimenti su [specificare l’oggetto della richiesta], La informiamo di aver provveduto a raccogliere le necessarie informazioni e a consultare la documentazione pertinente.

Desideriamo confermarLe quanto segue:

Situazione attuale: [indicare la situazione effettiva o i dati raccolti].

Obblighi e scadenze: [specificare eventuali obblighi o scadenze di natura amministrativa/legale].

Prossimi passi: [spiegare cosa è necessario fare o quali saranno le iniziative future].

Qualora avesse bisogno di ulteriori chiarimenti, La preghiamo di contattarci senza esitazione. Saremo lieti di fornire supporto e assistenza per risolvere ogni dubbio o perplessità.

RingraziandoLa per la collaborazione, porgiamo i nostri più cordiali saluti.

Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo/Studio/Azienda]
[Recapito telefonico] – [E-mail]

Modello lettera di risposta a una richiesta Word

Di seguito è disponibile il modello di lettera di risposta a una richiesta in formato Word da scaricare.