In questa guida viene proposto un modello lettera di lamentela a un fornitore da usare come esempio.
Cos’è la lettera di lamentela a un fornitore e a cosa serve
La lettera di lamentela a un fornitore è un reclamo scritto dal cliente che esprime la propria insoddisfazione riguardo ai prodotti o ai servizi forniti dal fornitore. La lettera di lamentela serve a comunicare al fornitore che il cliente ha riscontrato un problema o un disservizio e a chiedere una soluzione o un rimborso.
La lettera di lamentela deve essere scritta in modo chiaro e conciso, descrivendo il problema incontrato e le conseguenze negative che ha avuto sul cliente. Deve essere anche cortese e rispettosa, evitando toni offensivi o aggressivi.
La lettera di lamentela è importante perché permette al cliente di far conoscere al fornitore i propri problemi e di richiedere una soluzione o un risarcimento. Inoltre, può aiutare il fornitore a migliorare la qualità dei propri prodotti o servizi, evitando così situazioni simili in futuro.
Come scrivere una lettera di lamentela a un fornitore
Per scrivere una lettera di lamentela a un fornitore, è importante seguire alcune linee guida per assicurarsi che il messaggio sia chiaro, conciso e rispettoso.
Introduzione
Inizia la lettera presentandoti e spiegando il motivo della tua comunicazione. Fornisci il tuo nome, il tuo numero di conto o il tuo numero d’ordine, se disponibili, e spiega brevemente il problema che hai riscontrato.
Descrizione del problema
Descrivi il problema nel dettaglio, fornendo informazioni specifiche e dettagliate. Spiega quando e come si è verificato il problema e quali sono le conseguenze che hai riscontrato a causa di esso. Includi anche informazioni su qualsiasi tentativo che hai fatto per risolvere il problema in precedenza.
Richiesta di azione
Chiedi al fornitore di risolvere il problema. Fornisci una soluzione specifica che vorresti vedere attuata e spiega perché pensi che sarebbe la soluzione migliore. Includi anche una scadenza per la risoluzione del problema.
Conclusione
Concludi la lettera ringraziando il fornitore per la sua attenzione e chiedendo una risposta entro la data specificata. Fornisci anche i tuoi recapiti per eventuali ulteriori comunicazioni.
Rileggi la lettera per assicurarti che sia chiara, concisa e rispettosa. Assicurati di aver incluso tutte le informazioni pertinenti e che la tua richiesta sia specifica e ragionevole.
Fac simile lettera di lamentela a un fornitore
Di seguito è possibile trovare un modello lettera di lamentela a un fornitore generico.
Gentile [Nome del Fornitore],
Mi rivolgo a voi per esprimere il mio disappunto riguardo ai prodotti/servizi forniti da [Nome del Fornitore] in data [Data dell’acquisto/fornitura].
Dettagli del Problema:
Ordine n. [Numero dell’ordine]: Il [Prodotto/Servizio] ricevuto non corrisponde alle specifiche concordate. Nello specifico:
[Descrivere dettagliatamente il problema, ad esempio: “Il prodotto X è arrivato danneggiato”, “Il servizio Y non è stato eseguito come previsto”, “La qualità del prodotto Z è inferiore a quella attesa”, ecc.]
Alla luce di quanto sopra esposto, chiedo cortesemente di:
[Indicare le azioni che desideri che il fornitore intraprenda, ad esempio: “Sostituire il prodotto difettoso”, “Rimborsare l’importo pagato”, “Riparare il danno”, “Fornire una nuova versione del servizio”, ecc.]
Confido che prenderete in seria considerazione questo reclamo e che interverrete prontamente per risolvere la situazione. Ritengo che la qualità dei prodotti/servizi e l’assistenza ai clienti siano fondamentali per mantenere una buona relazione commerciale.
In attesa di un vostro sollecito riscontro, vi porgo distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Numero di telefono]
[Indirizzo email]
Allegati:
[Eventuali documenti o foto che dimostrano il problema, ad esempio: “Foto del prodotto danneggiato”, “Copia della fattura”, “Documentazione del servizio non conforme”, ecc.]
Esempio lettera di lamentela a un fornitore
In questa sezione della pagina è presente un esempio di lettera di lamentela a un fornitore da copiare in Word per scrivere il documento.
Oggetto: Reclamo per Disservizio/Prodotto Difettoso
Egregio [Nome del Fornitore],
Mi rivolgo a voi in qualità di cliente per esprimere il mio disappunto riguardo al disservizio/prodotto difettoso che ho riscontrato recentemente.
Il giorno [data dell’acquisto/servizio], ho acquistato [descrizione del prodotto/servizio] presso il vostro punto vendita/online. Sin dall’inizio, ho notato che [descrivere dettagliatamente il problema riscontrato, ad esempio: il prodotto non funzionava correttamente, il servizio non è stato conforme a quanto promesso, ecc.].
Nonostante i miei tentativi di risolvere il problema autonomamente/contattando il vostro servizio clienti al numero [numero di telefono]/via email all’indirizzo [email], non ho ricevuto una soluzione soddisfacente. Questo disservizio ha causato non solo un notevole disagio, ma anche una perdita di tempo/denaro.
Alla luce di quanto sopra, vi chiedo gentilmente di [specificare la richiesta: sostituire il prodotto, effettuare una riparazione, fornire un rimborso, offrire una compensazione, ecc.] entro e non oltre [specificare un termine ragionevole, ad esempio: 14 giorni] dalla data di ricezione di questa lettera. In caso contrario, mi vedrò costretto a rivolgermi alle autorità competenti/associazioni dei consumatori per tutelare i miei diritti.
Resto in attesa di un vostro sollecito riscontro e della risoluzione del problema.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Firma se inviata per posta]
Modello lettera di lamentela a un fornitore Word
Di seguito è disponibile il modello di lettera di lamentela a un fornitore Word da scaricare.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.