Preventivo Per Organizzazione Evento – Esempio E Fac Simile

In questa pagina viene proposto un modello preventivo per organizzazione evento da utilizzare come esempio.

Cos’è un preventivo per organizzazione evento e a cosa serve

Il preventivo per l’organizzazione di un evento è un documento che elenca tutte le spese previste per la realizzazione dell’evento e il relativo costo. Serve per stimare i costi totali dell’evento e per stabilire un budget adeguato per la sua organizzazione. Inoltre, consente di verificare la fattibilità economica dell’evento e di negoziare con i fornitori per ottenere il miglior prezzo possibile. Il preventivo permette inoltre di avere un controllo costante sui costi durante l’organizzazione dell’evento per evitare sorprese o imprevisti finanziari.

Come scrivere preventivo per organizzazione evento

Un preventivo per l’organizzazione di un evento deve essere chiaro, dettagliato e completo di tutte le informazioni necessarie per permettere al cliente di comprendere esattamente cosa è incluso nel servizio offerto, quanto costerà, e sotto quali condizioni. Ecco le informazioni essenziali da includere in un preventivo per un evento:

Dati dell’Organizzatore: Include il nome della tua azienda, indirizzo, contatti telefonici ed email. Questo permette al cliente di sapere con chi sta trattando e come contattarti per eventuali chiarimenti o modifiche.
Informazioni sul Cliente: Nome del cliente o dell’azienda che richiede il servizio, contatti e, se necessario, il luogo dell’evento che desiderano organizzare.

Descrizione dell’Evento:
Tipo di Evento: Specifica la natura dell’evento (ad esempio, conferenza, matrimonio, festa aziendale, ecc.).
Data e Orario: Indica la data e gli orari di inizio e fine dell’evento.
Location: Dove si terrà l’evento, includendo dettagli sullo spazio se già noto o se la scelta della location è parte del servizio offerto.

Dettaglio dei Servizi Offerti:
Spazio e Allestimento: Descrivi il tipo di spazio che verrà utilizzato e come sarà allestito (ad esempio, configurazione a teatro, tavoli rotondi per ricevimenti, ecc.). Include anche informazioni su palco, podio, area per DJ o banda, ecc.
Attrezzature: Elenco delle attrezzature fornite, come sistemi audio/video, proiettori, microfoni, illuminazione, e così via.
Servizi di Catering: Dettaglia le opzioni di catering, inclusi menu, pause caffè, cocktail, servizi di bar, ecc.
Personale: Informazioni sul personale incluso nel servizio, come camerieri, tecnici audio/video, sicurezza, hostess.
Intrattenimento: Se previsto, descrizione delle attività di intrattenimento, come musica dal vivo, DJ, spettacoli, speaker o presentatori.

Costi:
Dettaglio dei Prezzi: Una descrizione dettagliata dei costi per ogni voce di servizio offerta.
Modalità di Pagamento: Specifica come e quando il pagamento deve essere effettuato (ad esempio, acconto alla firma e saldo a evento concluso).

Termini e Condizioni:
Politica di Cancellazione: Specifica le condizioni in caso di cancellazione dell’evento da parte del cliente.
Assicurazioni e Licenze: Indica se sono necessarie particolari assicurazioni o licenze per l’evento e chi ne sarà responsabile.
Variazioni e Extra: Politiche relative a possibili variazioni o servizi extra non inclusi nel preventivo iniziale.
Validità dell’Offerta: Indica per quanto tempo il preventivo è valido e sotto quali condizioni può essere accettato o modificato.

Esempio preventivo per organizzazione evento

Modello 1: Preventivo Dettagliato per Evento Aziendale

[Nome Azienda/Organizzazione]
Indirizzo
Telefono – Email

Preventivo n°: [Numero Preventivo]
Data: [Data]

Oggetto: Preventivo per l’organizzazione dell’evento aziendale “[Titolo Evento]”

1. Descrizione dell’Evento:

• Evento aziendale incentrato su [descrizione sintetica dell’evento].

• Data: [Data Evento]

• Luogo: [Sede/Location]

2. Servizi Inclusi:

• Location e allestimenti: prenotazione sala, scenografia, arredi e illuminazione.

• Catering: servizio rinfreschi/pranzo/cena, inclusi menù personalizzato e personale di sala.

• Supporto tecnico: audio, video e luci.

• Intrattenimento: [eventuale presenza di ospiti/intrattenimento musicale].

• Organizzazione e coordinamento: planning, gestione logistica, personale di supporto.

3. Costi:

• Location e allestimenti: € [Importo]

• Catering: € [Importo]

• Supporto tecnico: € [Importo]

• Intrattenimento: € [Importo]

• Servizi di coordinamento: € [Importo]

Totale Preventivo: € [Totale]

4. Condizioni di Pagamento:

• Acconto del [percentuale]% alla conferma.

• Saldo entro [numero] giorni dalla data dell’evento.

5. Validità del Preventivo:
Il presente preventivo è valido fino al [Data di scadenza].

Rimaniamo a disposizione per eventuali chiarimenti e modifiche personalizzate.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome]
[Ruolo]

Modello 2: Preventivo per Evento Privato

[Nome Organizzatore/Studio Eventi]
Indirizzo
Contatti

Preventivo per l’Organizzazione dell’Evento “[Titolo Evento]”

Descrizione:
Evento privato/festa per [occasione: compleanno, anniversario, ecc.].
Data: [Data Evento] – Location: [Luogo]

Servizi Offerti:

• Location e decorazioni: scelta e allestimento dello spazio.

• Catering: selezione di menù e servizio di ristorazione.

• Musica e intrattenimento: DJ o band live.

• Assistenza organizzativa: coordinamento generale, personale addetto.

Costi:

• Location e decorazioni: € [Importo]

• Catering: € [Importo]

• Musica/intrattenimento: € [Importo]

• Assistenza organizzativa: € [Importo]

Totale Preventivo: € [Totale]

Modalità di Pagamento:

• Versamento iniziale del [percentuale]% al momento della conferma.

• Saldo a 30 giorni dalla data dell’evento.

Il presente preventivo è valido per [numero] giorni dalla data odierna.

Grazie per averci considerato. Siamo disponibili per ulteriori dettagli o modifiche.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome]
[Ruolo]

Modello 3: Preventivo con Riepilogo in Tabella

[Nome Azienda/Organizzazione]
Indirizzo – Contatti

Preventivo per “[Titolo Evento]”
Data Evento: [Data]
Luogo: [Luogo]

Condizioni di Pagamento:

• Acconto del [percentuale]% alla conferma.

• Saldo a [numero] giorni dall’evento.

Validità del Preventivo: fino al [Data di scadenza].

Per maggiori informazioni o eventuali personalizzazioni, siamo a disposizione.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome]
[Ruolo]

Modello 4: Preventivo per Evento Culturale/Artistico

[Nome Organizzazione Culturale]
Indirizzo – Contatti

Preventivo per l’Organizzazione dell’Evento “[Titolo Evento]”

Dettagli Evento:

• Tipologia: Evento culturale/artistico

• Data: [Data Evento]

• Luogo: [Sede/Location]

Servizi Offerti:

• Allestimento location: scenografie, decorazioni a tema, attrezzature per esposizioni.

• Programmazione artistica: selezione degli interventi, spettacoli e performance.

• Servizi tecnici: audio, video, luci e supporto tecnico dedicato.

• Accoglienza e gestione pubblico: personale per reception, sicurezza e supporto ospiti.

Costi Dettagliati:

• Allestimento location: € [Importo]

• Programmazione artistica: € [Importo]

• Servizi tecnici: € [Importo]

• Accoglienza e gestione pubblico: € [Importo]

Totale Preventivo: € [Totale]

Modalità e Termini di Pagamento:

• Acconto del [percentuale]% al momento della conferma.

• Saldo entro [numero] giorni dalla conclusione dell’evento.

Note:
Il preventivo include [specificare eventuali servizi aggiuntivi o esclusioni]. È valido fino al [Data di scadenza] e soggetto a revisione in caso di variazioni sostanziali nel programma.

Ringraziando per l’attenzione, rimaniamo disponibili per ulteriori chiarimenti e personalizzazioni.

Distinti saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome]
[Ruolo]

Fac simile preventivo per organizzazione evento Word

Di seguito è disponibile il modello di preventivo per organizzazione evento in formato Word da scaricare.