In questa pagina è disponibile un fac simile lettera comunicazione indirizzo PEC da utilizzare come esempio.
Cos’è la lettera comunicazione indirizzo PEC e a cosa serve
La lettera di comunicazione dell’indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata) è un documento formale attraverso il quale un’entità (persona fisica, azienda, ente pubblico o privato) informa un’altra parte dell’indirizzo della propria casella di posta elettronica certificata. Questa comunicazione è fondamentale in contesti professionali e legali perché l’indirizzo PEC è uno strumento ufficiale che permette l’invio e la ricezione di documenti e comunicazioni con valore legale equivalente a quello della posta tradizionale o degli atti notificati a mano.
L’utilizzo della PEC è particolarmente diffuso in Italia, dove è spesso obbligatorio per aziende, professionisti e in alcuni casi per privati cittadini, specialmente nel dialogo con la pubblica amministrazione, per la presentazione di documenti ufficiali, l’iscrizione a registri professionali, la partecipazione a gare d’appalto, e altre procedure formali. La lettera di comunicazione dell’indirizzo PEC serve quindi a garantire che le future comunicazioni tra le parti avvengano in modo sicuro, tracciabile e con piena validità legale. La comunicazione deve essere fatta in modo chiaro, indicando esplicitamente l’indirizzo PEC da utilizzare per le future corrispondenze.
Come scrivere una lettera comunicazione indirizzo PEC
Nella lettera di comunicazione dell’indirizzo PEC, è importante includere tutte le informazioni necessarie per garantire che la comunicazione sia chiara, completa e conforme alle necessità di chi riceve l’informazione. Ecco quali informazioni includere:
Intestazione e dati del mittente: Includere i dati completi del mittente (nome, cognome o denominazione dell’azienda, indirizzo fisico, contatti telefonici e, se pertinente, la partita IVA o il codice fiscale).
Data e luogo: Specificare la data in cui la lettera viene scritta e il luogo da cui viene inviata.
Oggetto: Una breve descrizione del contenuto della lettera, ad esempio “Comunicazione indirizzo PEC”.
Corpo della lettera
Introduzione: Una breve introduzione che spiega lo scopo della lettera, ovvero la comunicazione dell’indirizzo PEC.
Indicazione dell’indirizzo PEC: Fornire l’indirizzo PEC completo e chiaro, assicurandosi che non ci siano errori di battitura. È utile ricordare che l’indirizzo PEC deve essere attivo e correttamente associato al mittente.
Motivazione: Se rilevante, spiegare il motivo per cui si comunica l’indirizzo PEC, specialmente se ci sono specifiche transazioni, procedure o comunicazioni future che si prevede di gestire tramite PEC.
Istruzioni aggiuntive: Se necessario, includere eventuali istruzioni su come il destinatario dovrebbe usare l’indirizzo PEC, soprattutto se ci sono particolari tipi di comunicazioni che si desidera ricevere esclusivamente tramite PEC.
Conclusione: Una breve conclusione che invita il destinatario a prendere nota dell’indirizzo PEC e a utilizzarlo per le future comunicazioni.
Firma: La lettera dovrebbe essere conclusa con la firma del mittente o del legale rappresentante dell’entità mittente.
Allegati (se necessari): Se la lettera fa riferimento a documenti allegati, elencarli chiaramente.
Questa struttura aiuta a garantire che la comunicazione dell’indirizzo PEC sia effettuata in modo professionale e che tutte le parti interessate siano adeguatamente informate.
Fac simile lettera comunicazione indirizzo PEC
Di seguito proponiamo un fac simile lettera comunicazione indirizzo PEC generico.
Egregio/a [Nome del Destinatario],
con la presente desideriamo informarLa che, in ottemperanza alle normative vigenti e al fine di migliorare l’efficienza delle nostre comunicazioni, [Nome dell’Entità/Azienda] ha attivato un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC).
Il nostro indirizzo PEC è: [Indirizzo PEC Completo]
Invitiamo Lei e la Sua organizzazione a utilizzare questo indirizzo per tutte le comunicazioni ufficiali dirette alla nostra azienda, garantendo così sicurezza, validità legale e conferma di ricezione per ogni nostra interazione.
La decisione di adottare la PEC come canale preferenziale per le comunicazioni ufficiali nasce dalla volontà di garantire maggiore trasparenza, efficienza e sicurezza nelle nostre relazioni professionali. Ciò consente di accelerare i tempi di gestione delle comunicazioni e di avere una tracciabilità certificata degli scambi documentali.
Qualora abbiate necessità di inviarci documentazione ufficiale o comunicazioni di particolare rilevanza, vi preghiamo pertanto di fare riferimento al suddetto indirizzo PEC, assicurando così l’integrità e la riservatezza delle informazioni scambiate.
Rimaniamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o ulteriore informazione di cui possiate aver bisogno e vi ringraziamo anticipatamente per la collaborazione.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Posizione/Ruolo nel’Entità/Azienda]
[Contatti Telefonici]
[Indirizzo Email Tradizionale]
[Indirizzo Fisico dell’Entità/Azienda]
[Data]
Esempio lettera comunicazione indirizzo PEC
In questa sezione della guida si trova un esempio di lettera comunicazione indirizzo PEC da copiare in Word per compilare il documento.
Gentile [Nome del Destinatario],
siamo lieti di comunicarLe che, per ottimizzare le nostre comunicazioni e assicurare una maggiore efficienza e sicurezza negli scambi documentali, [Nome della Vostra Azienda/Ente] ha attivato un nuovo indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC).
Di seguito, troverà il nostro indirizzo PEC a cui inviare tutte le corrispondenze ufficiali:
[Indirizzo PEC]
La scelta di utilizzare esclusivamente la PEC per determinate tipologie di comunicazioni risponde all’esigenza di garantire l’integrità, la non ripudiabilità e la certezza legale delle informazioni scambiate, conformemente alle normative vigenti.
La invitiamo, pertanto, ad adoperare questo indirizzo per ogni comunicazione che richieda validità legale, assicurandole tempestività e sicurezza nelle nostre risposte.
Per qualsiasi informazione aggiuntiva o chiarimento, non esiti a contattarci. La nostra squadra è pronta ad assistervi per facilitare il passaggio a questo nuovo sistema di comunicazione.
Confidiamo nella Sua collaborazione per migliorare la qualità e l’efficienza dei nostri servizi.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Posizione/Ruolo]
[Contatto Telefonico]
[Email Tradizionale]
[Indirizzo dell’Entità/Azienda]
[Data]
Modello lettera comunicazione indirizzo PEC Word
Di seguito è disponibile il modello di lettera comunicazione indirizzo PEC in formato Word da scaricare.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.