In questa guida viene proposto un fac simile lettera formale lettera di reclamo da utilizzare come esempio.
Cos’è la lettera formale di reclamo e a cosa serve
Una lettera formale di reclamo è un documento scritto per fare una lamentela ufficiale su un prodotto, un disservizio o un’esperienza negativa. Viene utilizzata per esprimere un disappunto o una delusione riguardo ad un’azienda, un’organizzazione o un individuo. La lettera di reclamo deve essere scritta in modo formale, chiaro e conciso, contenere tutti i dettagli necessari per comprendere il problema e proporre una soluzione. Solitamente, viene inviata tramite posta o e-mail a un’azienda o un’organizzazione, con l’obiettivo di ottenere una risposta e una soluzione al problema presentato.
Come scrivere una lettera formale lettera di reclamo
La lettera di reclamo è uno strumento importante per esprimere insoddisfazione riguardo a un prodotto o servizio. Una buona lettera di reclamo deve essere strutturata in modo chiaro e conciso, seguendo gli standard di una lettera formale. Ecco una guida dettagliata su come strutturare una lettera di reclamo:
-Intestazione: Iniziare con l’intestazione, che deve contenere il nome e l’indirizzo completi dell’azienda o della persona a cui è rivolta la lettera. Includere anche la data in cui la lettera viene inviata.
-Saluto: Rivolgersi al destinatario in modo formale, utilizzando un saluto come “Egregio Signor/Sig.ra” o “Gentile Signor/Sig.ra”.
-Esposizione del problema: Esporre in modo chiaro e conciso il motivo della reclamo. Descrivere in dettaglio il problema, indicando anche la data e il luogo in cui si è verificato.
-Richiesta di risoluzione del problema: Chiedere all’azienda o alla persona a cui è rivolta la lettera di risolvere il problema. Indicare quali azioni si vorrebbe che fossero effettuate per risolvere il problema.
-Conclusione: Concludere la lettera di reclamo in modo formale, ringraziando il destinatario per l’attenzione dedicata e offrendosi disponibili per eventuali ulteriori informazioni.
-Firma: Firmare la lettera con il proprio nome.
-Allegati: Includere eventuali documenti o prove che possono supportare la reclamo.
Fac simile lettera formale di reclamo
Di seguito proponiamo un fac simile lettera formale di reclamo generico.
Oggetto: Reclamo formale per [specificare il motivo, es. “difetto del prodotto” o “servizio insoddisfacente”]
Gentile [Nome del Responsabile],
Mi rivolgo a Lei in qualità di [specificare il ruolo, es. cliente/utente/consumatore] di [Nome dell’Azienda], per esprimere il mio disappunto riguardo a [descrivere il problema specifico, es. “il difetto riscontrato nel prodotto acquistato il [data di acquisto] presso la Vostra filiale di [luogo di acquisto]” o “la qualità del servizio ricevuto in data [data del servizio]”].
Nonostante mi aspettassi [descrivere le aspettative, es. “un prodotto di alta qualità conforme alle descrizioni fornite” o “un servizio clienti efficiente e cortese”], ho invece riscontrato [descrivere il problema specifico e come questo ha influito sulla tua esperienza o causato disagi].
In allegato troverà [elencare eventuali documenti allegati, come ricevute, fotografie del prodotto difettoso, comunicazioni precedenti, ecc.], a supporto delle mie affermazioni.
Desidero pertanto chiedere [specificare la richiesta, es. “la sostituzione del prodotto con uno che rispetti gli standard promessi, senza ulteriori spese” o “un rimborso completo/parziale dell’importo speso”], affinché possa essere ristabilita la mia fiducia nei confronti della Vostra azienda e considerare future interazioni.
Confido in una Vostra pronta risposta, non oltre [specificare una data limite per la risposta, es. “due settimane dalla data di questa lettera”], e mi auguro che siate disposti a risolvere questo problema in modo soddisfacente. In assenza di una risoluzione che ritengo giusta, mi vedrò costretto a ricorrere ad ulteriori azioni, compreso il coinvolgimento delle autorità competenti per la tutela dei consumatori.
Vi ringrazio per l’attenzione e resto in attesa di un Vostro cortese riscontro.
Distinti saluti,
[Firma]
[Il Tuo Nome]
Esempio lettera formale di reclamo
In questa sezione della guida è presente un esempio di lettera formale di reclamo da copiare in Word per scrivere il documento.
Oggetto: Reclamo per insoddisfazione del servizio/prodotto
Gentile [Nome del Responsabile],
Mi rivolgo a Lei per manifestare il mio disappunto nei confronti di [specificare la natura del problema, es. “il prodotto acquistato il [data]” o “il servizio fornito il [data]”], erogato da [Nome dell’Azienda].
Il [data dell’acquisto o del servizio], ho acquistato/acceduto a [descrivere il prodotto o servizio], aspettandomi che fosse [descrivere le aspettative originali basate su pubblicità, descrizioni del prodotto, accordi precedenti, ecc.]. Tuttavia, ho riscontrato che [descrivere esattamente il problema e come questo ha influenzato negativamente la tua esperienza].
Questa situazione ha causato [descrizione del disagio o delle conseguenze subite], influenzando negativamente la mia percezione della qualità e dell’affidabilità offerte da [Nome dell’Azienda].
In allegato a questa lettera troverete [elencare documentazione allegata, come copie di ricevute, e-mail precedenti, immagini del prodotto difettoso, ecc.] che evidenziano chiaramente la natura del problema.
Chiedo formalmente [specificare la soluzione desiderata, come il rimborso, la sostituzione del prodotto, un servizio aggiuntivo per compensare il disagio, ecc.], per risolvere il problema in maniera soddisfacente. Spero che [Nome dell’Azienda] prenderà seriamente in considerazione questa mia segnalazione per migliorare la qualità dei suoi servizi/prodotti futuri.
Attendo una Vostra risposta entro [impostare una scadenza, es. “14 giorni da questa comunicazione”], dopo la quale valuterò ulteriori azioni, compreso il ricorso alle vie legali o il contatto con organismi di tutela dei consumatori, qualora non ricevessi una risoluzione adeguata al problema presentato.
Grazie per l’attenzione dedicata a questa mia segnalazione. Spero in una Vostra celere e positiva risposta.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Il Tuo Nome]
Modello lettera formale di reclamo Word
Di seguito è disponibile il modello di lettera formale di reclamo in formato Word da scaricare.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.