In questa guida viene proposto un fac simile lettera di segnalazione disservizi da usare come esempio.
Cos’è la lettera di segnalazione disservizi e a cosa serve
Una lettera di segnalazione disservizi è un documento scritto che viene inviato a un’organizzazione o a un’azienda per segnalare un problema o un disservizio che si è verificato. Questo tipo di lettera serve a fare sapere all’organizzazione o all’azienda che qualcosa non funziona correttamente e che è necessario intervenire per risolvere il problema. La lettera di segnalazione disservizi può essere utilizzata per reclami relativi a diversi tipi di problemi, come ad esempio malfunzionamenti di apparecchiature, ritardi nelle consegne, errori di fatturazione o problemi di pulizia. In generale, la lettera di segnalazione disservizi serve a fare sapere all’organizzazione o all’azienda che il cliente o l’utente non è soddisfatto del servizio ricevuto e che si aspetta una soluzione al problema.
Come scrivere una lettera di segnalazione disservizi
La lettera di segnalazione disservizi è uno strumento molto utile per comunicare ad un’azienda o ad un ente pubblico eventuali problemi o malfunzionamenti riscontrati durante l’utilizzo di un servizio o di un prodotto. Per redigere una lettera di segnalazione disservizi efficace e ben strutturata, è possibile seguire i seguenti passaggi:
-Intestazione: si inizia la lettera inserendo la propria intestazione, ovvero il nome, il cognome e l’indirizzo del mittente.
-Destinatario: si prosegue indicando il destinatario della lettera, ovvero l’ente o l’azienda a cui si vuole segnalare il disservizio. È importante specificare il nome e l’indirizzo esatto dell’ufficio o della persona a cui si rivolge la comunicazione.
-Oggetto: si indica l’oggetto della lettera, ovvero il motivo per cui si scrive. È importante essere chiari e precisi nell’esporre il problema o il disservizio riscontrato.
-Contesto: si descrive brevemente il contesto in cui si è riscontrato il disservizio, ovvero il luogo, il momento e le circostanze in cui si è verificato il problema.
-Descrizione del disservizio: si espone in maniera dettagliata il disservizio riscontrato, indicando i sintomi, le cause e gli effetti che ha avuto sul servizio o sul prodotto utilizzato.
-Richiesta di intervento: si chiede all’azienda o all’ente di intervenire per risolvere il disservizio riscontrato, specificando le azioni che si ritiene necessarie per ripristinare il servizio o il prodotto.
-Ringraziamenti: si ringrazia l’azienda o l’ente per l’attenzione dedicata alla segnalazione e si esprime la speranza che il problema possa essere risolto nel più breve tempo possibile.
-Firma: si conclude la lettera con la propria firma e l’indicazione della data di invio della comunicazione.
In generale, per redigere una lettera di segnalazione disservizi è importante utilizzare un tono educato e rispettoso, evitando di assumere un atteggiamento accusatorio o polemico. Inoltre, è consigliabile allegare alla lettera eventuali documenti o prove che possano supportare la segnalazione, come ad esempio fotografie o ricevute di pagamento.
Fac simile lettera di segnalazione disservizi
Di seguito mettiamo a disposizione un fac simile lettera di segnalazione disservizi generico.
Oggetto: Segnalazione disservizi
Egregio Sig./Gent.ma Sig.ra [Cognome del destinatario] / Spettabile [Nome dell’azienda],
Mi permetto di scriverLe in qualità di cliente per segnalare alcuni disservizi che ho riscontrato relativamente al servizio da voi fornito, e che richiedono la vostra immediata attenzione e risoluzione.
Nel dettaglio, desidero portare alla vostra attenzione quanto segue:
Descrizione del disservizio: [Descrivere dettagliatamente il problema riscontrato, includendo date, orari e circostanze specifiche. Ad esempio, “Il giorno 15 maggio 2024, alle ore 10:00, ho riscontrato una prolungata interruzione del servizio internet, che si è protratta per oltre 5 ore.”]
Impatto del disservizio: [Spiegare come il problema ha influito sulla vostra esperienza o attività. Ad esempio, “Questa interruzione ha causato notevoli disagi, impedendomi di svolgere attività lavorative urgenti e compromettendo le comunicazioni con i miei clienti.”]
Eventuali comunicazioni precedenti: [Indicare se avete già contattato il servizio clienti e se avete ricevuto risposte. Ad esempio, “In data 16 maggio 2024, ho contattato il vostro servizio clienti (ticket n. 12345), ma non ho ancora ricevuto una soluzione concreta al problema.”]
A seguito di quanto sopra esposto, vi chiedo cortesemente di intervenire con urgenza per risolvere il disservizio e di fornirmi un riscontro dettagliato sulle azioni che intendete intraprendere per prevenire il verificarsi di simili situazioni in futuro.
Confido in una vostra pronta risposta e nella rapida risoluzione del problema. Qualora non dovessi ricevere un riscontro positivo entro [specificare un termine ragionevole, ad esempio 7 giorni], mi riserverò il diritto di intraprendere ulteriori azioni a tutela dei miei diritti, incluse quelle legali.
Resto a vostra disposizione per eventuali ulteriori dettagli o chiarimenti e vi invito a contattarmi al numero [inserire il proprio numero di telefono] o via e-mail all’indirizzo [inserire il proprio indirizzo e-mail].
RingraziandoVi anticipatamente per l’attenzione e la collaborazione, porgo distinti saluti.
[Firma del mittente]
[Nome e cognome del mittente]
Esempio lettera di segnalazione disservizi
In questa parte della guida è presente un esempio di lettera di segnalazione disservizi da copiare in Word per scrivere il documento.
Alla cortese attenzione del Responsabile del Servizio Clienti,
Mi chiamo [Nome e Cognome], cliente del vostro servizio [specificare il servizio, es. internet, energia elettrica, telefonia, ecc.] con il numero di contratto [numero di contratto] e codice cliente [codice cliente].
Vi scrivo per segnalare un disservizio relativo al vostro servizio, riscontrato a partire dal giorno [data inizio problema]. In particolare, ho riscontrato le seguenti problematiche
[Descrizione dettagliata del primo problema riscontrato]
[Descrizione dettagliata del secondo problema riscontrato, se applicabile]
[Descrizione dettagliata di ulteriori problemi riscontrati, se applicabili]
Nonostante i miei ripetuti tentativi di contattare il vostro servizio clienti al numero [numero di telefono del servizio clienti] e tramite [eventuali altri mezzi di contatto, es. email, chat, ecc.], il problema persiste e non ho ricevuto adeguata assistenza né informazioni utili alla risoluzione del disservizio.
Pertanto, vi richiedo di voler intervenire con urgenza per risolvere la problematica descritta. Vi prego, inoltre, di fornirmi un riscontro tempestivo con l’indicazione dei tempi necessari per la risoluzione del disservizio e le eventuali misure correttive adottate.
In attesa di un vostro sollecito riscontro, vi porgo distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Firma, se inviata in forma cartacea]
[Nome e Cognome]
[Indirizzo di Residenza]
[CAP] – [Città]
[Numero di Telefono]
Modello lettera di segnalazione disservizi Word
Di seguito è disponibile il modello di lettera di segnalazione disservizi in formato Word da scaricare.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.