In questa guida viene messo a disposizione un fac simile lettera di invito a convegno da usare come esempio.
Cos’è la lettera di invito a convegno e a cosa serve
La lettera di invito a un convegno è un documento formale che viene inviato ad alcune persone o aziende per invitarle a partecipare a un evento di natura professionale, come un convegno, un seminario o una conferenza.
La lettera di invito è solitamente redatta dall’organizzatore dell’evento e contiene informazioni dettagliate sul programma, sulle date, sui luoghi e sui relatori.
La lettera di invito ha lo scopo di
-Invitare i destinatari ad assistere all’evento
-Fornire informazioni sul programma e sui temi trattati
-Mostrare la serietà e la professionalità dell’organizzatore
-Favorire la partecipazione attiva dei destinatari all’evento.
La lettera di invito è un documento molto importante per l’organizzatore dell’evento, in quanto consente di aumentare la partecipazione e di garantire il successo dell’evento stesso.
Come scrivere lettera di invito a convegno
Strutturare una lettera di invito a un convegno può sembrare un compito difficile, ma seguendo alcuni passi chiave è possibile creare un documento efficace e chiaro.
Introduzione
Inizia la lettera con una breve introduzione che spiega chi sei e l’organizzazione o l’azienda che rappresenti. Includi il nome del convegno, le date e il luogo dell’evento.
Obiettivi del convegno
Spiega brevemente gli obiettivi del convegno e quali tematiche saranno trattate durante l’evento. Includi anche le ragioni per cui l’invitato è stato scelto per partecipare al convegno.
Informazioni sull’invito
Specifica le date e gli orari dell’evento e le modalità di partecipazione. Se l’invito prevede un costo di partecipazione, specifica anche il costo e le modalità di pagamento.
Dettagli logistici
Fornisci informazioni logistiche come l’indirizzo dell’evento, il nome dell’hotel consigliato e le indicazioni per raggiungere il luogo del convegno. Includi anche eventuali informazioni su trasporti e parcheggio.
Richiesta di risposta
Chiedi all’invitato di confermare la propria partecipazione entro una certa scadenza. Includi anche un’opzione di risposta per indicare se l’invitato parteciperà o meno all’evento.
Chiusura
Concludi la lettera ringraziando l’invitato per l’attenzione e sottolineando l’importanza della sua partecipazione al convegno. Fornisci anche i tuoi recapiti per eventuali ulteriori informazioni.
In generale, una lettera di invito a un convegno dovrebbe essere breve, chiara e professionale. Assicurati di fornire tutte le informazioni necessarie per consentire all’invitato di prendere una decisione informata sulla partecipazione all’evento.
Fac simile lettera di invito a convegno
Di seguito proponiamo un fac simile lettera di invito a convegno generico.
Oggetto: Invito a partecipare al Convegno “[Titolo del Convegno]”
Gentile [Nome Cognome],
con grande piacere La invitiamo a partecipare al Convegno “[Titolo del Convegno]” che si terrà il giorno [data] presso [luogo], [indirizzo completo], dalle ore [orario di inizio] alle ore [orario di fine].
Il Convegno, organizzato da [nome dell’organizzatore o dell’ente organizzatore], sarà un’importante occasione di confronto e approfondimento su [tema del convegno]. Durante l’evento, interverranno illustri relatori e esperti del settore che condivideranno le loro conoscenze ed esperienze, offrendo spunti di riflessione e stimoli per il dibattito.
Saremmo onorati della Sua presenza, certi che il Suo contributo arricchirà ulteriormente la qualità del dibattito e delle discussioni.
Per confermare la Sua partecipazione, La preghiamo di compilare il modulo di registrazione allegato e inviarlo entro il [data di scadenza per la registrazione] all’indirizzo email [indirizzo email per la registrazione] o al numero di fax [numero di fax].
Restiamo a Sua disposizione per qualsiasi ulteriore informazione o chiarimento e Le porgiamo i nostri più cordiali saluti.
In attesa di un Suo gentile riscontro, porgiamo distinti saluti.
[Luogo], [data]
[Firma]
[Nome Cognome]
[Ruolo]
[Nome dell’organizzatore o dell’ente organizzatore]
[Indirizzo]
[Telefono]
Esempio lettera di invito a convegno
In questa sezione della guida è presente un esempio di lettera di invito a convegno da copiare in Word per compilare il documento.
Oggetto: Invito al Convegno “[Titolo del Convegno]”
Gentile [Nome Cognome],
abbiamo il piacere di invitarLa a partecipare al Convegno “[Titolo del Convegno]”, che si terrà il prossimo [data] presso [luogo], sito in [indirizzo completo], dalle ore [orario di inizio] alle ore [orario di fine].
L’evento, promosso da [nome dell’organizzatore o dell’ente organizzatore], sarà dedicato a [descrizione del tema del convegno] e vedrà la partecipazione di rinomati esperti del settore. I vari interventi e le sessioni di discussione offriranno un’opportunità unica per approfondire le tematiche più attuali e rilevanti, nonché per creare momenti di networking tra professionisti e appassionati.
Il Suo contributo e la Sua partecipazione sarebbero per noi motivo di grande onore e arricchirebbero notevolmente il dibattito.
Per confermare la Sua adesione, La preghiamo di registrarsi entro il [data di scadenza per la registrazione] attraverso il modulo online disponibile al seguente link: [link per la registrazione]. Per qualsiasi ulteriore informazione, non esiti a contattarci all’indirizzo email [indirizzo email per contatti] o al numero di telefono [numero di telefono].
Sperando di poterLa accogliere tra i partecipanti, Le porgiamo i nostri più cordiali saluti.
[Luogo], [data]
[Firma]
[Nome Cognome]
[Ruolo]
[Nome dell’organizzatore o dell’ente organizzatore]
[Indirizzo]
[Telefono]
Modello lettera di invito a convegno Word
Di seguito è disponibile il modello di lettera di invito a convegno in formato Word da scaricare.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.