In questa guida viene proposto un fac simile lettera di sollecito mancata risposta da utilizzare come esempio.
Cos’è lettera di sollecito mancata risposta e a cosa serve
Una lettera di sollecito per mancata risposta è uno strumento di comunicazione formale utilizzato per richiamare l’attenzione di un destinatario su una precedente corrispondenza che non ha ricevuto risposta. Questo tipo di lettera viene spesso impiegato in contesti professionali o amministrativi, quando è necessario ottenere informazioni, conferme, decisioni o azioni specifiche da un’altra parte, la quale non ha fornito feedback entro un termine ragionevole o concordato.
La lettera ha lo scopo di sollecitare cortesemente una risposta, evidenziando l’importanza della questione in sospeso per il mittente. Può anche servire a ricordare al destinatario eventuali scadenze o implicazioni derivanti dalla mancata comunicazione, promuovendo così un’azione tempestiva da parte sua. Questa comunicazione svolge un ruolo cruciale nel mantenere il flusso delle operazioni e assicurare che le responsabilità siano adempiute correttamente.
Come scrivere lettera di sollecito mancata risposta
Quando si scrive una lettera di sollecito per mancata risposta, è importante strutturare il documento in modo chiaro e preciso per evidenziare la richiesta e le conseguenze in caso di mancata risposta. Ecco una guida dettagliata su come strutturare una lettera di sollecito per mancata risposta
-Intestazione: Iniziare la lettera con l’intestazione, che dovrebbe contenere il nome e l’indirizzo della persona o dell’organizzazione a cui si rivolge la lettera. Inoltre, è importante includere la data di scrittura della lettera.
-Oggetto: L’oggetto dovrebbe essere breve e preciso, e dovrebbe indicare chiaramente la natura della richiesta. Ad esempio, “Sollecito mancata risposta alla richiesta di informazioni”.
-Saluto: Il saluto dovrebbe essere formale e dovrebbe includere il nome della persona a cui ci si rivolge. Ad esempio, “Egregio Signor / Signora”.
-Introduzione: Nella sezione di introduzione, è importante spiegare chiaramente il motivo per cui si sta scrivendo la lettera. Ad esempio, si potrebbe scrivere “Mi rivolgo a Lei per sollecitare una risposta alla mia precedente richiesta di informazioni, datata XX/XX/XXXX”.
-Corpo della lettera: Il corpo della lettera dovrebbe includere una descrizione dettagliata della richiesta e delle conseguenze in caso di mancata risposta. Ad esempio, si potrebbe scrivere “La mia precedente richiesta di informazioni, datata XX/XX/XXXX, riguardava XXXXX. Tuttavia, non ho ancora ricevuto alcuna risposta da parte Vostra. Vorrei gentilmente richiedere una risposta entro e non oltre il XX/XX/XXXX, in caso contrario sarò costretto a intraprendere azioni legali”.
-Chiusura: Nella sezione di chiusura, si dovrebbe ringraziare il destinatario per il tempo dedicato alla lettura della lettera e si dovrebbe fornire i propri contatti per eventuali ulteriori informazioni. Ad esempio, si potrebbe scrivere “Le ringrazio per l’attenzione e resto in attesa di una Vostra risposta. Per eventuali ulteriori informazioni, sono a completa disposizione. Cordiali saluti”.
-Firma: La lettera dovrebbe essere firmata e datata a mano.
In sintesi, per strutturare una lettera di sollecito per mancata risposta è importante seguire un formato preciso che includa l’intestazione, l’oggetto, il saluto, l’introduzione, il corpo della lettera, la chiusura e la firma. In questo modo, si può fornire una richiesta chiara e precisa e le conseguenze in caso di mancata risposta.
Fac simile lettera di sollecito mancata risposta
Di seguito proponiamo un modello lettera di sollecito mancata risposta generico.
Gentile [Nome del destinatario],
con la presente desidero richiamare la Vostra attenzione in merito alla comunicazione inviata in data [inserire data], avente per oggetto “[inserire oggetto della comunicazione precedente]”, alla quale, ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto risposta.
Nella nostra precedente corrispondenza, abbiamo sollevato questioni di fondamentale importanza riguardanti [breve riassunto del contenuto della comunicazione precedente, ad esempio “la necessità di ricevere conferma dell’avvio dei lavori concordati” o “la richiesta di informazioni dettagliate relative alla nostra proposta commerciale”].
Data l’importanza di tale questione per la prosecuzione delle nostre attività/mutue relazioni, Vi sollecitiamo cortesemente a fornirci una risposta entro [inserire una data precisa, ad esempio “il prossimo 15 del mese”], affinché possiamo procedere come da nostre/nostre comuni aspettative.
Siamo certi che potrete comprendere l’importanza di un Vostro tempestivo riscontro e restiamo in attesa di un Vostro cortese feedback. Per qualsiasi chiarimento o ulteriore discussione in merito, siamo disponibili per un incontro o una conversazione telefonica al numero [inserire numero di telefono].
In caso di mancata risposta entro il termine indicato, ci vedremo costretti a valutare ulteriori azioni [specificare se appropriato, ad esempio “legali” o “amministrative”], al fine di tutelare i nostri interessi.
Ringraziando per l’attenzione e fiduciosi in una Vostra pronta risposta, porgiamo cordiali saluti.
[Spazio per la firma]
[Nome e Cognome]
[Contatti]
[Data]
[Allegati se necessario]
Esempio lettera di sollecito mancata risposta
In questa parte della guida si trova un esempio di lettera di sollecito mancata risposta da copiare in Word per compilare il documento.
Egregio/a [Nome del destinatario],
Mi rivolgo a Lei in qualità di [tua posizione/ruolo] della società [nome della tua società], per sollecitare una risposta alla comunicazione che vi abbiamo inviato in data [inserire data], relativa a [breve descrizione dell’oggetto, es. “la proposta di partnership”, “la richiesta di assistenza tecnica”, “l’ordine n. XXXX”].
Desideriamo sottolineare l’importanza di un Vostro riscontro per [motivo specifico, es. “l’avanzamento del progetto X”, “la risoluzione tempestiva del problema segnalato”, “la finalizzazione dell’accordo in corso di discussione”]. La mancanza di una comunicazione da parte Vostra sta influenzando negativamente [l’aspetto interessato della vostra attività/relazione, es. “i nostri piani di produzione”, “la nostra pianificazione strategica”, “la soddisfazione dei nostri clienti”].
Pertanto, Vi preghiamo cortesemente di fornirci un riscontro entro e non oltre [inserire una data precisa], per permetterci di procedere adeguatamente sulla base delle informazioni da Voi fornite.
Siamo disponibili per qualsiasi chiarimento o ulteriore discussione sull’argomento in questione e Vi invitiamo a contattarci al numero [inserire numero di telefono] o via email all’indirizzo [inserire indirizzo email].
In assenza di una Vostra risposta entro il termine indicato, ci vedremo obbligati a prendere decisioni basate sulle informazioni attualmente in nostro possesso, che potrebbero non riflettere la Vostra posizione o le Vostre intenzioni.
Vi ringraziamo per l’attenzione e speriamo in un Vostro sollecito feedback.
Cordiali saluti,
[Spazio per la firma]
[Nome e Cognome]
[Carica/Posizione]
[Società]
[Data]
[Allegati, se ve ne sono]
Modello lettera di sollecito mancata risposta Word
Di seguito è disponibile il modello di lettera di sollecito mancata risposta in formato Word da scaricare.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.