Il modello “Restituzione conto vendita merce non venduta” è un documento formale utilizzato per comunicare al fornitore la restituzione dei beni consegnati in conto vendita o in contratto estimatorio che risultano invenduti. Serve a stabilire in modo chiaro data, elenco dei prodotti, condizioni della merce e modalità di reso, in modo da permettere la corretta gestione contabile e logistica del rapporto commerciale. Questo fac-simile è utile quando si vuole formalizzare la presa in carico della merce invenduta, richiedere la relativa regolazione economica e conservare una traccia scritta delle operazioni effettuate.
Il modulo è adatto sia a operatori economici che a imprese che gestiscono assortimenti in conto vendita sia a fornitori che devono ricevere la merce resa per poter aggiornare le giacenze e la fatturazione. L’uso corretto del documento facilita la riconciliazione delle vendite, la gestione dei resi e la predisposizione di eventuali note di variazione o documenti di trasporto, evitando contestazioni e ritardi amministrativi.
Come compilare il modulo Restituzione conto vendita merce non venduta
Per compilare correttamente il modulo è importante iniziare con i dati identificativi delle parti: indicare il nome completo o la ragione sociale del soggetto che invia la comunicazione, il referente a cui è rivolta la comunicazione, l’indirizzo completo e il codice fiscale o partita IVA. Queste informazioni devono coincidere con quelle presenti nel contratto estimatorio originale e nella documentazione di consegna, perché eventuali discrepanze possono generare problemi nella successiva contabilizzazione e nella emissione di eventuali note di accredito. Nel campo dell’oggetto è utile riprendere la dizione del contratto o dell’accordo, specificando che si tratta di restituzione merce invenduta in conto vendita, in modo da rendere immediatamente riconoscibile la finalità del documento.
Nel corpo del documento, dopo un breve richiamo all’esistenza del contratto estimatorio e alla data in cui è stato stipulato, si deve elencare in modo chiaro la merce resa. Per ogni articolo vanno inseriti codice, descrizione, quantità, eventuale lotto o numero di serie e il prezzo unitario o valore di riferimento concordato. Questi elementi servono a identificare univocamente i prodotti e a semplificare la riconciliazione con i documenti di vendita e i DDT emessi in occasione della consegna. Quando si trattano prodotti con lotti o numeri seriali è fondamentale riportare in modo preciso tali riferimenti per preservare la tracciabilità e consentire al fornitore di verificare lo stato delle giacenze.
La sezione relativa alla data e alle modalità di restituzione deve specificare la data del reso, il documento di trasporto di reso (DDT) con il relativo numero e data, il vettore o il mezzo di consegna e il luogo esatto di consegna. Questi dati sono essenziali sia ai fini logistici che fiscali: il DDT dimostra la movimentazione dei beni, mentre le informazioni sul vettore e sul luogo permettono di documentare chi ha effettivamente preso in carico la merce. Se la restituzione avviene su più tranche o con più spedizioni, è opportuno indicare i riferimenti di ciascun DDT per evitare ambiguità.
È consigliabile inserire una dichiarazione sullo stato della merce resa, precisando che la merce è integra, non danneggiata e conforme alle condizioni contrattuali previste per la restituzione. Questa clausola non impedisce che il fornitore possa effettuare un controllo al momento del ricevimento, ma serve a documentare la condizione dichiarata dall’accipiens al momento della restituzione. Se esistono differenze rispetto allo stato dichiarato, è importante annotarle tempestivamente sul DDT di reso o sul documento di ricezione per consentire una gestione rapida delle contestazioni.
Nella parte finale del documento è opportuno richiedere esplicitamente la presa in carico della merce e la conseguente regolazione contabile, prevedendo l’emissione delle fatture per il materiale effettivamente venduto o l’emissione delle note di variazione per la merce restituita. Inserire la specifica sulle modalità di regolazione evita fraintendimenti e chiarisce le aspettative su come verrà trattata la merce a livello contabile. Se il contratto prevede termini particolari per la presentazione delle contestazioni o per i rimborsi, ricordarsi di richiamare tali termini e di rispettare le scadenze previste.
Prima di apporre le firme è essenziale verificare alcuni elementi: la corrispondenza tra le quantità indicate e i DDT originali, la correttezza delle partite IVA e dei codici fiscali, la presenza del numero del DDT di reso e delle date, e la precisione dei codici articolo e dei lotti. Verificare anche la scadenza del termine contrattuale di restituzione, in modo da dimostrare che la comunicazione è stata effettuata nei tempi previsti. Errori tipici da evitare sono omissioni di numeri di DDT, descrizioni generiche che non identificano il prodotto, somme errate sul valore di riferimento e l’assenza delle firme richieste per ricevuta e presa visione.
Quando il testo del fac-simile deve essere adattato al caso concreto, è opportuno personalizzare le parti che riguardano il tipo di merce (ad esempio beni deperibili o articoli soggetti a specifiche normative), le condizioni di reso previste dal contratto e le clausole relative alle verifiche di qualità. In presenza di accordi particolari sul reso o sul rimborso è preferibile riportare brevemente le condizioni concordate per non lasciare margini di interpretazione. Adattare il linguaggio e i dettagli alle specificità della transazione contribuisce a ridurre contestazioni e tempi di gestione.
Conservare copia del documento è fondamentale per ragioni amministrative e fiscali. La comunicazione di reso costituisce prova dell’avvenuta restituzione e può essere richiesta in fase di riconciliazione contabile, nella predisposizione delle note di variazione IVA o in eventuali controlli. Mantenere una copia firmata della lettera di restituzione e del DDT di reso permette di ricostruire tempestivamente la cronologia delle operazioni e di dimostrare la corretta applicazione degli accordi contrattuali. Si raccomanda di archiviare i documenti in modo ordinato, con riferimenti incrociati ai DDT e alle fatture correlate.
Esempio Restituzione conto vendita merce non venduta
Oggetto: Comunicazione di restituzione merce invenduta in conto vendita / contratto estimatorio
Il/La sottoscritto/a _____________, in qualità di _____________ della società/impresa _____________, con sede in _____________, C.F./P. IVA _____________, con la presente comunica quanto segue.
Premesso che:
– tra le parti è intercorso un contratto estimatorio / accordo di conto vendita in data _____________;
– in forza di tale rapporto sono stati consegnati i seguenti beni in conto vendita:
_____________
_____________
_____________
– alla data odierna risultano invenduti i beni di seguito indicati;
si dichiara la restituzione al fornitore della merce invenduta, come da elenco seguente:
1. Codice articolo: _____________
Descrizione: _____________
Quantità: _____________
Lotto / seriale: _____________
Prezzo unitario / valore di riferimento: _____________
2. Codice articolo: _____________
Descrizione: _____________
Quantità: _____________
Lotto / seriale: _____________
Prezzo unitario / valore di riferimento: _____________
3. Codice articolo: _____________
Descrizione: _____________
Quantità: _____________
Lotto / seriale: _____________
Prezzo unitario / valore di riferimento: _____________
La merce sopra indicata viene restituita in data _____________, mediante:
– DDT di reso n. _____________ del _____________
– vettore / mezzo di consegna _____________
– luogo di consegna _____________
Si dichiara che la merce restituita è integra, non danneggiata, non deteriorata e conforme alle condizioni contrattuali previste per la restituzione.
Si richiede la presa in carico della merce restituita e la conseguente regolazione contabile del rapporto in conformità agli accordi intercorsi, con fatturazione del solo venduto e/o emissione delle eventuali note di variazione per la merce restituita, ove previste.
Resta inteso che la presente comunicazione è effettuata nel rispetto del termine contrattuale di restituzione previsto dall’accordo sopra richiamato.
Eventuali osservazioni o contestazioni dovranno essere comunicate per iscritto entro _____________ giorni dal ricevimento della presente.
Allegati:
– DDT di reso n. _____________ del _____________
– elenco dettagliato merce restituita
– altro: _____________
Luogo _____________, data _____________
Firma dell’accipiens
____________________________
Nome e cognome: _____________
Qualifica: _____________
Per ricevuta / presa visione del tradens
____________________________
Nome e cognome: _____________
Qualifica: _____________
Fac simile Restituzione conto vendita merce non venduta Word
Puoi scaricare il fac-simile in formato Word per modificare i campi direttamente sul tuo computer, adattarlo alle specifiche dell’accordo e stamparlo o inviarlo via email. Il file è editabile e pensato per agevolare l’applicazione pratica del modello.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.