In questa pagina è disponibile un modello lettera di segnalazione guasto da utilizzare come esempio.
Cos’è la lettera di segnalazione guasto e a cosa serve
Una lettera di segnalazione guasto è un documento scritto che viene inviato a un’azienda per segnalare un problema o un guasto relativo a un prodotto o a un servizio che hanno fornito. La lettera di segnalazione guasto serve a informare l’azienda del problema riscontrato, in modo che possano prendere provvedimenti per risolverlo. In genere, la lettera di segnalazione guasto dovrebbe includere informazioni dettagliate sul problema riscontrato, nonché la data e l’ora in cui si è verificato il guasto. Può anche essere utile allegare foto o documenti che dimostrino il problema. La lettera di segnalazione guasto è importante perché aiuta l’azienda a migliorare i propri prodotti o servizi, a soddisfare i propri clienti e a mantenere la loro reputazione.
Come scrivere una lettera di segnalazione guasto
La lettera di segnalazione guasto deve essere scritta in modo chiaro e preciso, in modo che il destinatario possa comprendere immediatamente quale è il problema da risolvere. Ecco come strutturare la lettera
Oggetto
Scrivere l’oggetto della lettera, ovvero la descrizione sintetica del guasto.
Saluto
Iniziare la lettera con un saluto formale, come “Egregio/a Signor/a”, seguito dal nome del destinatario (se lo si conosce) o dalla dicitura generica “Responsabile del servizio tecnico”.
Descrizione del guasto
Nel corpo della lettera, descrivere il guasto in modo dettagliato. Spiegare qual è il problema riscontrato, quando si è verificato e come si manifesta. Includere eventuali informazioni tecniche o dettagliate, come il modello del prodotto o la data di acquisto.
Richiesta di intervento
Chiedere al destinatario di intervenire per risolvere il guasto, indicando la data entro cui si desidera che il problema sia risolto. Se necessario, specificare anche la modalità di intervento (ad esempio, se si richiede la sostituzione del prodotto o la riparazione).
Chiusura
Concludere la lettera ringraziando il destinatario per l’attenzione e fornendo i propri contatti per eventuali ulteriori informazioni. Utilizzare un saluto formale, come “Distinti saluti”.
Firma
Firmare la lettera a mano, indicando il proprio nome e cognome in stampatello sotto la firma.
È importante ricordare di allegare alla lettera eventuali documenti utili per la comprensione del guasto (ad esempio, una fotografia del prodotto danneggiato) e di inviare la lettera tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o tramite email con richiesta di conferma di lettura.
Fac simile lettera di segnalazione guasto
Di seguito proponiamo un modello lettera di segnalazione guasto generico.
Oggetto: Segnalazione guasto [specificare il tipo di guasto o il bene/servizio interessato]
Gentili Signore/i,
con la presente desidero segnalarvi un guasto che ho riscontrato in merito a [specificare il bene/servizio], di cui sono [cliente/utente/proprietario ecc.] dal [data di acquisto o di inizio servizio].
Il problema consiste in [descrivere chiaramente la natura del guasto, fornendo tutti i dettagli rilevanti come il tipo di malfunzionamento, gli eventuali messaggi di errore visualizzati, le circostanze in cui si verifica il problema ecc.]. Tale inconveniente sta compromettendo la normale fruizione del [bene/servizio], causandomi non pochi disagi.
[Opzionale: Includere una breve cronologia degli eventi, se il guasto è stato preceduto da specifici accadimenti o se sono state già intraprese azioni per cercare di risolverlo.]
Nonostante abbia tentato di [descrivere eventuali tentativi fatti per risolvere il problema da parte tua], il guasto persiste, inducendomi pertanto a richiedere un vostro intervento al fine di risolvere la situazione nel più breve tempo possibile.
[Se applicabile: Sono a disposizione per fornire ulteriori informazioni o per consentire un sopralluogo/una verifica tecnica presso [specificare luogo], previo accordo su data e orario.]
In attesa di un vostro celere riscontro, confido nella vostra professionalità e disponibilità per risolvere il problema segnalato. Vi prego di informarmi sui tempi previsti per l’intervento e, nel caso fosse necessario, sui dettagli relativi alla procedura di assistenza.
RingraziandoVi anticipatamente per l’attenzione e per la collaborazione, colgo l’occasione per porgere distinti saluti.
[Il tuo nome e cognome]
[Firma, se inviata in formato cartaceo]
Allegati: [se applicabile, elencare documenti o foto che si allegano alla lettera per supportare la segnalazione]
Esempio lettera di segnalazione guasto
In questa parte della pagina è presente un esempio di lettera di segnalazione guasto da copiare in Word per compilare il documento.
Oggetto: Segnalazione Guasto [specifica prodotto/servizio]
Gentile Servizio Clienti,
mi rivolgo a voi per segnalare un problema riscontrato con [specificare il prodotto o il servizio], acquistato in data [inserire data di acquisto] presso [specificare il luogo di acquisto, se rilevante], e attualmente coperto da garanzia [se applicabile].
Descrizione del guasto:
Da [specificare da quando si verifica il problema], il [prodotto/servizio] presenta il seguente malfunzionamento: [descrivere in maniera chiara e dettagliata il guasto, indicando eventuali messaggi di errore, comportamenti anomali, parti danneggiate, ecc.]. Questo problema compromette significativamente l’uso del [prodotto/servizio] e ne impedisce la fruizione come da aspettative.
Azioni intraprese:
Per cercare di risolvere il problema, ho già [descrivere eventuali azioni già intraprese, come tentativi di risoluzione autonoma, contatti con il supporto tecnico, ecc.]. Nonostante ciò, il guasto persiste e rende necessario un intervento da parte vostra.
Richiesta:
Vi chiedo cortesemente di fornirmi assistenza per la risoluzione del problema segnalato. Sono disponibile a collaborare per ulteriori diagnosi e a consegnare il [prodotto/servizio] presso uno dei vostri centri assistenza, se necessario.
Contatti:
Potete contattarmi al numero [inserire numero di telefono] o all’indirizzo email [inserire indirizzo email] per qualsiasi chiarimento o per comunicarmi le modalità di assistenza previste.
In allegato a questa lettera, troverete [specificare documenti allegati, come copia dello scontrino/fattura, foto del guasto, ecc.].
Confidando in una vostra rapida risposta e nella risoluzione del problema, vi ringrazio per l’attenzione e vi porgo cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Firma, se inviata in formato cartaceo]
[Nome e Cognome del Mittente]
Allegati:
[Elenco degli allegati, se presenti]
Modello lettera di segnalazione guasto Word
Di seguito è disponibile il modello di lettera di segnalazione guasto in formato Word da scaricare.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.