In questa guida viene messo a disposizione un fac simile mail per fissare un appuntamento da utilizzare come esempio.
Cos’è mail per fissare un appuntamento e a cosa serve
Una mail per fissare un appuntamento è un messaggio di posta elettronica utilizzato per organizzare un incontro tra due o più persone. Questo tipo di messaggio serve a proporre una data e un’ora specifica, verificare la disponibilità dei partecipanti e confermare i dettagli dell’incontro. La mail facilita la comunicazione e la coordinazione, consentendo di pianificare in modo efficiente e riducendo la possibilità di malintesi o sovrapposizioni di impegni.
Come scrivere mail per fissare un appuntamento
L’oggetto dell’email deve essere chiaro e conciso, indicando l’intento della comunicazione. Ad esempio, puoi utilizzare “Richiesta di Appuntamento” o “Proposta di Incontro”.
Inizia l’email con un saluto appropriato. Se conosci il destinatario, usa il suo nome, ad esempio “Gentile [Nome]” o “Caro [Nome]”. In caso contrario, un saluto generico come “Gentile Signore/Signora” va bene.
Nella prima parte del corpo dell’email, spiega brevemente chi sei e il motivo per cui stai scrivendo. Se hai già avuto contatti precedenti con il destinatario, fai riferimento a questi per contestualizzare la tua richiesta.
Presenta chiaramente la tua proposta per l’appuntamento. Indica il motivo dell’incontro, il luogo e il momento proposto. È utile offrire diverse opzioni di data e orario per facilitare l’organizzazione.
Mostra disponibilità a modificare la tua proposta in base alle esigenze del destinatario. Puoi aggiungere una frase come “Sono disponibile a considerare altre date o orari che possano essere più convenienti per lei”.
Concludi l’email con una frase di ringraziamento per il tempo e l’attenzione del destinatario. Puoi anche esprimere la tua attesa per una risposta positiva.
Termina con un saluto di chiusura formale, come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguito dal tuo nome completo, titolo professionale e informazioni di contatto aggiuntive, come numero di telefono o indirizzo email.
Seguendo questa struttura, la tua email sarà chiara, professionale e facilmente comprensibile, aumentando le probabilità di ottenere una risposta e fissare l’appuntamento desiderato.
Esempi mail per fissare un appuntamento
E-mail formale per incontro di lavoro
Oggetto: Richiesta di appuntamento per aggiornamenti sul progetto
Gentile Dott.ssa Rossi,
Spero che questa e-mail La trovi bene. Le scrivo per chiederLe la disponibilità a fissare un incontro di circa 30 minuti, preferibilmente entro la prossima settimana, per discutere degli ultimi aggiornamenti sul progetto “XYZ”.
Potrebbe gentilmente indicarmi un paio di date e orari a Lei favorevoli? In alternativa, posso proporLe i seguenti slot:
Martedì 28/03 dalle 10:00 alle 11:00
Mercoledì 29/03 dalle 15:00 alle 16:00
Resto in attesa di un Suo cortese riscontro.
Cordialmente,
Nome Cognome
Ruolo, Azienda
+39 XXX XXXXXXX
[Email professionale]
E-mail semi-formale per coordinarsi con un collega
Oggetto: Fissiamo un appuntamento per pianificare la presentazione
Ciao Marco,
Come concordato a voce, ti scrivo per fissare un appuntamento in modo da definire tutti i dettagli della presentazione che dovremo tenere la settimana prossima. Ho pensato a un breve incontro di 20-30 minuti, anche in videoconferenza se preferisci.
Ti propongo due possibili momenti:
Giovedì 30/03 alle 14:30
Venerdì 31/03 alle 09:00
Fammi sapere quale orario è più comodo per te, oppure suggeriscimi tu un altro slot. Grazie e a presto!
Un saluto,
Nome Cognome
[Email professionale]
[Numero di telefono]
E-mail informale tra amici
Oggetto: Quando ci vediamo?
Ciao Giulia!
È da un po’ che non ci sentiamo, come stai? Mi farebbe piacere vederti per fare quattro chiacchiere e magari bere un caffè insieme. Che ne dici di incontrarci la settimana prossima?
Io sono abbastanza libera lunedì pomeriggio o venerdì mattina. Fatti sentire con una data che ti va bene così ci organizziamo!
Un abbraccio,
Sara
E-mail di follow-up per confermare un appuntamento già accennato
Oggetto: Conferma del nostro incontro di mercoledì
Buongiorno Sig. Bianchi,
La contatto in seguito alla nostra telefonata di ieri per confermare il nostro appuntamento di mercoledì 5 aprile, alle ore 10:00, presso i nostri uffici in Via Roma 123.
Qualora avesse necessità di spostare la data o l’orario, La prego di farmelo sapere quanto prima. In caso contrario, resto in attesa di incontrarLa mercoledì.
Grazie per la collaborazione.
Cordialmente,
Nome Cognome
Ruolo, Azienda
[Email professionale]
[Numero di telefono]
Fac simile mail per fissare un appuntamento
Di seguito si trova il fac simile mail per fissare un appuntamento Word.
Luca Vagnoli è un appassionato di comunicazione che si dedica alla pubblicazione di guide e consigli su come scrivere lettere e documenti efficaci.
Le sue guide sono molto apprezzate per la loro chiarezza e semplicità, e sono utili sia per chi si trova alle prime armi con la scrittura, sia per chi vuole migliorare le proprie abilità.