In questa pagina viene messo a disposizione un modello preventivo per ufficio stampa da utilizzare come esempio.
Cos’è il preventivo per ufficio stampa e a cosa serve
Un preventivo per ufficio stampa è un documento che indica il costo stimato per i servizi di pubbliche relazioni e comunicazione offerti da un’agenzia di ufficio stampa. Il preventivo comprende solitamente il costo per servizi come la scrittura e la distribuzione di comunicati stampa, la gestione dei contatti con i media, la pianificazione degli eventi e la creazione di contenuti per i social media.
Il preventivo serve a fornire ai clienti un’idea chiara dei costi associati ai servizi di ufficio stampa, consentendo loro di determinare se possono permettersi di utilizzare i servizi dell’agenzia. Inoltre, il preventivo può essere utilizzato come base di negoziazione tra il cliente e l’agenzia, per determinare i servizi specifici richiesti e i relativi costi.
Come scrivere preventivo per ufficio stampa
Strutturare un preventivo per un ufficio stampa è un’operazione fondamentale per poter fornire ai propri clienti un servizio di qualità e trasparenza. Ecco di seguito una guida dettagliata su come strutturare un preventivo per un ufficio stampa senza esempio.
Identificazione del cliente e descrizione del servizio
Il primo passo da compiere è quello di identificare il cliente e di descrivere il servizio richiesto. In questa fase è importante specificare le quantità di prodotto richieste, la tipologia di stampa richiesta e le eventuali personalizzazioni richieste dal cliente.
Elenco dei costi
Una volta identificato il servizio richiesto, è necessario elencare tutti i costi relativi alla produzione del prodotto. In questa fase va specificato il costo del materiale da stampare, il costo delle macchine da stampa utilizzate, il costo del personale impiegato e eventuali costi aggiuntivi come spedizioni o confezionamento.
Calcolo del costo totale
A questo punto è possibile calcolare il costo totale del servizio. In questa fase è importante considerare i margini di profitto e i costi di gestione dell’ufficio stampa.
Specifica delle condizioni di pagamento
Una volta calcolato il costo totale del servizio, è possibile specificare le condizioni di pagamento. In questa fase va specificato il costo dell’acconto richiesto, la data di scadenza del saldo e le modalità di pagamento accettate.
Firma del contratto
Una volta che il cliente ha accettato il preventivo, è necessario stipulare un contratto che specifichi tutti i dettagli del servizio richiesto. In questa fase è importante specificare le modalità di consegna del prodotto e le eventuali garanzie offerte.
In conclusione, strutturare un preventivo per un ufficio stampa richiede molta attenzione e precisione. È importante identificare il cliente e descrivere il servizio richiesto, elencare tutti i costi relativi alla produzione del prodotto, calcolare il costo totale del servizio, specificare le condizioni di pagamento e, infine, stipulare un contratto che specifichi tutti i dettagli del servizio richiesto.
Esempio preventivo per ufficio stampa
In questa sezione della guida è presente un esempio di preventivo per ufficio stampa da copiare in Word per scrivere il documento.
Oggetto: Preventivo per Servizio di Ufficio Stampa
Gentile [Nome Cliente],
Siamo lieti di presentarvi il preventivo per il servizio di ufficio stampa, che comprende la produzione e distribuzione di 2 comunicati stampa da completare entro ……………….. Di seguito sono dettagliate le fasi dell’attività e i relativi costi.
Fasi dell’Attività:
Raccolta e Analisi del Materiale: Analisi del materiale fornito dal cliente per la comunicazione.
Ricerca Media e Creazione Database: Identificazione dei media più strategici e costruzione di database di giornalisti localizzati in …………………….. e a livello nazionale. La mailing list sarà aggiornata in base ai contenuti dei comunicati stampa.
Creazione Piano Editoriale: Elaborazione di un piano editoriale strategico.
Stesura e Invio Comunicati Stampa: Redazione e invio di massimo 2 comunicati stampa, rispettando le regole del web writing.
Contatto con i Giornalisti: Gestione dei contatti con i giornalisti per ottenere interviste con i referenti strategici. I media da contattare includeranno agenzie stampa, radio, stampa, TV e web, a livello locale e nazionale.
Attività di Recall: Richiami per assicurarsi la ricezione e l’attenzione dei comunicati stampa.
Supporto ai Giornalisti: Fornitura di assistenza ai giornalisti che richiedono ulteriori informazioni.
Stesura Rassegna Stampa: Preparazione di una rassegna stampa in formato PDF. Le registrazioni di eventuali interviste radiofoniche e televisive non sono necessariamente incluse.
Competenze e Costi:
Raccolta e Analisi del Materiale: € [Importo]
Ricerca Media e Creazione Database: € [Importo]
Creazione Piano Editoriale: € [Importo]
Stesura e Invio Comunicati Stampa: € [Importo]
Contatto con i Giornalisti: € [Importo]
Attività di Recall: € [Importo]
Supporto ai Giornalisti: € [Importo]
Stesura Rassegna Stampa: € [Importo]
Totale Generale: € [Totale]
Note Importanti
Tutto il materiale prodotto per la stampa sarà visionato dal cliente prima della sua pubblicazione.
I costi della stampa fisica sono a carico del committente.
La sede di lavoro e le spese sostenute per le attività sono a carico della sottoscritta, escluse eventuali spese di trasferta e rappresentanza concordate preventivamente e fatturate separatamente.
Modalità di Pagamento
Prima Fattura: Emissione all’inizio dell’incarico, pari al 30% del compenso, con pagamento a rimessa diretta.
Fatture Mensili: La restante parte sarà suddivisa in fatture mensili con pagamento a 30 giorni dall’emissione.
Metodo di Pagamento: Pagamento tramite bonifico bancario.
Per qualsiasi ulteriore informazione o chiarimento, non esitate a contattarci ai seguenti recapiti:
Telefono: [Numero di telefono]
Email: [Indirizzo email]
Ringraziandovi per la fiducia riposta nei nostri servizi, porgiamo distinti saluti.
In fede,
[Nome]
[Indirizzo]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo Email]
Firma
[Nome del Responsabile]
[Ruolo del Responsabile]
Modello preventivo per ufficio stampa Word
Di seguito è disponibile il modello di preventivo per ufficio stampa Word da scaricare.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.