In questa pagina viene proposto un modello preventivo per organizzazione evento da utilizzare come esempio.
Cos’è un preventivo per organizzazione evento e a cosa serve
Il preventivo per l’organizzazione di un evento è un documento che elenca tutte le spese previste per la realizzazione dell’evento e il relativo costo. Serve per stimare i costi totali dell’evento e per stabilire un budget adeguato per la sua organizzazione. Inoltre, consente di verificare la fattibilità economica dell’evento e di negoziare con i fornitori per ottenere il miglior prezzo possibile. Il preventivo permette inoltre di avere un controllo costante sui costi durante l’organizzazione dell’evento per evitare sorprese o imprevisti finanziari.
Come scrivere preventivo per organizzazione evento
Un preventivo per l’organizzazione di un evento deve essere chiaro, dettagliato e completo di tutte le informazioni necessarie per permettere al cliente di comprendere esattamente cosa è incluso nel servizio offerto, quanto costerà, e sotto quali condizioni. Ecco le informazioni essenziali da includere in un preventivo per un evento:
Dati dell’Organizzatore: Include il nome della tua azienda, indirizzo, contatti telefonici ed email. Questo permette al cliente di sapere con chi sta trattando e come contattarti per eventuali chiarimenti o modifiche.
Informazioni sul Cliente: Nome del cliente o dell’azienda che richiede il servizio, contatti e, se necessario, il luogo dell’evento che desiderano organizzare.
Descrizione dell’Evento:
Tipo di Evento: Specifica la natura dell’evento (ad esempio, conferenza, matrimonio, festa aziendale, ecc.).
Data e Orario: Indica la data e gli orari di inizio e fine dell’evento.
Location: Dove si terrà l’evento, includendo dettagli sullo spazio se già noto o se la scelta della location è parte del servizio offerto.
Dettaglio dei Servizi Offerti:
Spazio e Allestimento: Descrivi il tipo di spazio che verrà utilizzato e come sarà allestito (ad esempio, configurazione a teatro, tavoli rotondi per ricevimenti, ecc.). Include anche informazioni su palco, podio, area per DJ o banda, ecc.
Attrezzature: Elenco delle attrezzature fornite, come sistemi audio/video, proiettori, microfoni, illuminazione, e così via.
Servizi di Catering: Dettaglia le opzioni di catering, inclusi menu, pause caffè, cocktail, servizi di bar, ecc.
Personale: Informazioni sul personale incluso nel servizio, come camerieri, tecnici audio/video, sicurezza, hostess.
Intrattenimento: Se previsto, descrizione delle attività di intrattenimento, come musica dal vivo, DJ, spettacoli, speaker o presentatori.
Costi:
Dettaglio dei Prezzi: Una descrizione dettagliata dei costi per ogni voce di servizio offerta.
Modalità di Pagamento: Specifica come e quando il pagamento deve essere effettuato (ad esempio, acconto alla firma e saldo a evento concluso).
Termini e Condizioni:
Politica di Cancellazione: Specifica le condizioni in caso di cancellazione dell’evento da parte del cliente.
Assicurazioni e Licenze: Indica se sono necessarie particolari assicurazioni o licenze per l’evento e chi ne sarà responsabile.
Variazioni e Extra: Politiche relative a possibili variazioni o servizi extra non inclusi nel preventivo iniziale.
Validità dell’Offerta: Indica per quanto tempo il preventivo è valido e sotto quali condizioni può essere accettato o modificato.
Fac simile preventivo per organizzazione evento
Di seguito è possibile trovare un modello preventivo per organizzazione evento generico.
Oggetto: Preventivo per l’organizzazione dell’evento
Gentile [Nome del Cliente],
Grazie per aver scelto [Nome della Tua Azienda] per l’organizzazione del Vostro evento. In seguito alla nostra recente conversazione, abbiamo il piacere di inviarVi il preventivo dettagliato per l’evento previsto il [Data dell’Evento]. Di seguito, troverete la descrizione dei servizi offerti e la relativa stima dei costi.
Dettagli dell’Evento:
Tipo di evento: [Conferenza/ Matrimonio/ Festa aziendale, ecc.]
Data dell’evento: [Data]
Durata: [Orario di inizio] – [Orario di fine]
Location: [Nome e indirizzo della Location, se già definito]
Numero previsto di partecipanti: [Numero]
Servizi Offerti:
1. Location e Allestimento
Affitto della sala/area: [Descrizione breve e costo]
Allestimento e decorazione: [Descrizione e costo]
2. Catering
Coffee break: [Numero] a [Costo per persona]
Pranzo/Cena: [Tipo di menu] a [Costo per persona]
3. Attrezzature Tecniche
Impianto audio e luci: [Descrizione e costo]
Videoproiettore e schermo: [Descrizione e costo]
4. Personale
Personale di servizio e sicurezza: [Numero di persone e costo totale]
Tecnici audio/video: [Costo]
5. Intrattenimento
Musica/DJ/Spettacoli: [Descrizione e costo]
Costo Totale dell’Evento:
Subtotale: [€XX,XXX]
IVA: [XX%]
Totale Comprensivo di IVA: [€XX,XXX]
Termini di Pagamento:
Acconto del 30% alla firma del contratto.
Saldo del 70% da versare [x giorni] prima dell’evento.
Il presente preventivo è valido fino al [Data di Scadenza del Preventivo].
Qualsiasi variazione del preventivo dovrà essere discussa e approvata da entrambe le parti per iscritto.
Restiamo a Vostra completa disposizione per qualsiasi chiarimento o per fissare un incontro al fine di discutere ulteriori dettagli e personalizzazioni dell’evento. Potete contattarci ai recapiti forniti in testata.
Grazie per aver considerato [Nome della Tua Azienda] per il Vostro evento speciale. Speriamo di poter collaborare al successo del Vostro evento.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione in Azienda]
[Nome della Tua Azienda]
[Firma se necessario]
Esempio preventivo per organizzazione evento
In questa sezione della guida si trova un esempio di preventivo per organizzazione evento da copiare in Word per compilare il documento.
Sig. ……………………,
Buongiorno,
con grande piacere ho ricevuto la Sua richiesta e sono lieto di proporLe di seguito il preventivo per l’organizzazione del Vostro evento:
1. Affitto della Sala Meeting:
Data e Orario: 12 maggio 2015, dalle ore 9:00 alle 13:30
Allestimento: Configurazione a platea per circa 150 partecipanti, con tavolo presidenziale per i relatori e podio.
Attrezzature Incluse:
Videoproiettore
Schermo
N° 3 microfoni
Tavolo per segreteria esterno alla sala per 3 persone
Tariffa: €450,00 + IVA
2. Servizi di Ristorazione:
Coffee Break: A partire da €4,50 per partecipante. Troverà in allegato alcune delle nostre proposte per i coffee break, che possono essere personalizzate in base alle Vostre esigenze.
Spero che la nostra offerta sia di Suo interesse e rimango a disposizione per qualsiasi chiarimento o per organizzare una visita alla nostra sala, che può essere effettuata senza alcun impegno.
La ringrazio per l’attenzione e spero di poter collaborare alla realizzazione del Vostro evento.
Cordiali saluti,
[La tua firma se inviata in formato cartaceo]
Modello preventivo per organizzazione evento Word
Di seguito è disponibile il modello di preventivo per organizzazione evento in formato Word da scaricare.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.