Restituzione Merce Per Errata Consegna – Esempio E Fac Simile

Il modulo “Restituzione merce per errata consegna” è uno strumento formale con cui il cliente segnala al fornitore o allo spedizioniere la consegna di prodotti non conformi all’ordine, indicando le ragioni del reso, le condizioni della merce e la richiesta di ritiro, sostituzione o rimborso. Serve a documentare in modo chiaro e tracciabile l’accaduto, a supportare eventuali richieste di credito o rimborso e a tutelare le parti nella gestione del reso secondo la normativa applicabile e i termini contrattuali.

Come compilare il modulo Restituzione merce per errata consegna

La compilazione del modulo di restituzione per errata consegna richiede attenzione e precisione perché il documento assume valore probatorio in caso di contestazione. In primo luogo occorre identificare con esattezza le parti coinvolte: riportare il nome o la ragione sociale, l’indirizzo completo, la partita IVA o il codice fiscale, nonché i recapiti telefonici e di posta elettronica sia del mittente che del destinatario. L’assenza di uno di questi dati può rendere difficile la comunicazione e ritardare le azioni di ritiro o di sostituzione.

Segue la necessità di indicare i riferimenti degli atti amministrativi che hanno originato la consegna: il numero e la data dell’ordine, il numero e la data del documento di trasporto (DDT o bolla), e il numero e la data della fattura. Queste informazioni permettono di ricondurre la segnalazione alla pratica commerciale corretta e di verificare eventuali discrepanze tra quanto fatturato, quanto ordinato e quanto effettivamente consegnato.

La descrizione della merce deve essere dettagliata e confrontabile con i dati presenti sul DDT e sulla fattura. Per ogni articolo indicare la descrizione precisa, la quantità consegnata e la quantità ordinata; qualora vi siano più articoli è opportuno aggiungere righe fino a esaurire l’elenco. È utile riportare codici articolo o riferimenti interni che facilitino l’identificazione, soprattutto nei casi di cataloghi estesi. Nella voce “Motivo della restituzione” indicare in modo circostanziato la ragione dell’errata consegna, ad esempio merce diversa dall’ordine, quantità errata o altro, con una descrizione dettagliata degli elementi di non conformità. Una descrizione sintetica ma completa facilita la valutazione da parte del fornitore e riduce il rischio di contestazioni sulla fondatezza della richiesta.

La sezione relativa alle condizioni della merce al momento della presa in carico per il reso è fondamentale. Annotare lo stato dell’imballo, specificando se l’imballo risulti integro, danneggiato o manomesso, e descrivere lo stato fisico della merce. Qualora la merce presenti danni, difetti o manomissioni, allegare fotografie datate e ben leggibili che riproducano chiaramente i difetti contestati e l’imballo; inserire copia del DDT e della fattura, così come ogni altro documento utile a comprovare l’errata consegna. Conservare sempre l’originale del DDT firmato per riserva, se apposto, o una copia della bolla con evidenza delle riserve emesse al corriere. L’allegazione di prove visuali e documentali rafforza la posizione del mittente e accelera la gestione della pratica da parte del fornitore.

La richiesta del mittente deve essere formulata in modo esplicito: indicare se si richiede il ritiro della merce e la spedizione del prodotto conforme a sostituzione, il rimborso dell’importo fatturato con l’indicazione della modalità di rimborso preferita, l’emissione di una nota di credito per un importo specifico o altra soluzione concordata. È consigliabile precisare se il rimborso deve avvenire mediante bonifico su conto indicato, storno su carta o altro mezzo, e indicare chiaramente i dati necessari per l’accredito. Nel caso in cui si richieda la sostituzione, stabilire le modalità e i tempi entro cui si attende l’invio del prodotto corretto e se si intende che le spese di trasporto siano a carico del fornitore o del cliente. Dichiarazioni vaghe o non circostanziate possono rallentare l’esecuzione della soluzione richiesta.

Sulla modalità di ritiro o restituzione è opportuno indicare il luogo esatto di ritiro, la data indicativa per il ritiro, il numero dei colli e il peso complessivo stimato. Se si ha preferenze in merito al trasportatore, segnalarle, tenendo presente che il fornitore potrebbe avere procedure o corrieri convenzionati; in tal caso stabilire per iscritto chi è responsabile delle spese di trasporto. È buona prassi richiedere la presa in carico senza oneri a proprio carico se l’errata consegna è imputabile al fornitore o al corriere incaricato da quest’ultimo, ma è fondamentale documentare la responsabilità per evitare contestazioni sui costi di spedizione.

Le dichiarazioni contenute nel modulo devono essere sottoscritte dal mittente con nome e qualifica, data e firma. Prima di firmare è opportuno verificare che tutte le informazioni siano corrette e complete e conservare una copia del modulo e degli allegati. In caso di invio telematico, inviare il modulo tramite posta elettronica certificata (PEC) o raccomandata con ricevuta di ritorno, in modo da ottenere prova certa della data di ricezione. Nel testo del modulo può essere indicata la richiesta di un riscontro scritto entro un numero di giorni lavorativi; è utile specificare un termine ragionevole, ad esempio sette-quindici giorni, ma il termine effettivo può essere oggetto di accordo tra le parti.

Dal punto di vista probatorio, è importante mantenere la merce nelle condizioni in cui è stata ricevuta fino alla presa in carico da parte del fornitore o del corriere incaricato del reso. Non rimuovere etichette, non effettuare riparazioni e non utilizzare i pezzi contestati, salvo diversa indicazione del fornitore. Qualora la merce debba essere ispezionata da un perito, conservare ogni elemento che possa agevolare l’accertamento. Annotare tutti i contatti intercorsi con il fornitore, le date e i nomi dei referenti, e richiedere un numero di pratica o riferimento interno che consenta di seguire l’evoluzione della richiesta.

Infine, chi compila il modulo dovrebbe richiamare, se opportuno, la normativa applicabile e riservarsi ogni diritto previsto dalla legge, senza però formulare dichiarazioni giuridiche eccessivamente tecniche se non si è assistiti da un consulente legale. In presenza di contestazioni complesse riguardanti la conformità o la responsabilità per la consegna, è consigliabile valutare il coinvolgimento di un legale o di un’associazione di categoria per una corretta tutela dei propri interessi. La chiarezza, la completezza e la tempestività della segnalazione costituiscono gli elementi essenziali per una risoluzione rapida della pratica e per la tutela dei diritti del mittente.

Esempio Restituzione merce per errata consegna

Fac simile Restituzione merce per errata consegna Word

Il fac simile in formato Word permette di scaricare e compilare il modello in modo pratico, modificando i campi editabili e adattandolo alle specifiche esigenze aziendali prima della stampa o dell’invio tramite posta elettronica certificata. È consigliabile salvare una copia firmata e conservare gli allegati a supporto per eventuali comunicazioni successive con il fornitore.

Restituzione merce per errata consegna 0.00 KB 2 downloads

...

Download