In questa guida viene proposto un fac simile lettera formale lettera di reclamo da utilizzare come esempio.
Cos’è la lettera formale di reclamo e a cosa serve
Una lettera formale di reclamo è un documento scritto per fare una lamentela ufficiale su un prodotto, un disservizio o un’esperienza negativa. Viene utilizzata per esprimere un disappunto o una delusione riguardo ad un’azienda, un’organizzazione o un individuo. La lettera di reclamo deve essere scritta in modo formale, chiaro e conciso, contenere tutti i dettagli necessari per comprendere il problema e proporre una soluzione. Solitamente, viene inviata tramite posta o e-mail a un’azienda o un’organizzazione, con l’obiettivo di ottenere una risposta e una soluzione al problema presentato.
Come scrivere una lettera formale lettera di reclamo
La lettera di reclamo è uno strumento importante per esprimere insoddisfazione riguardo a un prodotto o servizio. Una buona lettera di reclamo deve essere strutturata in modo chiaro e conciso, seguendo gli standard di una lettera formale. Ecco una guida dettagliata su come strutturare una lettera di reclamo:
-Intestazione: Iniziare con l’intestazione, che deve contenere il nome e l’indirizzo completi dell’azienda o della persona a cui è rivolta la lettera. Includere anche la data in cui la lettera viene inviata.
-Saluto: Rivolgersi al destinatario in modo formale, utilizzando un saluto come “Egregio Signor/Sig.ra” o “Gentile Signor/Sig.ra”.
-Esposizione del problema: Esporre in modo chiaro e conciso il motivo della reclamo. Descrivere in dettaglio il problema, indicando anche la data e il luogo in cui si è verificato.
-Richiesta di risoluzione del problema: Chiedere all’azienda o alla persona a cui è rivolta la lettera di risolvere il problema. Indicare quali azioni si vorrebbe che fossero effettuate per risolvere il problema.
-Conclusione: Concludere la lettera di reclamo in modo formale, ringraziando il destinatario per l’attenzione dedicata e offrendosi disponibili per eventuali ulteriori informazioni.
-Firma: Firmare la lettera con il proprio nome.
-Allegati: Includere eventuali documenti o prove che possono supportare la reclamo.
Esempio lettera formale di reclamo
Modello 1 – Reclamo per Prodotto Difettoso
Oggetto: Reclamo per Prodotto Difettoso – [Nome/Modello del Prodotto]
Spettabile [Nome Azienda/Negozio],
con la presente desidero segnalare un disservizio relativo al prodotto acquistato in data [data acquisto], identificato come [nome/modello del prodotto], che si è rivelato difettoso per i seguenti motivi:
-
[Descrizione del difetto 1]
-
[Descrizione del difetto 2]
Alla luce di quanto sopra, chiedo cortesemente di voler procedere con [la sostituzione/riparazione/rimborso] del prodotto in questione, secondo quanto previsto dalle normative vigenti a tutela del consumatore.
In attesa di un sollecito riscontro, porgo distinti saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Contatto Telefonico / Email]
Modello 2 – Reclamo per Servizio Insoddisfacente
Oggetto: Reclamo per Servizio Insoddisfacente
Spettabile [Nome Azienda/Ente/Struttura],
con la presente intendo esprimere il mio disappunto per il servizio da Voi offerto in data [data del servizio] presso [luogo o riferimento del servizio]. In particolare, desidero segnalare le seguenti problematiche:
-
[Descrizione del problema 1]
-
[Descrizione del problema 2]
-
[Descrizione del problema 3]
Ritengo che tali disservizi non siano conformi agli standard dichiarati e mi aspetto che vengano prese misure correttive al più presto. Chiedo pertanto di essere contattato/a per concordare un intervento risolutivo o, in alternativa, il rimborso della somma corrisposta per il servizio.
Resto in attesa di un Vostro riscontro e porgo cordiali saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Contatto Telefonico / Email]
Modello 3 – Reclamo per Errata Fatturazione
[Luogo], [Data]
Oggetto: Reclamo per Errata Fatturazione
Spettabile [Nome Azienda/Ente di Fatturazione],
con la presente desidero contestare l’addebito riportato nella fattura n. [numero fattura] emessa in data [data fattura]. Dopo attenta verifica, ho riscontrato che:
-
[Descrizione dell’errore o dell’addebito non giustificato]
Pertanto, richiedo un’immediata verifica e rettifica della fatturazione, con l’emissione di una nota di credito per l’importo errato. In caso di mancata risoluzione, mi vedrò costretto/a a rivolgermi agli enti competenti per tutelare i miei diritti.
Resto in attesa di un Vostro celere riscontro e porgo distinti saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Contatto Telefonico / Email]
Modello 4 – Reclamo per Disservizio Amministrativo
Oggetto: Reclamo per Disservizio Amministrativo
Egregio [Nome e Cognome del Responsabile o Ufficio Reclami],
con la presente intendo esprimere il mio malcontento per il disservizio verificatosi in data [data dell’accaduto] presso il Vostro ufficio. In particolare, segnalo che:
-
[Descrizione dettagliata del disservizio e delle conseguenze]
-
[Ulteriori elementi di criticità]
Ritengo che il comportamento tenuto non rispetti le procedure ufficiali e le normative in materia di [specificare se applicabile, ad esempio “trasparenza amministrativa”]. Pertanto, chiedo che venga effettuata una verifica accurata della situazione e che mi vengano fornite spiegazioni esaustive in merito, unitamente alle eventuali misure correttive adottate.
Confidando in una sollecita risoluzione, resto a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e porgo cordiali saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Contatto Telefonico / Email]
Modello lettera formale di reclamo Word
Di seguito è disponibile il modello di lettera formale di reclamo in formato Word da scaricare.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.